Le réseau suit la Belgique au titre de la zone Europe de l'Ouest. Les bulletins y sont établis en euro (EUR) et les échanges avec un cabinet local se tiennent en néerlandais, français et allemand.
Les places d'affaires où le réseau cherche en priorité un correspondant sont Bruxelles, Anvers, Gand, Liège.
Le pays est membre de l'Union européenne. Un salarié détaché depuis un autre État membre reste rattaché à son régime d'origine dans les conditions fixées par les règlements européens de coordination, et le certificat A1 délivré par l'organisme du pays de départ en fait la preuve. Ce document est réclamé lors des contrôles sur place : il se demande avant le départ, jamais après.
La réponse à cette question change tout : elle détermine à qui vous pouvez confier vos bulletins sur place, et ce que vous devez exiger avant de signer. Elle a été vérifiée pays par pays auprès des autorités locales.
En Belgique, l'établissement de la paie pour le compte de tiers est une activité réglementée. Elle s'exerce sous le titre de Secrétariat social agréé d'employeurs — et, pour la comptabilité, expert-comptable certifié / conseiller fiscal certifié (ITAA), et une inscription en cours de validité doit vous être présentée avant tout engagement.
La paie pour compte de tiers est encadrée plutôt que strictement réservée : elle peut être exercée soit par un secrétariat social agréé par arrêté ministériel, soit par un mandataire ou prestataire de services simplement enregistré auprès de l'ONSS. En revanche les prestations d'expertise comptable et de conseil fiscal sont, elles, réservées aux membres de l'ITAA.
La Belgique est membre de l'Union européenne et de l'Espace économique européen : les règlements européens de coordination désignent une seule législation sociale applicable, et un salarié envoyé depuis la France peut, sous conditions, rester rattaché à son régime d'origine sur présentation du certificat A1. Les rémunérations sont libellées en euros.
La première difficulté belge est linguistique. Le pays compte trois langues officielles, le néerlandais, le français et l'allemand, et la langue des documents sociaux n'est pas laissée au choix des parties : elle dépend du lieu d'établissement de l'unité qui occupe le travailleur. Un contrat rédigé dans la mauvaise langue s'expose à être écarté, avec des conséquences que l'employeur ne mesure généralement qu'au moment du litige.
La seconde singularité est institutionnelle. La Belgique a créé le secrétariat social agréé d'employeurs, structure agréée par arrêté ministériel qui porte les déclarations vers l'Office National de Sécurité Sociale (ONSS, RSZ en néerlandais). La paie pour compte de tiers y est donc encadrée sans être strictement réservée : elle peut être exercée par un secrétariat agréé ou par un mandataire enregistré auprès de l'ONSS.
Identifiez d'abord la commission paritaire dont relève votre activité. Cette instance sectorielle fixe les barèmes, les primes, les délais de préavis conventionnels et souvent une prime de fin d'année. C'est l'élément le plus fréquemment ignoré par les employeurs étrangers, et celui qui coûte le plus cher à corriger.
La présence locale se décide ensuite. Une société étrangère peut s'immatriculer comme employeur auprès de l'ONSS sans créer de filiale, mais cette voie emporte des conséquences fiscales et pratiques qu'il vaut mieux arbitrer avant l'embauche.
L'inscription de l'employeur précède la déclaration immédiate de l'entrée en service, la Dimona, qui doit elle-même précéder le début effectif du travail. Le salarié est affilié par ce canal, et vous devez souscrire, dès le premier collaborateur, une assurance contre les accidents du travail auprès d'un assureur agréé : elle n'est pas facultative. Réglez au même moment la question du contrat écrit, exigé pour certaines formes d'engagement, et celle de sa langue, qui suit la région d'exploitation.
La rémunération supporte le précompte professionnel retenu à la source, reversé à l'administration fiscale. La déclaration multifonctionnelle DmfA, trimestrielle, récapitule les rémunérations et les cotisations dues à l'ONSS. Le bulletin de paie doit être remis à chaque échéance.
Le régime de préavis se calcule enfin selon l'ancienneté, et plusieurs documents de fin de contrat doivent être établis, dont le formulaire C4 destiné à l'assurance chômage. Désignez à l'avance qui les produira.
