Das Netzwerk betreut Polen in der Region Mitteleuropa. Die Entgeltabrechnungen werden dort in PLN erstellt, und der Austausch mit einer örtlichen Kanzlei erfolgt auf Polnisch.
Die Wirtschaftszentren, in denen das Netzwerk vorrangig einen Korrespondenten sucht, sind Varsovie, Cracovie, Wrocław, Poznań.
Das Land ist Mitglied der Europäischen Union. Ein aus einem anderen Mitgliedstaat entsandter Arbeitnehmer bleibt unter den Voraussetzungen der europäischen Koordinierungsverordnungen dem Herkunftssystem zugeordnet; die vom Träger des Entsendestaats ausgestellte A1-Bescheinigung dient als Nachweis. Dieses Dokument wird bei Kontrollen vor Ort verlangt: Es ist vor der Abreise zu beantragen, niemals danach.
Die Antwort auf diese Frage entscheidet alles: Sie bestimmt, wem Sie Ihre Entgeltabrechnungen vor Ort anvertrauen können und was Sie vor einer Unterzeichnung verlangen müssen. Sie wurde Land für Land bei den örtlichen Behörden überprüft.
In Polen ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Dritte gesetzlich keinem eingetragenen Beruf vorbehalten: Jedes Unternehmen darf sie übernehmen. Das Fehlen einer gesetzlichen Schranke verlagert die Prüfung auf Sie, und deshalb kontrolliert das Netzwerk die Eintragung, die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Unbedenklichkeit sowie den Versicherungsschutz jeder Kanzlei selbst, bevor es sie aufnimmt.
La Pologne a déréglementé la comptabilité en 2014 : le certificat comptable délivré par le ministère des Finances a été supprimé et la tenue de livres comme les services kadrowo-płacowe sont désormais libres. Deux garde-fous demeurent. D'une part la loi comptable impose au prestataire de tenue de livres d'être de bonne moralité, de disposer de la pleine capacité juridique et surtout de souscrire une assurance de responsabilité civile obligatoire. D'autre part le titre de doradca podatkowy reste protégé, avec un examen d'État, une inscription à la KIDP, une déontologie et une OC obligatoire propre ; lui seul confère le droit de représenter un contribuable dans une procédure fiscale.
Poland has deregulated accountancy: the accounting certificate formerly issued by the finance ministry has been abolished, and bookkeeping as well as personnel and payroll services are now open activities. Two safeguards remain. A provider that keeps accounting records must hold compulsory professional liability insurance whose minimum amount is fixed by regulation. And the title of doradca podatkowy (tax adviser) remains protected: it alone confers the right to represent a taxpayer in tax proceedings.
Poland sits inside the European Union and the European Economic Area, so the coordination rules apply and a secondment from France is documented by an A1 certificate. Wages are denominated in zloty and contractual documents are written in Polish.
Social security collection is centralised in a single institution, which issues a certificate whose authenticity can be verified online using a code printed on the document itself. Verifying a Polish partner therefore focuses on insurance cover and declared scope rather than on any professional title, which is why the policy wording matters so much here.
Contracts must be in writing and concluded before the employee starts work, and a specifically Polish decision arises at that moment: an employment contract and civil law service contracts carry neither the same protections nor the same contributions, and reclassification always remains possible where the relationship displays the features of subordination.
Enrolment with the social insurance institution follows within a short period after the first hire, each employee being reported on arrival. The employer also obtains its tax identification number and, where relevant, value added tax registration.
Employing in Poland without incorporating remains possible: a foreign company then registers as a contribution payer. That route works, but it presupposes command of the monthly filings and electronic access to the relevant platforms.
Payroll gives rise to income tax withholding, monthly contribution returns and the corresponding payments. Check finally the obligation to establish an employee capital plan, which binds employers and requires a contract with a financial institution together with individual information to employees before enrolment takes effect. Check the occupational health obligations that must be completed before an employee starts, since a missing medical clearance prevents admission to the post, and remember that working time records are mandatory and are routinely examined during inspections of foreign-owned employers.
Das Netzwerk verlangt von jeder Kanzlei, die es in Polen vertreten möchte, 8 Nachweise. Die Tabelle nennt für jeden Nachweis die vor Ort gebräuchliche genaue Bezeichnung, die ausstellende Stelle und den Zeitraum, in dem er anerkannt bleibt. Es sind die Begriffe, die in einem Antrag an die örtliche Verwaltung zu verwenden sind.
