Das Netzwerk betreut Japan in der Region Ostasien. Die Entgeltabrechnungen werden dort in JPY erstellt, und der Austausch mit einer örtlichen Kanzlei erfolgt auf Japanisch.
Die Wirtschaftszentren, in denen das Netzwerk vorrangig einen Korrespondenten sucht, sind Tokyo, Osaka, Nagoya, Yokohama.
Das Land liegt außerhalb der Europäischen Union und außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums: Die A1-Bescheinigung gilt dort nicht. Ob der Arbeitnehmer im Herkunftssystem verbleibt, richtet sich dann nach dem gegebenenfalls mit dem Entsendestaat geschlossenen bilateralen Sozialversicherungsabkommen; fehlt ein solches Abkommen, ist mit einer doppelten Beitragspflicht zu rechnen, die im Budget der Entsendung einzuplanen ist.
Die Antwort auf diese Frage entscheidet alles: Sie bestimmt, wem Sie Ihre Entgeltabrechnungen vor Ort anvertrauen können und was Sie vor einer Unterzeichnung verlangen müssen. Sie wurde Land für Land bei den örtlichen Behörden überprüft.
In Japan ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Dritte eine reglementierte Tätigkeit. Sie wird unter dem Titel 社会保険労務士 (Shakai hoken rōmushi) ; 税理士 (Zeirishi) pour le volet fiscal ausgeübt, und vor jeder Beauftragung ist Ihnen eine gültige Eintragung vorzulegen.
Réglementation partielle et bicéphale. Le calcul brut/net n'est pas réservé et peut être rendu par n'importe quel prestataire. Mais dès qu'il s'agit de rédiger et de déposer pour le compte du client les formulaires d'assurances sociales et de droit du travail (算定基礎届, 資格取得届, 労働保険年度更新…), c'est le monopole du 社会保険労務士 ; et le 年末調整 comme les 源泉徴収 relèvent du monopole du 税理士. Vérifier lequel des deux titres le cabinet détient, et comment il couvre l'autre volet.
Japan combines strict professional regulation with highly formalised administrative practice. Payroll is split between two protected titles: the 社会保険労務士 (shakai hoken rōmushi, labour and social insurance attorney) holds the monopoly on social insurance filings made on behalf of others, while the 税理士 (zeirishi, certified tax accountant) holds the monopoly on wage withholding and its year-end reconciliation. Gross-to-net calculation itself is reserved to no one, which is why commercial offers often cover only part of the journey.
The yen is the currency of pay, and salaries reach the employee by transfer to a Japanese account. Contractual documents and pay statements are issued in Japanese; an English version is perfectly possible for the comfort of an expatriate employee, but it never replaces the Japanese version filed with the authorities.
No multilateral coordination area covers Japan. Franco-Japanese arrangements are governed by a bilateral social security convention that handles posting situations and removes the risk of dual affiliation for the employee concerned.
Three forms are open to a foreign company employing in Japan: representative office, branch (支店) and subsidiary (株式会社 or 合同会社). A representative office may carry on no commercial activity, and the form chosen determines whether a local bank account can be opened, which is the practical precondition for paying salaries.
Two affiliation systems then coexist and should never be conflated: social insurance (社会保険, health and pension) administered by the Japan Pension Service, and labour insurance (労働保険, work injury and unemployment) administered by the labour bureaux. Two registrations, two calendars, two certificates.
A written notice of working conditions is owed to the employee in addition to the contract, and any company reaching a given headcount must adopt work rules (就業規則) and file them with the labour standards inspection office. That obligation is routinely discovered too late.
Every month a pay statement is issued and income tax is withheld at source, before a year-end adjustment (年末調整) that spares most employees from filing personally. Termination, finally, is tightly constrained by case law: dismissal on personal grounds is difficult to secure, and a negotiated exit often remains the safer route for an employer. Social insurance grades are also revised on a fixed annual cycle, and missing that filing window creates arrears which take time to unwind.
Das Netzwerk verlangt von jeder Kanzlei, die es in Japan vertreten möchte, 8 Nachweise. Die Tabelle nennt für jeden Nachweis die vor Ort gebräuchliche genaue Bezeichnung, die ausstellende Stelle und den Zeitraum, in dem er anerkannt bleibt. Es sind die Begriffe, die in einem Antrag an die örtliche Verwaltung zu verwenden sind.
