Das Netzwerk betreut Finnland in der Region Nordeuropa. Die Entgeltabrechnungen werden dort in EUR erstellt, und der Austausch mit einer örtlichen Kanzlei erfolgt auf Finnisch und Schwedisch.
Die Wirtschaftszentren, in denen das Netzwerk vorrangig einen Korrespondenten sucht, sind Helsinki, Espoo, Tampere, Turku.
Das Land ist Mitglied der Europäischen Union. Ein aus einem anderen Mitgliedstaat entsandter Arbeitnehmer bleibt unter den Voraussetzungen der europäischen Koordinierungsverordnungen dem Herkunftssystem zugeordnet; die vom Träger des Entsendestaats ausgestellte A1-Bescheinigung dient als Nachweis. Dieses Dokument wird bei Kontrollen vor Ort verlangt: Es ist vor der Abreise zu beantragen, niemals danach.
Die Antwort auf diese Frage entscheidet alles: Sie bestimmt, wem Sie Ihre Entgeltabrechnungen vor Ort anvertrauen können und was Sie vor einer Unterzeichnung verlangen müssen. Sie wurde Land für Land bei den örtlichen Behörden überprüft.
In Finnland ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Dritte gesetzlich keinem eingetragenen Beruf vorbehalten: Jedes Unternehmen darf sie übernehmen. Das Fehlen einer gesetzlichen Schranke verlagert die Prüfung auf Sie, und deshalb kontrolliert das Netzwerk die Eintragung, die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Unbedenklichkeit sowie den Versicherungsschutz jeder Kanzlei selbst, bevor es sie aufnimmt.
La tenue de comptabilité et la paie pour compte de tiers ne sont pas réglementées en Finlande : n'importe quelle société inscrite au registre du commerce peut les exercer. Seule l'activité d'audit légal (tilintarkastus) est agréée par le PRH. La qualité se contrôle donc par l'auktorisointi de la Taloushallintoliitto et par les diplômes KLT/PHT des collaborateurs.
Finland is a European Union and eurozone country: salaries are denominated in euros and coordination with French schemes runs through the European regulations, which keeps postings and mixed careers straightforward. The simplicity ends there, because Finnish social organisation resembles no other in Europe.
There is no single collection agency. Employee pension insurance, the TyEL scheme, is carried by authorised private companies, and an employer proves its compliance to its pension insurer rather than to a public counter. Preventive occupational health care is a further duty of every employer, evidenced by a contract with a provider.
Documents are drawn up in Finnish or Swedish, the two national languages; English is widely used in business but does not remove the need for a version in an official language should an inspection arise. Payroll itself is not a regulated profession: only statutory audit is authorised, by the Patentti- ja rekisterihallitus (PRH, the national board of patents and registration).
The order of questions is unusual in Finland. Before even choosing between a subsidiary and no establishment, identify the applicable collective agreement: many are universally binding and apply whether or not the employer belongs to an employers' federation. Sector minimum pay, premiums and working time all follow from it, and building an offer without reading it means rewriting contracts later.
Registration comes next. A foreign company obtains a Y-tunnus business identity code in the YTJ system and enters the employer register with the Verohallinto (tax administration). Entry in the prepayment register, the ennakkoperintärekisteri, deserves particular attention: without it, clients must withhold tax from their payments.
The employee is then covered by a TyEL contract taken out with a pension insurer, by occupational accident insurance and by occupational health care. An employment contract may be concluded in writing or orally, but the employer must in any event provide a written statement of the essential terms of the relationship, so drafting a full contract is the sensible course.
Tax is withheld at source using the employee's tax card, which carries an individually calculated rate. Each salary payment is then reported to the national incomes register, the tulorekisteri, within a very short window after payment.
Termination follows regulated grounds and a prior consultation procedure.
Das Netzwerk verlangt von jeder Kanzlei, die es in Finnland vertreten möchte, 10 Nachweise. Die Tabelle nennt für jeden Nachweis die vor Ort gebräuchliche genaue Bezeichnung, die ausstellende Stelle und den Zeitraum, in dem er anerkannt bleibt. Es sind die Begriffe, die in einem Antrag an die örtliche Verwaltung zu verwenden sind.
