Le réseau suit le Kenya au titre de la zone Afrique de l'Est. Les bulletins y sont établis en shilling kényan (KES) et les échanges avec un cabinet local se tiennent en swahili et anglais.
Les places d'affaires où le réseau cherche en priorité un correspondant sont Nairobi, Mombasa, Kisumu, Nakuru.
Le pays se situe hors de l'Union européenne et hors de l'Espace économique européen : le certificat A1 n'y a pas cours. Le maintien au régime d'origine dépend alors de la convention bilatérale de sécurité sociale éventuellement conclue avec le pays de départ ; à défaut de convention, il faut compter avec une double affiliation et l'anticiper dans le budget de la mission.
La réponse à cette question change tout : elle détermine à qui vous pouvez confier vos bulletins sur place, et ce que vous devez exiger avant de signer. Elle a été vérifiée pays par pays auprès des autorités locales.
Au Kenya, l'établissement de la paie pour le compte de tiers est une activité réglementée. Elle s'exerce sous le titre de Certified Public Accountant of Kenya — CPA(K), et une inscription en cours de validité doit vous être présentée avant tout engagement.
L'Accountants Act n° 15 de 2008 réserve l'offre rémunérée de services comptables au public aux membres de l'ICPAK titulaires d'un practising certificate valide, exercant au sein d'un cabinet enregistré. La paie externalisée relève de ces services : n'accepter qu'un cabinet dont le practising certificate de l'année en cours est produit et vérifié auprès de l'ICPAK.
Le Kenya offre à un employeur étranger une administration anglophone, largement numérisée et bâtie sur le modèle du droit commun. La paie est libellée en shillings kényans (KES) et les documents contractuels s'établissent en anglais, ce qui allège sensiblement la charge de traduction par rapport aux autres pays de la région.
L'impôt sur les salaires transite par le mécanisme du prélèvement à la source administré par la Kenya Revenue Authority (KRA) sur sa plateforme iTax. À côté de l'impôt, plusieurs prélèvements obligatoires coexistent et ont évolué rapidement ces dernières années : la retraite relève du National Social Security Fund (NSSF), la couverture santé de la Social Health Authority (SHA), qui a succédé au NHIF, et s'y ajoutent des prélèvements affectés, notamment au logement et à la formation professionnelle.
Deux points professionnels comptent. L'offre rémunérée de services comptables au public est réservée aux membres de l'Institute of Certified Public Accountants of Kenya (ICPAK) titulaires d'un certificat d'exercice, et l'enregistrement auprès de l'autorité de protection des données est ici une obligation assortie d'une pièce justificative.
L'employeur obtient un numéro fiscal auprès de la KRA et s'enregistre au titre du prélèvement à la source sur les salaires. Il doit en parallèle s'inscrire comme employeur auprès du NSSF et de la SHA, chacune disposant de son propre circuit.
La structure et sa réalité présente se vérifient en amont. Le certificat de constitution ne prouve que la naissance de la société : c'est le CR12, extrait officiel du registre, qui montre les administrateurs et actionnaires actuels et qui doit être récent.
L'écrit s'impose dès lors que la relation dépasse une durée courte, et il doit comporter les mentions prévues par la loi sur l'emploi. Pour un salarié étranger, un permis de travail de la catégorie appropriée conditionne la régularité de l'ensemble et se traite avant l'embauche.
L'impôt est retenu chaque mois, les prélèvements sociaux et affectés sont calculés et versés à chaque organisme, et un bulletin est remis au salarié. Une déclaration annuelle récapitule les revenus et retenues de chacun.
Parce que la paie repose sur des données personnelles, l'entreprise doit examiner son obligation d'enregistrement auprès de l'Office of the Data Protection Commissioner.
La rupture, enfin, obéit à une exigence de motif valable et de procédure équitable, la forme pesant autant que le fond devant les juridictions du travail.
