Das Netzwerk betreut Kenia in der Region Ostafrika. Die Entgeltabrechnungen werden dort in KES erstellt, und der Austausch mit einer örtlichen Kanzlei erfolgt auf Suaheli und Englisch.
Die Wirtschaftszentren, in denen das Netzwerk vorrangig einen Korrespondenten sucht, sind Nairobi, Mombasa, Kisumu, Nakuru.
Das Land liegt außerhalb der Europäischen Union und außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums: Die A1-Bescheinigung gilt dort nicht. Ob der Arbeitnehmer im Herkunftssystem verbleibt, richtet sich dann nach dem gegebenenfalls mit dem Entsendestaat geschlossenen bilateralen Sozialversicherungsabkommen; fehlt ein solches Abkommen, ist mit einer doppelten Beitragspflicht zu rechnen, die im Budget der Entsendung einzuplanen ist.
Die Antwort auf diese Frage entscheidet alles: Sie bestimmt, wem Sie Ihre Entgeltabrechnungen vor Ort anvertrauen können und was Sie vor einer Unterzeichnung verlangen müssen. Sie wurde Land für Land bei den örtlichen Behörden überprüft.
In Kenia ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Dritte eine reglementierte Tätigkeit. Sie wird unter dem Titel Certified Public Accountant of Kenya — CPA(K) ausgeübt, und vor jeder Beauftragung ist Ihnen eine gültige Eintragung vorzulegen.
L'Accountants Act n° 15 de 2008 réserve l'offre rémunérée de services comptables au public aux membres de l'ICPAK titulaires d'un practising certificate valide, exercant au sein d'un cabinet enregistré. La paie externalisée relève de ces services : n'accepter qu'un cabinet dont le practising certificate de l'année en cours est produit et vérifié auprès de l'ICPAK.
Kenya offers a foreign employer an English-speaking administration, largely digitised and built on common law foundations. Payroll is denominated in Kenyan shillings (KES) and contractual documents are drawn up in English, which appreciably reduces the translation burden compared with other countries in the region.
Salary tax passes through the withholding mechanism administered by the Kenya Revenue Authority (KRA) on its iTax platform. Alongside tax, several compulsory levies coexist and have changed quickly in recent years: pensions sit with the National Social Security Fund (NSSF), health cover with the Social Health Authority (SHA), which succeeded the NHIF, and earmarked levies apply, notably for housing and vocational training.
Two professional points matter. Offering accounting services to the public for reward is reserved to members of the Institute of Certified Public Accountants of Kenya (ICPAK) holding a practising certificate, and registration with the data protection authority is here an obligation evidenced by a formal certificate.
The employer obtains a tax PIN from the KRA and registers to operate withholding on salaries. In parallel it must register as an employer with the NSSF and with the SHA, each of which runs its own channel.
The structure and its present reality are checked beforehand. The certificate of incorporation proves only that the company was born: it is the CR12, the official register search, that shows current directors and shareholders, and it must be recent.
Contracts must be in writing once the relationship exceeds a short duration, and it must carry the particulars set out in the employment legislation. For a foreign employee, a work permit of the appropriate class underpins the regularity of the whole arrangement and is handled before hiring.
Tax is withheld each month, the social and earmarked levies are computed and remitted to each institution, and a payslip is issued. An annual return summarises each employee's income and deductions. Payslips are compulsory and payroll records must be retained.
Because payroll rests on personal data, the company must consider its registration obligation with the Office of the Data Protection Commissioner.
Termination, finally, requires a valid reason and a fair procedure, with form weighing as heavily as substance before the employment courts.
Das Netzwerk verlangt von jeder Kanzlei, die es in Kenia vertreten möchte, 9 Nachweise. Die Tabelle nennt für jeden Nachweis die vor Ort gebräuchliche genaue Bezeichnung, die ausstellende Stelle und den Zeitraum, in dem er anerkannt bleibt. Es sind die Begriffe, die in einem Antrag an die örtliche Verwaltung zu verwenden sind.
Von diesen 9 Nachweisen werden 9 von allen Bewerbern verlangt, und 6 haben eine begrenzte Gültigkeitsdauer; die kürzeste beträgt 3 Monate. 1 dieser Nachweise gibt es nur in Kenia; im gemeinsamen Sockel des Netzwerks haben sie keine Entsprechung.