Von diesen 8 Nachweisen werden 6 von allen Bewerbern verlangt, und 6 haben eine begrenzte Gültigkeitsdauer; die kürzeste beträgt 3 Monate.
| Örtliche Bezeichnung | Ausstellende Stelle | Gültigkeit | Quelle |
|---|---|---|---|
| 履歴事項全部証明書 (Rireki jikō zenbu shōmeisho)Certificate of All Historical Matters (company registry extract) Demander bien le 履歴事項全部証明書 et non le 現在事項証明書 : seul le premier retrace les changements des trois dernières années (siège, dirigeants, capital). Se commande au guichet, par courrier ou en ligne. | 法務局 (Bureau des affaires juridiques) — 登記所 | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| 法人番号 (Hōjin bangō, 13 chiffres) + 適格請求書発行事業者登録番号 (T + 法人番号)Corporate Number and Qualified Invoice Issuer registration number Le 法人番号 est public et vérifiable librement. Depuis octobre 2023 (régime インボイス制度), demander en plus le numéro d'émetteur de factures qualifiées, vérifiable sur invoice-kohyo.nta.go.jp : sans lui, la TVA facturée n'est pas déductible chez le client. | 国税庁 (Agence nationale des impôts, NTA) | Unbefristet Erforderlich | Amtliche Website |
| 納税証明書（その3 — 未納の税額がないこと）Tax payment certificate Type 3 (no unpaid national taxes) Le Japon distingue quatre types de 納税証明書 : le type 3 (« その3 ») est celui qui atteste l'absence d'arriérés, c'est celui qu'il faut réclamer. Y ajouter le cas échéant l'attestation de la 都道府県税事務所 pour les impôts locaux (法人事業税・法人住民税). | 税務署 (bureau des impôts) — 国税庁 | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| 社会保険料納入証明書 (健康保険・厚生年金保険) et 労働保険料等納入証明書Social insurance and labour insurance contribution payment certificates Deux régimes distincts au Japon, donc deux attestations : 社会保険 (santé + retraite, Japan Pension Service) et 労働保険 (accidents du travail 労災 + chômage 雇用保険, bureaux du travail). Un cabinet employeur doit produire les deux. | 日本年金機構 (Japan Pension Service) pour le social ; 労働局 / 労働基準監督署 pour le 労働保険 | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| 社会保険労務士賠償責任保険 / 税理士職業賠償責任保険 の保険証券Professional liability insurance certificate L'assurance n'est pas imposée par la loi mais elle est souscrite via le contrat groupe de la fédération professionnelle ; son existence est un bon indicateur de l'inscription effective du cabinet. | 全国社会保険労務士会連合会 ou 日本税理士会連合会, via leur assureur groupe | 12 Monate Je nach Fall | Amtliche Website |
| 社会保険労務士 登録証 (et/ou 税理士 登録)Certified Social Insurance and Labour Consultant registration (and/or Certified Public Tax Accountant) Le calcul de paie en lui-même (給与計算) n'est PAS une activité réservée au Japon. En revanche l'établissement et le dépôt pour autrui des formulaires d'assurances sociales et de droit du travail sont le monopole du 社会保険労務士 (社会保険労務士法, art. 2 et 27), et le 年末調整 ainsi que les déclarations de retenue à la source relèvent du monopole du 税理士 (税理士法). Un partenaire crédible détient l'un des deux titres ou travaille avec un titulaire. | 全国社会保険労務士会連合会 (Fédération nationale des 社労士) ; 日本税理士会連合会 pour les 税理士 | Unbefristet Erforderlich | Amtliche Website |
| 代表者の本人確認書類 + 印鑑証明書 (法人)Representative's ID and Certificate of Registered Company Seal Au Japon, la signature d'un contrat passe par l'apposition du sceau social (実印) : le 印鑑証明書 de moins de trois mois est l'usage constant pour tout engagement, bien plus que la pièce d'identité du dirigeant. | 法務局 pour le 印鑑証明書 | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| プライバシーマーク (Pマーク) ou ISMS認証PrivacyMark / ISMS certification La loi japonaise sur les données personnelles (個人情報保護法, APPI) n'impose aucun enregistrement préalable. En revanche la marque privée Pマーク, valable deux ans, est devenue la condition d'accès de fait aux marchés de sous-traitance de paie auprès des grands comptes japonais : son absence sera perçue comme un signal négatif. | 一般財団法人日本情報経済社会推進協会 (JIPDEC) | 24 Monate Je nach Fall | Amtliche Website |
The seal outranks the signature. Commitments are sealed with the 実印 (registered seal) and evidenced by the 印鑑証明書 (seal certificate), a dated document that practice expects to be recent. An agreement signed in the Western manner, without any check on the seal, is hard to defend.