Le réseau demande 9 pièces à tout cabinet qui souhaite le représenter au Kenya. Le tableau donne pour chacune l'intitulé exact en usage sur place, l'organisme qui la délivre et la durée pendant laquelle elle reste recevable. Ce sont les termes à employer dans une demande auprès de l'administration locale.
Sur ces 9 pièces, 9 sont exigées de tous les candidats et 6 ont une durée de validité limitée, la plus courte étant de 3 mois. 1 de ces pièces n'existent qu'au Kenya et n'ont aucun équivalent dans le socle commun du réseau.
| Intitulé local | Organisme émetteur | Validité | Source |
|---|---|---|---|
| Certificate of IncorporationCertificat de constitution de la société Pièce sans péremption, délivrée une fois pour toutes lors de la constitution. Elle ne prouve pas que la société est toujours active : la compléter obligatoirement par un CR12 récent. | Registrar of Companies — Business Registration Service (BRS), via eCitizen | Sans péremption Exigée | Site officiel |
| CR12 — Certificate of Official SearchExtrait officiel des dirigeants et actionnaires (CR12) Le CR12 est la pièce kényane de référence pour connaître les administrateurs et actionnaires à jour ; c'est l'équivalent fonctionnel du Kbis français. En exiger un de moins de trois mois. | Registrar of Companies — Business Registration Service (BRS), via eCitizen | 3 mois Exigée | Site officiel |
| KRA PIN CertificateCertificat de numéro d'identification fiscale Le PIN de la société commence par la lettre P. Demander aussi le certificat d'enregistrement à la TVA si le cabinet est assujetti, la TVA kényane s'appliquant aux services comptables. | Kenya Revenue Authority (KRA) — plateforme iTax | Sans péremption Exigée | Site officiel |
| Tax Compliance Certificate (TCC)Attestation de régularité fiscale Délivré via iTax et valable douze mois, il porte un numéro de série vérifiable auprès de la KRA. C'est la pièce standard exigée par tous les donneurs d'ordre kényans : un candidat qui ne peut pas la produire a un contentieux fiscal ouvert. | Kenya Revenue Authority (KRA) — plateforme iTax | 12 mois Exigée | Site officiel |
| NSSF compliance certificate ; SHA/SHIF employer compliance letterAttestation de régularité auprès des organismes sociaux Deux organismes distincts au Kenya : le NSSF pour la retraite et la SHA pour l'assurance santé, cette dernière ayant remplacé le NHIF lors de la réforme de la couverture santé. Réclamer une attestation pour chacun, les intitulés variant selon le guichet. | National Social Security Fund (NSSF) et Social Health Authority (SHA, qui a succédé au NHIF) | 3 mois Exigée | Site officiel |
| Professional Indemnity Insurance certificateAttestation d'assurance responsabilité civile professionnelle L'ICPAK conditionne la délivrance et le renouvellement du certificat d'exercice des cabinets à une couverture d'assurance responsabilité professionnelle : un cabinet en règle dispose donc déjà de cette attestation. | Assureur agréé par l'Insurance Regulatory Authority (IRA) du Kenya | 12 mois Exigée | Site officiel |
| ICPAK Practising Certificate ; Certificate of Registration of the firmCertificat d'exercice délivré par l'institut des experts-comptables L'Accountants Act réserve la fourniture rémunérée de services comptables au public aux titulaires d'un practising certificate en cours de validité. Exiger le certificat de l'année et le numéro de membre ICPAK, vérifiable auprès de l'institut. | Institute of Certified Public Accountants of Kenya (ICPAK), au titre de l'Accountants Act n° 15 de 2008 | 12 mois Exigée | Site officiel |
| National ID card ou passeport et KRA PIN des directorsPièce d'identité et numéro fiscal des dirigeants Le CR12 nomme les directors : recouper leurs identités avec les pièces fournies, car les prête-noms sont une pratique connue au Kenya. | Directorate of National Registration ; Kenya Revenue Authority | Sans péremption Exigée | Pas de guichet en ligne |
| Certificate of Registration as a Data Controller / Data ProcessorCertificat d'enregistrement comme responsable ou sous-traitant de données C'est la particularité kényane à ne pas manquer : l'enregistrement auprès de l'ODPC est obligatoire et se fait sur le portail dataportal.odpc.go.ke. Un prestataire de paie traite par nature des données de salariés et entre pleinement dans le champ ; la durée de validité usuelle de vingt-quatre mois est à confirmer sur le certificat lui-même. | Office of the Data Protection Commissioner (ODPC), au titre du Data Protection Act 2019 | 24 mois Exigée | Site officiel |
L'instabilité récente des prélèvements affectés est le premier point à surveiller. La transition du NHIF vers la SHA et l'introduction de contributions affectées ont modifié à la fois les taux, les intitulés et les circuits de versement en peu d'années. Un paramétrage de paie kényan ne se fige pas : il se revoit.
