Das Netzwerk betreut Belgien in der Region Westeuropa. Die Entgeltabrechnungen werden dort in EUR erstellt, und der Austausch mit einer örtlichen Kanzlei erfolgt auf Niederländisch, Französisch und Deutsch.
Die Wirtschaftszentren, in denen das Netzwerk vorrangig einen Korrespondenten sucht, sind Bruxelles, Anvers, Gand, Liège.
Das Land ist Mitglied der Europäischen Union. Ein aus einem anderen Mitgliedstaat entsandter Arbeitnehmer bleibt unter den Voraussetzungen der europäischen Koordinierungsverordnungen dem Herkunftssystem zugeordnet; die vom Träger des Entsendestaats ausgestellte A1-Bescheinigung dient als Nachweis. Dieses Dokument wird bei Kontrollen vor Ort verlangt: Es ist vor der Abreise zu beantragen, niemals danach.
Die Antwort auf diese Frage entscheidet alles: Sie bestimmt, wem Sie Ihre Entgeltabrechnungen vor Ort anvertrauen können und was Sie vor einer Unterzeichnung verlangen müssen. Sie wurde Land für Land bei den örtlichen Behörden überprüft.
In Belgien ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Dritte eine reglementierte Tätigkeit. Sie wird unter dem Titel Secrétariat social agréé d'employeurs — et, pour la comptabilité, expert-comptable certifié / conseiller fiscal certifié (ITAA) ausgeübt, und vor jeder Beauftragung ist Ihnen eine gültige Eintragung vorzulegen.
La paie pour compte de tiers est encadrée plutôt que strictement réservée : elle peut être exercée soit par un secrétariat social agréé par arrêté ministériel, soit par un mandataire ou prestataire de services simplement enregistré auprès de l'ONSS. En revanche les prestations d'expertise comptable et de conseil fiscal sont, elles, réservées aux membres de l'ITAA.
Belgium belongs to the European Union and to the European Economic Area, so the EU coordination rules apply: a single social security legislation is designated, and an employee posted from France may, subject to conditions, remain covered by the home scheme on the strength of an A1 certificate. Remuneration is denominated in euros.
The first Belgian complication is linguistic. Three official languages coexist, Dutch, French and German, and the language of employment documents is not a matter of choice between the parties: it follows the location of the operating unit that employs the worker. A contract drafted in the wrong language risks being set aside, a risk employers usually discover only once a dispute has started.
The second feature is institutional. Belgium invented the accredited social secretariat for employers, a body approved by ministerial order that files declarations with the Office National de Sécurité Sociale (ONSS, RSZ in Dutch). Third-party payroll is therefore supervised rather than strictly reserved: it may be carried out by an accredited secretariat or by an agent registered with the ONSS.
Identify first the joint committee governing your activity. That sector body sets pay scales, allowances, contractual notice periods and often a year-end bonus. Foreign employers overlook it more often than any other item, and it is the costliest to put right afterwards.
Local presence is settled next. A foreign company may register as an employer with the ONSS without setting up a subsidiary, but that route carries tax and practical consequences best settled before the first hire.
Employer registration precedes Dimona, the immediate declaration of entry into service, which must itself be filed before work actually begins. The employee is affiliated through that channel, and from the very first hire you must take out accident-at-work cover with an approved insurer: this is not optional. Deal at the same moment with the written contract, required for certain forms of engagement, and with its language, which follows the operating region.
Pay is subject to professional withholding tax deducted at source and remitted to the tax administration. The quarterly multifunctional return, DmfA, reports remuneration and contributions due to the ONSS. A payslip must be issued at each pay date.
Notice periods are calculated by length of service, and several termination documents must be produced, including form C4 for unemployment insurance purposes. Decide in advance who will draw them up.
Das Netzwerk verlangt von jeder Kanzlei, die es in Belgien vertreten möchte, 9 Nachweise. Die Tabelle nennt für jeden Nachweis die vor Ort gebräuchliche genaue Bezeichnung, die ausstellende Stelle und den Zeitraum, in dem er anerkannt bleibt. Es sind die Begriffe, die in einem Antrag an die örtliche Verwaltung zu verwenden sind.