Von diesen 8 Nachweisen werden 7 von allen Bewerbern verlangt, und 5 haben eine begrenzte Gültigkeitsdauer; die kürzeste beträgt 3 Monate.
| Örtliche Bezeichnung | Ausstellende Stelle | Gültigkeit | Quelle |
|---|---|---|---|
| Odpis aktualny z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) — ou wpis do CEIDG pour un entrepreneur individuelCurrent extract from the National Court Register (KRS) Demander l'odpis aktualny (extrait à jour) et non l'odpis pełny (extrait intégral historique). Il se télécharge gratuitement en ligne avec une valeur équivalente à un document papier. Il porte le numéro KRS, le capital, l'objet (codes PKD) et surtout le mode de représentation (sposób reprezentacji), à contrôler avant signature. | Krajowy Rejestr Sądowy, Ministerstwo Sprawiedliwości ; CEIDG pour les entrepreneurs individuels | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej), REGON et statut sur la biała lista podatników VATTax identification number, statistical number and VAT white-list status La biała lista est une particularité polonaise décisive : elle est publique, gratuite, et indique le statut TVA du cabinet ainsi que les comptes bancaires qu'il a déclarés. Un virement supérieur à 15 000 PLN vers un compte non listé fait perdre la déductibilité au payeur — vérifier le compte de facturation du partenaire sur cette liste avant tout règlement. | Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) / Ministerstwo Finansów ; GUS pour le REGON | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach (formularz ZAS-W)Certificate of no tax arrears Se demande auprès du bureau des impôts du siège, en ligne via e-Urząd Skarbowy ou ePUAP, et se délivre sous sept jours. L'attestation est un constat à une date donnée et n'a pas de durée légale : en exiger une de moins de trois mois. | Urząd Skarbowy compétent — Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUSCertificate of no social security contribution arrears S'obtient dans l'espace PUE/eZUS et son authenticité se vérifie en ligne grâce au code porté sur le document. Le ZUS recouvre l'ensemble des cotisations, y compris l'assurance maladie reversée au NFZ : une attestation unique couvre donc tout le champ social. | Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| Obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC) przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowychCompulsory civil liability insurance for bookkeeping service providers Rare cas où l'assurance RC est réellement imposée par la loi : la ustawa o rachunkowości oblige tout prestataire de tenue de livres comptables à souscrire une OC dont le montant minimum est fixé par arrêté du ministre des Finances (10 000 EUR par sinistre). Attention à la portée : cette obligation vise la tenue des livres, et un cabinet purement kadrowo-płacowe peut soutenir en être exempté — exiger alors une OC volontaire couvrant explicitement les prestations de paie. | Assureur agréé, sous contrôle de la Komisja Nadzoru Finansowego (KNF) ; obligation posée par la loi comptable et un règlement du ministre des Finances | 12 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| Wpis na listę doradców podatkowych (Krajowa Izba Doradców Podatkowych) lub do rejestru biegłych rewidentów — le cas échéantRegistration as a licensed tax adviser or statutory auditor Depuis la déréglementation de 2014, le certyfikat księgowy a été supprimé et la tenue de livres comme la paie sont ouvertes à tous, sous la seule condition d'honorabilité et d'assurance OC. Restent réglementés le doradca podatkowy, seul habilité à représenter un contribuable dans les procédures fiscales, et le biegły rewident pour l'audit légal. Exiger l'inscription KIDP si le partenaire annonce représenter le client devant l'administration fiscale. | Krajowa Izba Doradców Podatkowych (KIDP) ; Polska Izba Biegłych Rewidentów (PIBR), sous supervision de la PANA | Unbefristet Je nach Fall | Amtliche Website |
| Dowód osobisty lub paszport członka zarządu, i wpis do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR)Board member's ID and Central Register of Beneficial Owners entry Le CRBR est public et gratuit : il permet de vérifier les bénéficiaires effectifs déclarés et de les recouper avec l'extrait KRS. L'absence d'inscription est sanctionnée et constitue en soi un signal de négligence administrative. | Ministerstwo Finansów pour le CRBR | Unbefristet Erforderlich | Amtliche Website |
| Rejestr czynności przetwarzania i umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO)Record of processing activities and Article 28 processor agreement Plus aucun enregistrement auprès de l'UODO depuis 2018 : l'ancien GIODO et son registre de fichiers ont disparu. Les pièces attendues sont le registre interne des traitements, la umowa powierzenia signée avec le réseau et, pour un opérateur de paie traitant des données de santé et syndicales à grande échelle, la désignation d'un inspektor ochrony danych déclarée à l'UODO. | Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) | Unbefristet Erforderlich | Amtliche Website |
The distinction between employment contracts and civil law service contracts shapes the whole of Polish practice. The choice has direct consequences for contributions, leave and protection against termination, and the characterisation adopted by the parties does not bind the labour inspectorate. This is the first point to examine in a Polish payroll inherited from a predecessor.