| Örtliche Bezeichnung | Ausstellende Stelle | Gültigkeit | Quelle |
|---|---|---|---|
| Certificate of IncorporationCertificate of incorporation Pièce sans péremption, délivrée une fois pour toutes lors de la constitution. Elle ne prouve pas que la société est toujours active : la compléter obligatoirement par un CR12 récent. | Registrar of Companies — Business Registration Service (BRS), via eCitizen | Unbefristet Erforderlich | Amtliche Website |
| CR12 — Certificate of Official SearchCR12 official search certificate of directors and shareholders Le CR12 est la pièce kényane de référence pour connaître les administrateurs et actionnaires à jour ; c'est l'équivalent fonctionnel du Kbis français. En exiger un de moins de trois mois. | Registrar of Companies — Business Registration Service (BRS), via eCitizen | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| KRA PIN CertificateKRA personal identification number certificate Le PIN de la société commence par la lettre P. Demander aussi le certificat d'enregistrement à la TVA si le cabinet est assujetti, la TVA kényane s'appliquant aux services comptables. | Kenya Revenue Authority (KRA) — plateforme iTax | Unbefristet Erforderlich | Amtliche Website |
| Tax Compliance Certificate (TCC)Tax compliance certificate Délivré via iTax et valable douze mois, il porte un numéro de série vérifiable auprès de la KRA. C'est la pièce standard exigée par tous les donneurs d'ordre kényans : un candidat qui ne peut pas la produire a un contentieux fiscal ouvert. | Kenya Revenue Authority (KRA) — plateforme iTax | 12 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| NSSF compliance certificate ; SHA/SHIF employer compliance letterSocial security and health insurance compliance certificate Deux organismes distincts au Kenya : le NSSF pour la retraite et la SHA pour l'assurance santé, cette dernière ayant remplacé le NHIF lors de la réforme de la couverture santé. Réclamer une attestation pour chacun, les intitulés variant selon le guichet. | National Social Security Fund (NSSF) et Social Health Authority (SHA, qui a succédé au NHIF) | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| Professional Indemnity Insurance certificateProfessional indemnity insurance certificate L'ICPAK conditionne la délivrance et le renouvellement du certificat d'exercice des cabinets à une couverture d'assurance responsabilité professionnelle : un cabinet en règle dispose donc déjà de cette attestation. | Assureur agréé par l'Insurance Regulatory Authority (IRA) du Kenya | 12 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| ICPAK Practising Certificate ; Certificate of Registration of the firmICPAK practising certificate and firm registration certificate L'Accountants Act réserve la fourniture rémunérée de services comptables au public aux titulaires d'un practising certificate en cours de validité. Exiger le certificat de l'année et le numéro de membre ICPAK, vérifiable auprès de l'institut. | Institute of Certified Public Accountants of Kenya (ICPAK), au titre de l'Accountants Act n° 15 de 2008 | 12 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| National ID card ou passeport et KRA PIN des directorsDirectors' identity document and KRA PIN Le CR12 nomme les directors : recouper leurs identités avec les pièces fournies, car les prête-noms sont une pratique connue au Kenya. | Directorate of National Registration ; Kenya Revenue Authority | Unbefristet Erforderlich | Kein Online-Schalter |
| Certificate of Registration as a Data Controller / Data ProcessorData controller / data processor registration certificate C'est la particularité kényane à ne pas manquer : l'enregistrement auprès de l'ODPC est obligatoire et se fait sur le portail dataportal.odpc.go.ke. Un prestataire de paie traite par nature des données de salariés et entre pleinement dans le champ ; la durée de validité usuelle de vingt-quatre mois est à confirmer sur le certificat lui-même. | Office of the Data Protection Commissioner (ODPC), au titre du Data Protection Act 2019 | 24 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
Recent instability in earmarked levies is the first thing to watch. The move from the NHIF to the SHA and the introduction of earmarked contributions have changed rates, names and payment channels within a few years. Kenyan payroll configuration is not something to freeze: it has to be revisited regularly.
Registration with the data protection authority produces, moreover, a certificate of its own. Kenya is one of the few countries on this list where a payroll processor must hold an official document on this point rather than a self-declaration of compliance.
The distinction between the certificate of incorporation and the CR12 is, finally, a genuine filter. The former says nothing about the current position, and nominee arrangements make it worth cross-checking the identities of the directors named on the latter.
Le Kenya est l'un des rares pays de la liste où la protection des données impose une pièce justificative formelle : le certificat d'enregistrement ODPC, incontournable pour un sous-traitant de paie. Ne confondez pas le Certificate of Incorporation, qui ne prouve que la naissance de la société, avec le CR12, seul document reflétant la situation actuelle. Attention enfin à la transition NHIF vers SHA, qui a modifié les intitulés des attestations santé : jugez le contenu plutôt que le titre.
Das Netzwerk hält in Kenia 3 Partnerplätze offen, nicht mehr. Dort ist noch keine Kanzlei aufgenommen: Alle 3 Plätze stehen daher für Aufnahmeanträge offen.
Kein in Kenia aufgenommener Partner hat um die Aufnahme in das öffentliche Verzeichnis gebeten. Die Kontaktdaten einer Kanzlei werden erst bei der Vergabe eines Auftrags an den Kunden weitergegeben.
Die Einreichung eines Antrags bedeutet keine Aufnahme: Jeder Antrag wird einzeln geprüft. Ein Mindestumsatz wird nicht verlangt, und der ausgewählte Partner stellt sein Honorar unmittelbar in Rechnung.
Stellen Sie einen Aufnahmeantrag: Wir prüfen Ihre Unterlagen, kontrollieren die vor Ort geforderten Nachweise und antworten Ihnen, ob die Antwort positiv ausfällt oder nicht.
Kenyan law reserves the provision of accounting services to the public for reward, so we require the current year's ICPAK practising certificate, the membership number of the responsible professional and the firm's certificate of registration, which we confirm with the institute.
We also request a recent CR12, the KRA tax compliance certificate, the NSSF and SHA certificates, the professional indemnity insurance certificate and the certificate of registration with the data protection authority. A firm holding none of these is not eligible for the network.
Beschreiben Sie Ihren Bedarf. In Kenia ist noch keine Kanzlei gelistet: Wir prüfen die Anfrage und geben sie anschließend an eine örtliche Kanzlei, die das Netzwerk ermittelt und überprüft, oder an den Partner eines Nachbarlands, das dieses Gebiet abdeckt. Ihre Kontaktdaten erhält allein die ausgewählte Kanzlei.
Dienstleister in Kenia anfragenMobilität wird selten Land für Land organisiert. Die benachbarten Länderprofile folgen demselben Aufbau.
Auf diese Länder entfällt der Großteil der eingehenden Anfragen: Jedes verfügt neben seinem Länderprofil über sechs Seiten zu je einem Aspekt der örtlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Die auf dieser Seite zusammengetragenen Angaben stammen aus den nachstehenden Registern, Verwaltungen und Stellen, die bei der Erstellung des Verzeichnisses herangezogen wurden. Sie dienen der Orientierung und ersetzen nicht die Beratung durch eine in Kenia ansässige Fachperson.