Von diesen 9 Nachweisen werden 6 von allen Bewerbern verlangt, und 6 haben eine begrenzte Gültigkeitsdauer; die kürzeste beträgt 3 Monate. 1 dieser Nachweise gibt es nur in Belgien; im gemeinsamen Sockel des Netzwerks haben sie keine Entsprechung.
| Örtliche Bezeichnung | Ausstellende Stelle | Gültigkeit | Quelle |
|---|---|---|---|
| Extrait de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) / Uittreksel Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)Crossroads Bank for Enterprises (CBE) extract Le numéro d'entreprise (0xxx.xxx.xxx) est consultable gratuitement sur KBO Public Search ; l'extrait officiel, daté et éventuellement légalisé, s'obtient auprès d'un guichet d'entreprises agréé (Securex, Xerius, UCM, Partena…). | SPF Économie, P.M.E., Classes moyennes et Énergie — Banque-Carrefour des Entreprises (BCE/KBO) | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| Attestation d'assujettissement à la TVA / numéro de TVA BE 0xxx.xxx.xxxVAT registration certificate En Belgique le numéro de TVA est le numéro d'entreprise précédé de BE. L'attestation se télécharge dans MyMinfin ; la validité du numéro se vérifie aussi sur VIES. | SPF Finances — Administration générale de la Fiscalité (TVA) | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| Attestation de dettes fiscales / attestation en vue d'un marché publicCertificate of no outstanding tax debts Se demande via MyMinfin. Les pouvoirs adjudicateurs belges la consultent directement par l'application Télémarc ; un candidat étranger doit la produire lui-même. | SPF Finances — Administration générale de la Perception et du Recouvrement | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| Attestation ONSS de situation de compte / attestation de dettes sociales (RSZ-attest)NSSO certificate of social security account status Deux formats coexistent : l'« attestation marchés publics » (silence sur le montant, réponse binaire) et l'« attestation de dettes » (détail du solde). Un cabinet sans personnel salarié fournit à la place une attestation de l'INASTI/RSVZ pour ses indépendants. | Office National de Sécurité Sociale (ONSS / RSZ) | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| Attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle (police collective ITAA)Professional indemnity insurance certificate Obligation légale pour les membres et stagiaires de l'ITAA (loi du 17 mars 2019 et arrêtés royaux publiés au Moniteur belge le 30/09/2021) ; les membres sont couverts d'office par la police collective ITAA sauf couverture individuelle équivalente déclarée. | Assureur du cabinet, ou police collective souscrite par l'ITAA | 12 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| Inscription au registre public de l'ITAA — expert-comptable certifié / conseiller fiscal certifiéRegistration with the Institute for Tax Advisors and Accountants (ITAA) Indispensable pour les prestations d'expertise comptable et de conseil fiscal réservées, mais pas exigé pour la seule production de la paie. Le registre public de l'ITAA permet de vérifier en ligne le numéro du cabinet. | Institut des Conseillers fiscaux et des Experts-comptables (ITAA) | 3 Monate Je nach Fall | Amtliche Website |
| Agrément de secrétariat social agréé d'employeurs, ou enregistrement comme mandataire/prestataire de services auprès de l'ONSSApproved payroll agency (secrétariat social) licence, or NSSO service-provider registration Deux voies légales pour traiter la paie d'un tiers : l'agrément de « secrétariat social agréé » (statut réglementé, l'agréé perçoit et verse les cotisations en son nom) ou le simple statut de mandataire/prestataire de services enregistré à l'ONSS. Demandez au candidat de préciser sous quel régime il opère. | SPF Sécurité sociale (agrément par arrêté ministériel) — ONSS pour l'enregistrement des mandataires | Unbefristet Je nach Fall | Amtliche Website |
| Copie recto-verso de la carte d'identité électronique (eID) du représentant légalCopy of the legal representative's ID card Usage constant dans le cadre des obligations de vigilance anti-blanchiment. À accompagner de la publication de la nomination aux Annexes du Moniteur belge et d'un extrait du registre UBO. | SPF Intérieur — Registre national | Unbefristet Erforderlich | Amtliche Website |
| Registre des activités de traitement (art. 30 RGPD) et, le cas échéant, désignation d'un délégué à la protection des données (DPD/DPO)GDPR record of processing activities and DPO designation Il n'existe plus de déclaration préalable des traitements depuis l'entrée en application du RGPD en mai 2018. La désignation d'un DPD se notifie à l'APD via un formulaire en ligne. | Autorité de protection des données (APD / GBA) | Unbefristet Je nach Fall | Amtliche Website |
The accredited social secretariat has no equivalent elsewhere: Belgium has institutionalised payroll outsourcing, with approval granted by ministerial order and the secretariat bearing its own responsibility towards the ONSS. No other European state has built such a status.
