La red cubre Kenia dentro de la zona África Oriental. Las nóminas se elaboran allí en KES y los intercambios con un despacho local se mantienen en suajili e inglés.
Las plazas de negocios en las que la red busca con prioridad un corresponsal son Nairobi, Mombasa, Kisumu, Nakuru.
El país se sitúa fuera de la Unión Europea y fuera del Espacio Económico Europeo: el certificado A1 no tiene validez allí. El mantenimiento en el régimen de origen depende entonces del convenio bilateral de seguridad social que se haya celebrado con el país de salida; a falta de convenio, hay que contar con una doble cotización y preverla en el presupuesto de la misión.
La respuesta a esta pregunta lo cambia todo: determina a quién puede confiar sus nóminas sobre el terreno y qué debe exigir antes de firmar. Se ha verificado país por país ante las autoridades locales.
En Kenia, la gestión de nóminas por cuenta de terceros es una actividad regulada. Se ejerce bajo el título de Certified Public Accountant of Kenya — CPA(K) y debe presentársele una inscripción en vigor antes de cualquier encargo.
L'Accountants Act n° 15 de 2008 réserve l'offre rémunérée de services comptables au public aux membres de l'ICPAK titulaires d'un practising certificate valide, exercant au sein d'un cabinet enregistré. La paie externalisée relève de ces services : n'accepter qu'un cabinet dont le practising certificate de l'année en cours est produit et vérifié auprès de l'ICPAK.
Kenya offers a foreign employer an English-speaking administration, largely digitised and built on common law foundations. Payroll is denominated in Kenyan shillings (KES) and contractual documents are drawn up in English, which appreciably reduces the translation burden compared with other countries in the region.
Salary tax passes through the withholding mechanism administered by the Kenya Revenue Authority (KRA) on its iTax platform. Alongside tax, several compulsory levies coexist and have changed quickly in recent years: pensions sit with the National Social Security Fund (NSSF), health cover with the Social Health Authority (SHA), which succeeded the NHIF, and earmarked levies apply, notably for housing and vocational training.
Two professional points matter. Offering accounting services to the public for reward is reserved to members of the Institute of Certified Public Accountants of Kenya (ICPAK) holding a practising certificate, and registration with the data protection authority is here an obligation evidenced by a formal certificate.
The employer obtains a tax PIN from the KRA and registers to operate withholding on salaries. In parallel it must register as an employer with the NSSF and with the SHA, each of which runs its own channel.
The structure and its present reality are checked beforehand. The certificate of incorporation proves only that the company was born: it is the CR12, the official register search, that shows current directors and shareholders, and it must be recent.
Contracts must be in writing once the relationship exceeds a short duration, and it must carry the particulars set out in the employment legislation. For a foreign employee, a work permit of the appropriate class underpins the regularity of the whole arrangement and is handled before hiring.
Tax is withheld each month, the social and earmarked levies are computed and remitted to each institution, and a payslip is issued. An annual return summarises each employee's income and deductions. Payslips are compulsory and payroll records must be retained.
Because payroll rests on personal data, the company must consider its registration obligation with the Office of the Data Protection Commissioner.
Termination, finally, requires a valid reason and a fair procedure, with form weighing as heavily as substance before the employment courts.
La red solicita 9 documentos a todo despacho que desee representarla en Kenia. La tabla indica para cada uno la denominación exacta que se emplea allí, el organismo que lo expide y el plazo durante el cual sigue siendo admisible. Son los términos que conviene utilizar en una solicitud ante la administración local.
De estos 9 documentos, 9 se exigen a todos los candidatos y 6 tienen una validez limitada en el tiempo, siendo la más corta de 3 meses. 1 de estos documentos solo existen en Kenia y no tienen equivalente en el tronco común de la red.
| Denominación local | Organismo emisor | Validez | Fuente |
|---|---|---|---|
| Certificate of IncorporationCertificate of incorporation Pièce sans péremption, délivrée une fois pour toutes lors de la constitution. Elle ne prouve pas que la société est toujours active : la compléter obligatoirement par un CR12 récent. | Registrar of Companies — Business Registration Service (BRS), via eCitizen | Sin caducidad Obligatorio | Sitio oficial |
| CR12 — Certificate of Official SearchCR12 official search certificate of directors and shareholders Le CR12 est la pièce kényane de référence pour connaître les administrateurs et actionnaires à jour ; c'est l'équivalent fonctionnel du Kbis français. En exiger un de moins de trois mois. | Registrar of Companies — Business Registration Service (BRS), via eCitizen | 3 meses Obligatorio | Sitio oficial |
| KRA PIN CertificateKRA personal identification number certificate Le PIN de la société commence par la lettre P. Demander aussi le certificat d'enregistrement à la TVA si le cabinet est assujetti, la TVA kényane s'appliquant aux services comptables. | Kenya Revenue Authority (KRA) — plateforme iTax | Sin caducidad Obligatorio | Sitio oficial |
| Tax Compliance Certificate (TCC)Tax compliance certificate Délivré via iTax et valable douze mois, il porte un numéro de série vérifiable auprès de la KRA. C'est la pièce standard exigée par tous les donneurs d'ordre kényans : un candidat qui ne peut pas la produire a un contentieux fiscal ouvert. | Kenya Revenue Authority (KRA) — plateforme iTax | 12 meses Obligatorio | Sitio oficial |