Le réseau demande 9 pièces à tout cabinet qui souhaite le représenter en Belgique. Le tableau donne pour chacune l'intitulé exact en usage sur place, l'organisme qui la délivre et la durée pendant laquelle elle reste recevable. Ce sont les termes à employer dans une demande auprès de l'administration locale.
Sur ces 9 pièces, 6 sont exigées de tous les candidats et 6 ont une durée de validité limitée, la plus courte étant de 3 mois. 1 de ces pièces n'existent qu'en Belgique et n'ont aucun équivalent dans le socle commun du réseau.
| Intitulé local | Organisme émetteur | Validité | Source |
|---|---|---|---|
| Extrait de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) / Uittreksel Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)Extrait de la Banque-Carrefour des Entreprises Le numéro d'entreprise (0xxx.xxx.xxx) est consultable gratuitement sur KBO Public Search ; l'extrait officiel, daté et éventuellement légalisé, s'obtient auprès d'un guichet d'entreprises agréé (Securex, Xerius, UCM, Partena…). | SPF Économie, P.M.E., Classes moyennes et Énergie — Banque-Carrefour des Entreprises (BCE/KBO) | 3 mois Exigée | Site officiel |
| Attestation d'assujettissement à la TVA / numéro de TVA BE 0xxx.xxx.xxxAttestation d'identification à la TVA En Belgique le numéro de TVA est le numéro d'entreprise précédé de BE. L'attestation se télécharge dans MyMinfin ; la validité du numéro se vérifie aussi sur VIES. | SPF Finances — Administration générale de la Fiscalité (TVA) | 3 mois Exigée | Site officiel |
| Attestation de dettes fiscales / attestation en vue d'un marché publicAttestation de régularité fiscale Se demande via MyMinfin. Les pouvoirs adjudicateurs belges la consultent directement par l'application Télémarc ; un candidat étranger doit la produire lui-même. | SPF Finances — Administration générale de la Perception et du Recouvrement | 3 mois Exigée | Site officiel |
| Attestation ONSS de situation de compte / attestation de dettes sociales (RSZ-attest)Attestation de régularité sociale ONSS Deux formats coexistent : l'« attestation marchés publics » (silence sur le montant, réponse binaire) et l'« attestation de dettes » (détail du solde). Un cabinet sans personnel salarié fournit à la place une attestation de l'INASTI/RSVZ pour ses indépendants. | Office National de Sécurité Sociale (ONSS / RSZ) | 3 mois Exigée | Site officiel |
| Attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle (police collective ITAA)Attestation d'assurance RC professionnelle Obligation légale pour les membres et stagiaires de l'ITAA (loi du 17 mars 2019 et arrêtés royaux publiés au Moniteur belge le 30/09/2021) ; les membres sont couverts d'office par la police collective ITAA sauf couverture individuelle équivalente déclarée. | Assureur du cabinet, ou police collective souscrite par l'ITAA | 12 mois Exigée | Site officiel |
| Inscription au registre public de l'ITAA — expert-comptable certifié / conseiller fiscal certifiéInscription à l'Institut des Conseillers fiscaux et des Experts-comptables Indispensable pour les prestations d'expertise comptable et de conseil fiscal réservées, mais pas exigé pour la seule production de la paie. Le registre public de l'ITAA permet de vérifier en ligne le numéro du cabinet. | Institut des Conseillers fiscaux et des Experts-comptables (ITAA) | 3 mois Selon le cas | Site officiel |
| Agrément de secrétariat social agréé d'employeurs, ou enregistrement comme mandataire/prestataire de services auprès de l'ONSSAgrément de secrétariat social ou enregistrement comme mandataire ONSS Deux voies légales pour traiter la paie d'un tiers : l'agrément de « secrétariat social agréé » (statut réglementé, l'agréé perçoit et verse les cotisations en son nom) ou le simple statut de mandataire/prestataire de services enregistré à l'ONSS. Demandez au candidat de préciser sous quel régime il opère. | SPF Sécurité sociale (agrément par arrêté ministériel) — ONSS pour l'enregistrement des mandataires | Sans péremption Selon le cas | Site officiel |
| Copie recto-verso de la carte d'identité électronique (eID) du représentant légalPièce d'identité du représentant légal Usage constant dans le cadre des obligations de vigilance anti-blanchiment. À accompagner de la publication de la nomination aux Annexes du Moniteur belge et d'un extrait du registre UBO. | SPF Intérieur — Registre national | Sans péremption Exigée | Site officiel |
| Registre des activités de traitement (art. 30 RGPD) et, le cas échéant, désignation d'un délégué à la protection des données (DPD/DPO)Conformité RGPD — registre des traitements et DPO Il n'existe plus de déclaration préalable des traitements depuis l'entrée en application du RGPD en mai 2018. La désignation d'un DPD se notifie à l'APD via un formulaire en ligne. | Autorité de protection des données (APD / GBA) | Sans péremption Selon le cas | Site officiel |
Le secrétariat social agréé n'a pas d'équivalent ailleurs : la Belgique a institutionnalisé l'externalisation de la paie, avec un agrément par arrêté ministériel et une responsabilité propre du secrétariat envers l'ONSS. Aucun autre État européen n'a bâti ce statut.