L'enregistrement auprès de l'autorité de protection des données donne par ailleurs lieu à un certificat. Le Kenya est l'un des rares pays de cette liste où un sous-traitant de paie doit détenir une pièce officielle sur ce point, et non une simple déclaration de conformité.
La distinction entre le certificat de constitution et le CR12 est enfin un vrai filtre. Le premier ne dit rien de la situation actuelle, et les pratiques de prête-nom rendent utile le recoupement des identités des administrateurs figurant sur le second.
Le Kenya est l'un des rares pays de la liste où la protection des données impose une pièce justificative formelle : le certificat d'enregistrement ODPC, incontournable pour un sous-traitant de paie. Ne confondez pas le Certificate of Incorporation, qui ne prouve que la naissance de la société, avec le CR12, seul document reflétant la situation actuelle. Attention enfin à la transition NHIF vers SHA, qui a modifié les intitulés des attestations santé : jugez le contenu plutôt que le titre.
Le réseau ouvre 3 places de partenaire au Kenya, pas une de plus. Aucun cabinet n'y est encore référencé : les 3 places restent donc ouvertes aux demandes d'intégration.
Aucun partenaire référencé au Kenya n'a demandé à figurer dans l'annuaire public. Les coordonnées d'un cabinet ne sont transmises qu'au client retenu, à l'attribution d'une mission.
Le dépôt d'un dossier ne vaut pas admission : chaque demande est instruite une par une. Il n'existe aucun chiffre d'affaires minimum, et le partenaire retenu facture ses honoraires en direct.
Déposez une demande d'intégration : nous instruisons votre dossier, nous vérifions les pièces exigées sur place et nous vous répondons, que la réponse soit positive ou non.
La loi kényane réserve la fourniture rémunérée de services comptables au public : nous exigeons donc le certificat d'exercice de l'année en cours délivré par l'ICPAK, le numéro de membre du professionnel responsable et le certificat d'enregistrement du cabinet, que nous faisons confirmer auprès de l'institut.
Nous demandons également le CR12 récent, le certificat de conformité fiscale délivré par la KRA, les attestations du NSSF et de la SHA, l'attestation d'assurance de responsabilité professionnelle et le certificat d'enregistrement auprès de l'autorité de protection des données.
Décrivez votre besoin. Aucun cabinet n'est encore référencé au Kenya : nous instruisons la demande, puis nous la confions à un cabinet local que le réseau identifie et vérifie, ou au partenaire d'un pays voisin qui couvre ce territoire. Vos coordonnées ne sont transmises qu'au seul cabinet retenu.
Demander un prestataire au KenyaUne mobilité s'organise rarement pays par pays. Les fiches voisines suivent la même trame.
Ces pays concentrent l'essentiel des demandes reçues : chacun dispose, en plus de sa fiche, de six pages consacrées à un aspect de la paie locale.
Les informations réunies sur cette page proviennent des registres, administrations et organismes suivants, consultés lors de la constitution du référentiel. Elles sont données à titre d'orientation et ne remplacent pas l'avis d'un professionnel établi au Kenya.