A rede acompanha Bélgica no âmbito da zona Europa Ocidental. Os recibos de vencimento são aí emitidos em EUR e a comunicação com um gabinete local decorre em neerlandês, francês e alemão.
As praças onde a rede procura prioritariamente um correspondente são Bruxelles, Anvers, Gand, Liège.
O país é membro da União Europeia. Um trabalhador destacado a partir de outro Estado-Membro continua vinculado ao seu regime de origem nas condições fixadas pelos regulamentos europeus de coordenação, e o certificado A1 emitido pela entidade do país de partida faz prova disso. Este documento é exigido nas inspeções no local: pede-se antes da partida, nunca depois.
A resposta a esta pergunta muda tudo: determina a quem pode confiar os seus recibos de vencimento no local e o que deve exigir antes de assinar. Foi verificada país a país junto das autoridades locais.
Em Bélgica, o processamento salarial por conta de terceiros é uma atividade regulamentada. Exerce-se sob o título de Secrétariat social agréé d'employeurs — et, pour la comptabilité, expert-comptable certifié / conseiller fiscal certifié (ITAA), e deve ser-lhe apresentada uma inscrição válida antes de qualquer compromisso.
La paie pour compte de tiers est encadrée plutôt que strictement réservée : elle peut être exercée soit par un secrétariat social agréé par arrêté ministériel, soit par un mandataire ou prestataire de services simplement enregistré auprès de l'ONSS. En revanche les prestations d'expertise comptable et de conseil fiscal sont, elles, réservées aux membres de l'ITAA.
Belgium belongs to the European Union and to the European Economic Area, so the EU coordination rules apply: a single social security legislation is designated, and an employee posted from France may, subject to conditions, remain covered by the home scheme on the strength of an A1 certificate. Remuneration is denominated in euros.
The first Belgian complication is linguistic. Three official languages coexist, Dutch, French and German, and the language of employment documents is not a matter of choice between the parties: it follows the location of the operating unit that employs the worker. A contract drafted in the wrong language risks being set aside, a risk employers usually discover only once a dispute has started.
The second feature is institutional. Belgium invented the accredited social secretariat for employers, a body approved by ministerial order that files declarations with the Office National de Sécurité Sociale (ONSS, RSZ in Dutch). Third-party payroll is therefore supervised rather than strictly reserved: it may be carried out by an accredited secretariat or by an agent registered with the ONSS.
Identify first the joint committee governing your activity. That sector body sets pay scales, allowances, contractual notice periods and often a year-end bonus. Foreign employers overlook it more often than any other item, and it is the costliest to put right afterwards.
Local presence is settled next. A foreign company may register as an employer with the ONSS without setting up a subsidiary, but that route carries tax and practical consequences best settled before the first hire.
Employer registration precedes Dimona, the immediate declaration of entry into service, which must itself be filed before work actually begins. The employee is affiliated through that channel, and from the very first hire you must take out accident-at-work cover with an approved insurer: this is not optional. Deal at the same moment with the written contract, required for certain forms of engagement, and with its language, which follows the operating region.
Pay is subject to professional withholding tax deducted at source and remitted to the tax administration. The quarterly multifunctional return, DmfA, reports remuneration and contributions due to the ONSS. A payslip must be issued at each pay date.
Notice periods are calculated by length of service, and several termination documents must be produced, including form C4 for unemployment insurance purposes. Decide in advance who will draw them up.
A rede pede 9 documentos a qualquer gabinete que pretenda representá-la em Bélgica. O quadro indica, para cada um, a designação exata em uso no local, a entidade que o emite e o período durante o qual continua a ser aceite. São estes os termos a utilizar num pedido junto da administração local.
Destes 9 documentos, 6 são exigidos a todos os candidatos e 6 têm um prazo de validade limitado, sendo o mais curto de 3 meses. 1 destes documentos existem apenas em Bélgica e não têm equivalente na base comum da rede.
| Designação local | Entidade emissora | Validade | Fonte |
|---|---|---|---|
| Extrait de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) / Uittreksel Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)Crossroads Bank for Enterprises (CBE) extract Le numéro d'entreprise (0xxx.xxx.xxx) est consultable gratuitement sur KBO Public Search ; l'extrait officiel, daté et éventuellement légalisé, s'obtient auprès d'un guichet d'entreprises agréé (Securex, Xerius, UCM, Partena…). | SPF Économie, P.M.E., Classes moyennes et Énergie — Banque-Carrefour des Entreprises (BCE/KBO) | 3 meses Exigido | Sítio oficial |
| Attestation d'assujettissement à la TVA / numéro de TVA BE 0xxx.xxx.xxxVAT registration certificate En Belgique le numéro de TVA est le numéro d'entreprise précédé de BE. L'attestation se télécharge dans MyMinfin ; la validité du numéro se vérifie aussi sur VIES. | SPF Finances — Administration générale de la Fiscalité (TVA) | 3 meses Exigido | Sítio oficial |
| Attestation de dettes fiscales / attestation en vue d'un marché publicCertificate of no outstanding tax debts Se demande via MyMinfin. Les pouvoirs adjudicateurs belges la consultent directement par l'application Télémarc ; un candidat étranger doit la produire lui-même. | SPF Finances — Administration générale de la Perception et du Recouvrement | 3 meses Exigido | Sítio oficial |
| Attestation ONSS de situation de compte / attestation de dettes sociales (RSZ-attest)NSSO certificate of social security account status Deux formats coexistent : l'« attestation marchés publics » (silence sur le montant, réponse binaire) et l'« attestation de dettes » (détail du solde). Un cabinet sans personnel salarié fournit à la place une attestation de l'INASTI/RSVZ pour ses indépendants. | Office National de Sécurité Sociale (ONSS / RSZ) | 3 meses Exigido | Sítio oficial |
| Attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle (police collective ITAA)Professional indemnity insurance certificate Obligation légale pour les membres et stagiaires de l'ITAA (loi du 17 mars 2019 et arrêtés royaux publiés au Moniteur belge le 30/09/2021) ; les membres sont couverts d'office par la police collective ITAA sauf couverture individuelle équivalente déclarée. | Assureur du cabinet, ou police collective souscrite par l'ITAA | 12 meses Exigido | Sítio oficial |
| Inscription au registre public de l'ITAA — expert-comptable certifié / conseiller fiscal certifiéRegistration with the Institute for Tax Advisors and Accountants (ITAA) Indispensable pour les prestations d'expertise comptable et de conseil fiscal réservées, mais pas exigé pour la seule production de la paie. Le registre public de l'ITAA permet de vérifier en ligne le numéro du cabinet. | Institut des Conseillers fiscaux et des Experts-comptables (ITAA) | 3 meses Conforme o caso | Sítio oficial |
| Agrément de secrétariat social agréé d'employeurs, ou enregistrement comme mandataire/prestataire de services auprès de l'ONSSApproved payroll agency (secrétariat social) licence, or NSSO service-provider registration Deux voies légales pour traiter la paie d'un tiers : l'agrément de « secrétariat social agréé » (statut réglementé, l'agréé perçoit et verse les cotisations en son nom) ou le simple statut de mandataire/prestataire de services enregistré à l'ONSS. Demandez au candidat de préciser sous quel régime il opère. | SPF Sécurité sociale (agrément par arrêté ministériel) — ONSS pour l'enregistrement des mandataires | Sem prazo de validade Conforme o caso | Sítio oficial |
| Copie recto-verso de la carte d'identité électronique (eID) du représentant légalCopy of the legal representative's ID card Usage constant dans le cadre des obligations de vigilance anti-blanchiment. À accompagner de la publication de la nomination aux Annexes du Moniteur belge et d'un extrait du registre UBO. | SPF Intérieur — Registre national | Sem prazo de validade Exigido | Sítio oficial |
| Registre des activités de traitement (art. 30 RGPD) et, le cas échéant, désignation d'un délégué à la protection des données (DPD/DPO)GDPR record of processing activities and DPO designation Il n'existe plus de déclaration préalable des traitements depuis l'entrée en application du RGPD en mai 2018. La désignation d'un DPD se notifie à l'APD via un formulaire en ligne. | Autorité de protection des données (APD / GBA) | Sem prazo de validade Conforme o caso | Sítio oficial |
The accredited social secretariat has no equivalent elsewhere: Belgium has institutionalised payroll outsourcing, with approval granted by ministerial order and the secretariat bearing its own responsibility towards the ONSS. No other European state has built such a status.
Every employer also falls under a sector joint committee whose collective agreement overrides many of the parties' contractual choices; a misclassification distorts payroll from the very first payslip and is difficult to unwind afterwards.
The documentary side matters mainly when selecting a partner. The Crossroads Bank for Enterprises issues a free extract with no official standing and a paid extract obtained through an accredited business counter; only the latter is authoritative. Likewise the ONSS produces two similarly named certificates, one for public procurement and one on social debts: state clearly which you require.
Piège fréquent : la BCE délivre un extrait gratuit sans valeur officielle (KBO Public Search) et un extrait payant délivré par un guichet d'entreprises agréé — n'acceptez que le second. Deuxième piège : l'ONSS produit deux attestations de nom voisin, l'attestation « marchés publics » et l'attestation de dettes ; demandez explicitement celle qui mentionne l'absence de dette. Enfin, un cabinet purement néerlandophone emploiera les appellations KBO, RSZ et ITAA (identique en néerlandais), et un cabinet germanophone ZUD/LASS.
A rede abre 3 lugares de parceiro em Bélgica, nem um a mais. Nenhum gabinete está aí ainda referenciado: os 3 lugares permanecem, portanto, abertos a pedidos de integração.
Nenhum parceiro referenciado em Bélgica pediu para constar do diretório público. Os contactos de um gabinete só são transmitidos ao cliente escolhido, no momento da atribuição de uma missão.
A apresentação de uma candidatura não vale admissão: cada pedido é instruído um a um. Não existe qualquer volume mínimo de faturação, e o parceiro escolhido fatura os seus honorários diretamente.
Apresente um pedido de integração: instruímos a sua candidatura, verificamos os documentos exigidos no local e respondemos-lhe, seja a resposta positiva ou não.
In Belgium we look for a firm able to run payroll end to end in the language of the region where the client employs staff. Status matters: an accredited social secretariat approved by ministerial order, or an agent registered with the ONSS, with that capacity evidenced. For accounting and tax advice, registration with the ITAA (Institute for Tax Advisors and Accountants) is expected. The file comprises the CBE extract issued by an accredited counter, the ONSS social debt certificate, the tax certificate from the federal finance service and proof of professional indemnity insurance.
Descreva a sua necessidade. Em Bélgica ainda não há nenhum gabinete referenciado: analisamos o pedido e confiamo-lo depois a um gabinete local que a rede identifica e verifica, ou ao parceiro de um país vizinho que cobre este território. Os seus contactos são transmitidos apenas ao gabinete escolhido.
Pedir um prestador em BélgicaUma mobilidade raramente se organiza país a país. As fichas vizinhas seguem a mesma estrutura.
Estes países concentram a maior parte dos pedidos recebidos: cada um dispõe, além da sua ficha, de seis páginas dedicadas a um aspeto do processamento salarial local.
As informações reunidas nesta página provêm dos registos, administrações e entidades seguintes, consultados aquando da constituição do referencial. São dadas a título indicativo e não substituem o parecer de um profissional estabelecido em Bélgica.