Semi-annual bonuses (賞与) and the commuting allowance (通勤手当) are imposed by no statute, yet custom makes them close to mandatory; each is treated differently for contribution and tax purposes. A salary budget built on base pay alone understates the real cost of hiring.
The プライバシーマーク, the private data protection mark on which the Japanese outsourcing market relies, carries no legal weight. Its absence nevertheless closes the door to large corporate clients. Each of these three points can be settled before the first payroll run rather than after it.
Ne jamais se contenter de la mention « payroll company » : au Japon, un prestataire complet doit articuler un 社労士 (volet social) et un 税理士 (volet fiscal, notamment le 年末調整), sous peine d'exercice illégal. Le registre des sociétés distingue 履歴事項全部証明書 (historique, celui à demander) et 現在事項証明書 (situation à date, insuffisant). Piège fréquent : confondre le 法人番号 (numéro d'entreprise public, 13 chiffres) avec le numéro d'assujetti à la facture qualifiée (préfixé « T »), et confondre 社会保険 et 労働保険, qui relèvent d'administrations différentes et donnent lieu à deux attestations distinctes.
Das Netzwerk hält in Japan 3 Partnerplätze offen, nicht mehr. Dort ist noch keine Kanzlei aufgenommen: Alle 3 Plätze stehen daher für Aufnahmeanträge offen.
Kein in Japan aufgenommener Partner hat um die Aufnahme in das öffentliche Verzeichnis gebeten. Die Kontaktdaten einer Kanzlei werden erst bei der Vergabe eines Auftrags an den Kunden weitergegeben.
Die Einreichung eines Antrags bedeutet keine Aufnahme: Jeder Antrag wird einzeln geprüft. Ein Mindestumsatz wird nicht verlangt, und der ausgewählte Partner stellt sein Honorar unmittelbar in Rechnung.
Stellen Sie einen Aufnahmeantrag: Wir prüfen Ihre Unterlagen, kontrollieren die vor Ort geforderten Nachweise und antworten Ihnen, ob die Antwort positiv ausfällt oder nicht.
A Japanese partner must state which of the two titles it holds. We expect the registration certificate of a 社会保険労務士 or a 税理士, together with a written account of how the other side is covered, whether by an in-house colleague or under an arrangement with another practitioner. Add to that the full company register extract (履歴事項全部証明書, not the current-status version), the type 3 tax certificate confirming no arrears, both separate social insurance certificates, and the company seal certificate. The プライバシーマーク is welcome but not required.
Beschreiben Sie Ihren Bedarf. In Japan ist noch keine Kanzlei gelistet: Wir prüfen die Anfrage und geben sie anschließend an eine örtliche Kanzlei, die das Netzwerk ermittelt und überprüft, oder an den Partner eines Nachbarlands, das dieses Gebiet abdeckt. Ihre Kontaktdaten erhält allein die ausgewählte Kanzlei.
Dienstleister in Japan anfragenJede Seite greift die Angaben dieses Länderprofils unter einem bestimmten Blickwinkel auf.
Mobilität wird selten Land für Land organisiert. Die benachbarten Länderprofile folgen demselben Aufbau.
Auf diese Länder entfällt der Großteil der eingehenden Anfragen: Jedes verfügt neben seinem Länderprofil über sechs Seiten zu je einem Aspekt der örtlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Die auf dieser Seite zusammengetragenen Angaben stammen aus den nachstehenden Registern, Verwaltungen und Stellen, die bei der Erstellung des Verzeichnisses herangezogen wurden. Sie dienen der Orientierung und ersetzen nicht die Beratung durch eine in Japan ansässige Fachperson.