Chaque employeur relève par ailleurs d'une commission paritaire sectorielle dont la convention collective prime sur bien des choix contractuels ; une erreur de rattachement fausse la paie dès le premier bulletin et se rattrape mal.
Le volet documentaire intéresse surtout le recrutement d'un partenaire. La Banque-Carrefour des Entreprises délivre un extrait gratuit dépourvu de valeur officielle et un extrait payant obtenu auprès d'un guichet d'entreprises agréé ; seul le second fait foi. De même, l'ONSS produit deux attestations de nom voisin, celle destinée aux marchés publics et celle relative aux dettes sociales : précisez laquelle vous attendez.
Piège fréquent : la BCE délivre un extrait gratuit sans valeur officielle (KBO Public Search) et un extrait payant délivré par un guichet d'entreprises agréé — n'acceptez que le second. Deuxième piège : l'ONSS produit deux attestations de nom voisin, l'attestation « marchés publics » et l'attestation de dettes ; demandez explicitement celle qui mentionne l'absence de dette. Enfin, un cabinet purement néerlandophone emploiera les appellations KBO, RSZ et ITAA (identique en néerlandais), et un cabinet germanophone ZUD/LASS.
Le réseau ouvre 3 places de partenaire en Belgique, pas une de plus. Aucun cabinet n'y est encore référencé : les 3 places restent donc ouvertes aux demandes d'intégration.
Aucun partenaire référencé en Belgique n'a demandé à figurer dans l'annuaire public. Les coordonnées d'un cabinet ne sont transmises qu'au client retenu, à l'attribution d'une mission.
Le dépôt d'un dossier ne vaut pas admission : chaque demande est instruite une par une. Il n'existe aucun chiffre d'affaires minimum, et le partenaire retenu facture ses honoraires en direct.
Déposez une demande d'intégration : nous instruisons votre dossier, nous vérifions les pièces exigées sur place et nous vous répondons, que la réponse soit positive ou non.
Nous cherchons en Belgique un cabinet capable de porter la paie de bout en bout dans la langue de la région où le client emploie. Le statut compte : secrétariat social agréé par arrêté ministériel, ou mandataire enregistré auprès de l'ONSS, cette qualité devant être documentée. Pour la comptabilité et le conseil fiscal, l'inscription au registre de l'ITAA (Institut des Conseillers fiscaux et des Experts-comptables) est attendue. Le dossier comprend l'extrait BCE délivré par un guichet agréé, l'attestation ONSS de dettes sociales, l'attestation fiscale du SPF Finances et l'attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle.
Décrivez votre besoin. Aucun cabinet n'est encore référencé en Belgique : nous instruisons la demande, puis nous la confions à un cabinet local que le réseau identifie et vérifie, ou au partenaire d'un pays voisin qui couvre ce territoire. Vos coordonnées ne sont transmises qu'au seul cabinet retenu.
Demander un prestataire en BelgiqueUne mobilité s'organise rarement pays par pays. Les fiches voisines suivent la même trame.
Ces pays concentrent l'essentiel des demandes reçues : chacun dispose, en plus de sa fiche, de six pages consacrées à un aspect de la paie locale.
Les informations réunies sur cette page proviennent des registres, administrations et organismes suivants, consultés lors de la constitution du référentiel. Elles sont données à titre d'orientation et ne remplacent pas l'avis d'un professionnel établi en Belgique.