Every employer also falls under a sector joint committee whose collective agreement overrides many of the parties' contractual choices; a misclassification distorts payroll from the very first payslip and is difficult to unwind afterwards.
The documentary side matters mainly when selecting a partner. The Crossroads Bank for Enterprises issues a free extract with no official standing and a paid extract obtained through an accredited business counter; only the latter is authoritative. Likewise the ONSS produces two similarly named certificates, one for public procurement and one on social debts: state clearly which you require.
Piège fréquent : la BCE délivre un extrait gratuit sans valeur officielle (KBO Public Search) et un extrait payant délivré par un guichet d'entreprises agréé — n'acceptez que le second. Deuxième piège : l'ONSS produit deux attestations de nom voisin, l'attestation « marchés publics » et l'attestation de dettes ; demandez explicitement celle qui mentionne l'absence de dette. Enfin, un cabinet purement néerlandophone emploiera les appellations KBO, RSZ et ITAA (identique en néerlandais), et un cabinet germanophone ZUD/LASS.
Das Netzwerk hält in Belgien 3 Partnerplätze offen, nicht mehr. Dort ist noch keine Kanzlei aufgenommen: Alle 3 Plätze stehen daher für Aufnahmeanträge offen.
Kein in Belgien aufgenommener Partner hat um die Aufnahme in das öffentliche Verzeichnis gebeten. Die Kontaktdaten einer Kanzlei werden erst bei der Vergabe eines Auftrags an den Kunden weitergegeben.
Die Einreichung eines Antrags bedeutet keine Aufnahme: Jeder Antrag wird einzeln geprüft. Ein Mindestumsatz wird nicht verlangt, und der ausgewählte Partner stellt sein Honorar unmittelbar in Rechnung.
Stellen Sie einen Aufnahmeantrag: Wir prüfen Ihre Unterlagen, kontrollieren die vor Ort geforderten Nachweise und antworten Ihnen, ob die Antwort positiv ausfällt oder nicht.
In Belgium we look for a firm able to run payroll end to end in the language of the region where the client employs staff. Status matters: an accredited social secretariat approved by ministerial order, or an agent registered with the ONSS, with that capacity evidenced. For accounting and tax advice, registration with the ITAA (Institute for Tax Advisors and Accountants) is expected. The file comprises the CBE extract issued by an accredited counter, the ONSS social debt certificate, the tax certificate from the federal finance service and proof of professional indemnity insurance.
Beschreiben Sie Ihren Bedarf. In Belgien ist noch keine Kanzlei gelistet: Wir prüfen die Anfrage und geben sie anschließend an eine örtliche Kanzlei, die das Netzwerk ermittelt und überprüft, oder an den Partner eines Nachbarlands, das dieses Gebiet abdeckt. Ihre Kontaktdaten erhält allein die ausgewählte Kanzlei.
Dienstleister in Belgien anfragenMobilität wird selten Land für Land organisiert. Die benachbarten Länderprofile folgen demselben Aufbau.
Auf diese Länder entfällt der Großteil der eingehenden Anfragen: Jedes verfügt neben seinem Länderprofil über sechs Seiten zu je einem Aspekt der örtlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Die auf dieser Seite zusammengetragenen Angaben stammen aus den nachstehenden Registern, Verwaltungen und Stellen, die bei der Erstellung des Verzeichnisses herangezogen wurden. Sie dienen der Orientierung und ersetzen nicht die Beratung durch eine in Belgien ansässige Fachperson.