| NSSF compliance certificate ; SHA/SHIF employer compliance letterSocial security and health insurance compliance certificate Deux organismes distincts au Kenya : le NSSF pour la retraite et la SHA pour l'assurance santé, cette dernière ayant remplacé le NHIF lors de la réforme de la couverture santé. Réclamer une attestation pour chacun, les intitulés variant selon le guichet. | National Social Security Fund (NSSF) et Social Health Authority (SHA, qui a succédé au NHIF) | 3 meses Obligatorio | Sitio oficial |
| Professional Indemnity Insurance certificateProfessional indemnity insurance certificate L'ICPAK conditionne la délivrance et le renouvellement du certificat d'exercice des cabinets à une couverture d'assurance responsabilité professionnelle : un cabinet en règle dispose donc déjà de cette attestation. | Assureur agréé par l'Insurance Regulatory Authority (IRA) du Kenya | 12 meses Obligatorio | Sitio oficial |
| ICPAK Practising Certificate ; Certificate of Registration of the firmICPAK practising certificate and firm registration certificate L'Accountants Act réserve la fourniture rémunérée de services comptables au public aux titulaires d'un practising certificate en cours de validité. Exiger le certificat de l'année et le numéro de membre ICPAK, vérifiable auprès de l'institut. | Institute of Certified Public Accountants of Kenya (ICPAK), au titre de l'Accountants Act n° 15 de 2008 | 12 meses Obligatorio | Sitio oficial |
| National ID card ou passeport et KRA PIN des directorsDirectors' identity document and KRA PIN Le CR12 nomme les directors : recouper leurs identités avec les pièces fournies, car les prête-noms sont une pratique connue au Kenya. | Directorate of National Registration ; Kenya Revenue Authority | Sin caducidad Obligatorio | Sin ventanilla en línea |
| Certificate of Registration as a Data Controller / Data ProcessorData controller / data processor registration certificate C'est la particularité kényane à ne pas manquer : l'enregistrement auprès de l'ODPC est obligatoire et se fait sur le portail dataportal.odpc.go.ke. Un prestataire de paie traite par nature des données de salariés et entre pleinement dans le champ ; la durée de validité usuelle de vingt-quatre mois est à confirmer sur le certificat lui-même. | Office of the Data Protection Commissioner (ODPC), au titre du Data Protection Act 2019 | 24 meses Obligatorio | Sitio oficial |
Recent instability in earmarked levies is the first thing to watch. The move from the NHIF to the SHA and the introduction of earmarked contributions have changed rates, names and payment channels within a few years. Kenyan payroll configuration is not something to freeze: it has to be revisited regularly.
Registration with the data protection authority produces, moreover, a certificate of its own. Kenya is one of the few countries on this list where a payroll processor must hold an official document on this point rather than a self-declaration of compliance.
The distinction between the certificate of incorporation and the CR12 is, finally, a genuine filter. The former says nothing about the current position, and nominee arrangements make it worth cross-checking the identities of the directors named on the latter.
Le Kenya est l'un des rares pays de la liste où la protection des données impose une pièce justificative formelle : le certificat d'enregistrement ODPC, incontournable pour un sous-traitant de paie. Ne confondez pas le Certificate of Incorporation, qui ne prouve que la naissance de la société, avec le CR12, seul document reflétant la situation actuelle. Attention enfin à la transition NHIF vers SHA, qui a modifié les intitulés des attestations santé : jugez le contenu plutôt que le titre.
La red abre 3 plazas de partner en Kenia, ni una más. Todavía no hay ningún despacho incorporado: las 3 plazas siguen por tanto abiertas a las solicitudes de incorporación.
Ningún partner incorporado en Kenia ha solicitado figurar en el directorio público. Los datos de contacto de un despacho solo se transmiten al cliente seleccionado, en el momento de la asignación de un encargo.
La presentación de un expediente no equivale a la admisión: cada solicitud se instruye una por una. No existe ninguna facturación mínima y el partner seleccionado factura sus honorarios directamente.
Presente una solicitud de incorporación: instruimos su expediente, comprobamos la documentación exigida allí y le respondemos, sea positiva o negativa la respuesta.
Kenyan law reserves the provision of accounting services to the public for reward, so we require the current year's ICPAK practising certificate, the membership number of the responsible professional and the firm's certificate of registration, which we confirm with the institute.
We also request a recent CR12, the KRA tax compliance certificate, the NSSF and SHA certificates, the professional indemnity insurance certificate and the certificate of registration with the data protection authority. A firm holding none of these is not eligible for the network.
Describa su necesidad. En Kenia todavía no hay ningún despacho referenciado: estudiamos la solicitud y la confiamos después a un despacho local que la red identifica y verifica, o al partner de un país vecino que cubre este territorio. Sus datos de contacto solo se transmiten al despacho seleccionado.
Solicitar un despacho en KeniaUna movilidad rara vez se organiza país por país. Las fichas vecinas siguen el mismo esquema.
Estos países concentran la mayor parte de las solicitudes recibidas: cada uno cuenta, además de su ficha, con seis páginas dedicadas a un aspecto de la nómina local.
La información reunida en esta página procede de los registros, administraciones y organismos que figuran a continuación, consultados durante la elaboración del repertorio. Se facilita a título orientativo y no sustituye el criterio de un profesional establecido en Kenia.