The white list of value added tax payers is the second reflex. This public register shows the bank accounts declared by each company, and a payment of significant size to an unlisted account costs the payer deductibility of the expense. The check is free and instantaneous.
The national court register extract states, finally, the company's mode of representation. Joint representation by two management board members is common and governs the validity of a signature.
Trois réflexes pour un dossier polonais. Vérifier le compte bancaire de facturation du partenaire sur la biała lista podatników VAT : c'est gratuit, instantané, et un compte non listé expose GCFFS à la perte de déductibilité au-delà de 15 000 PLN. Contrôler le sposób reprezentacji porté à l'extrait KRS, la représentation conjointe de deux membres du zarząd étant très fréquente en Pologne. Enfin, demander la police d'OC et lire son objet : l'obligation légale ne vise que la tenue des livres comptables, si bien qu'un cabinet spécialisé en paie peut n'avoir aucune assurance — l'exiger alors contractuellement, avec une garantie couvrant nommément les erreurs de paie et de déclarations ZUS.
Das Netzwerk hält in Polen 3 Partnerplätze offen, nicht mehr. Dort ist noch keine Kanzlei aufgenommen: Alle 3 Plätze stehen daher für Aufnahmeanträge offen.
Kein in Polen aufgenommener Partner hat um die Aufnahme in das öffentliche Verzeichnis gebeten. Die Kontaktdaten einer Kanzlei werden erst bei der Vergabe eines Auftrags an den Kunden weitergegeben.
Die Einreichung eines Antrags bedeutet keine Aufnahme: Jeder Antrag wird einzeln geprüft. Ein Mindestumsatz wird nicht verlangt, und der ausgewählte Partner stellt sein Honorar unmittelbar in Rechnung.
Stellen Sie einen Aufnahmeantrag: Wir prüfen Ihre Unterlagen, kontrollieren die vor Ort geforderten Nachweise und antworten Ihnen, ob die Antwort positiv ausfällt oder nicht.
A Polish firm supplies a current national court register extract, whose mode of representation is checked, its tax and statistical identifiers, tax and contribution no-arrears certificates, the latter verified through its online code, and an extract from the central register of beneficial owners. The insurance policy deserves close reading: the statutory obligation covers bookkeeping alone, so a firm specialising in payroll may carry no cover at all. Entry on the tax advisers chamber register is required where the partner offers representation before the tax authorities.
Beschreiben Sie Ihren Bedarf. In Polen ist noch keine Kanzlei gelistet: Wir prüfen die Anfrage und geben sie anschließend an eine örtliche Kanzlei, die das Netzwerk ermittelt und überprüft, oder an den Partner eines Nachbarlands, das dieses Gebiet abdeckt. Ihre Kontaktdaten erhält allein die ausgewählte Kanzlei.
Dienstleister in Polen anfragenJede Seite greift die Angaben dieses Länderprofils unter einem bestimmten Blickwinkel auf.
Mobilität wird selten Land für Land organisiert. Die benachbarten Länderprofile folgen demselben Aufbau.
Auf diese Länder entfällt der Großteil der eingehenden Anfragen: Jedes verfügt neben seinem Länderprofil über sechs Seiten zu je einem Aspekt der örtlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Die auf dieser Seite zusammengetragenen Angaben stammen aus den nachstehenden Registern, Verwaltungen und Stellen, die bei der Erstellung des Verzeichnisses herangezogen wurden. Sie dienen der Orientierung und ersetzen nicht die Beratung durch eine in Polen ansässige Fachperson.