Von diesen 10 Nachweisen werden 7 von allen Bewerbern verlangt, und 7 haben eine begrenzte Gültigkeitsdauer; die kürzeste beträgt 3 Monate. 2 dieser Nachweise gibt es nur in Finnland; im gemeinsamen Sockel des Netzwerks haben sie keine Entsprechung.
| Örtliche Bezeichnung | Ausstellende Stelle | Gültigkeit | Quelle |
|---|---|---|---|
| KaupparekisterioteTrade Register extract Pièce n°2 de la liste imposée par la tilaajavastuulaki ; l'extrait doit dater de moins de trois mois. Version anglaise disponible auprès du PRH. | Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) — Kaupparekisteri | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| Ote YTJ-rekisteristä : selvitys ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin merkitsemisestä (Y-tunnus)YTJ business information extract: entry in the prepayment register, employer register and VAT register (Business ID) C'est la pièce n°1 de la tilaajavastuulaki. L'inscription à l'ennakkoperintärekisteri (registre de la retenue à la source) est le vrai signal de sérieux : sans elle, le donneur d'ordre doit retenir l'impôt à la source sur ses paiements. | Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (YTJ) — Verohallinto et PRH | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| Todistus verojen maksamisesta / verovelkatodistusCertificate of tax payment / tax debt certificate Gratuit, téléchargeable dans OmaVero. Le « todistus verojen maksamisesta » est délivré quand tout est à jour ; à défaut c'est un « verovelkatodistus » qui chiffre la dette. | Verohallinto (administration fiscale finlandaise) | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| Todistus työeläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta (TyEL-todistus)Certificate of employee pension insurance and payment of pension contributions (TyEL) Pièce n°4 de la tilaajavastuulaki. En Finlande il n'y a pas d'organisme unique type URSSAF : la retraite salariés est assurée par des compagnies privées agréées, c'est donc l'assureur retraite du cabinet qui délivre l'attestation. | Työeläkevakuutusyhtiö (Varma, Ilmarinen, Elo…) ; registre tenu par l'Eläketurvakeskus (ETK) | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoistaStatement of the applicable collective agreement or key terms of employment Pièce n°5 de la tilaajavastuulaki. Pour un cabinet de paie, il s'agit normalement du « Taloushallintoalan työehtosopimus » (convention collective du secteur de l'administration financière). | Le cabinet lui-même (déclaration écrite exigée par la loi 1233/2006) | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| Selvitys työterveyshuollon järjestämisestäStatement on the arrangement of occupational health care Pièce n°6 de la tilaajavastuulaki : la médecine du travail préventive est obligatoire pour tout employeur finlandais, l'attestation est un contrat avec le prestataire. | Prestataire de santé au travail du cabinet ; contrôle par le Työsuojeluhallinto | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| Vastuuvakuutus / varallisuusvastuuvakuutusProfessional liability / financial loss insurance Aucune obligation légale pour un tilitoimisto. Elle est en revanche exigée dans les conditions d'auktorisointi de la Taloushallintoliitto, ce qui en fait un bon critère de sélection. | Assureur privé finlandais | 12 Monate Je nach Fall | Amtliche Website |
| Auktorisoitu tilitoimisto ; KLT-tutkinto (comptabilité) et PHT-tutkinto (paie)Authorised accounting firm; KLT (accounting) and PHT (payroll) qualifications Label volontaire, pas une licence d'État. Le PHT (Palkkahallinnon tutkinto) est LA certification finlandaise spécifique à la paie : c'est le meilleur marqueur de compétence pour notre réseau. La liste des cabinets agréés est publique. | Suomen Taloushallintoliitto ry / Tili-instituuttisäätiö | Unbefristet Je nach Fall | Amtliche Website |
| Toimitusjohtajan / hallituksen jäsenen henkilöllisyystodistusManaging director's or board member's identity document Les représentants légaux et leurs pouvoirs de signature figurent déjà sur l'extrait du registre du commerce ; la pièce d'identité sert au contrôle LCB-FT. | Poliisi (passeport / carte d'identité) ; noms vérifiables sur le kaupparekisteriote | Unbefristet Erforderlich | Amtliche Website |
| Seloste käsittelytoimista (GDPR) ja tietosuojavastaavan yhteystiedotRecord of processing activities (GDPR) and DPO contact details Aucun enregistrement préalable n'est requis en Finlande sous le RGPD : il n'existe donc pas d'attestation officielle, seulement les documents internes de conformité. | Tietosuojavaltuutetun toimisto (autorité finlandaise de protection des données) | Unbefristet Je nach Fall | Amtliche Website |
The national incomes register, tulorekisteri, changes the logic of payroll: each payment is reported individually shortly after it is made, rather than aggregated into a monthly return. Authorities, funds and insurers draw directly on it, which makes any error immediately visible and demands a payroll calendar kept to the day.
The universally binding collective agreement is the country's second distinctive feature. A foreign employer with no federation membership is still bound by the sector text once it has been declared universally applicable. Pay scales negotiated at national level thus reach employers who never sat at the bargaining table.
The contractor's obligations and liability act, the tilaajavastuulaki, lists the documents a company must obtain from its subcontractor and requires them to be recent. It hands the network a due diligence checklist already written by the Finnish legislature.
La Finlande a l'avantage d'avoir codifié exactement notre besoin : la « tilaajavastuulaki » (laki 1233/2006, loi sur l'obligation de vérification du donneur d'ordre) fixe la liste des pièces à réclamer à un sous-traitant et impose qu'elles datent de moins de trois mois, avec conservation deux ans après la fin du contrat. Reprendre cette liste telle quelle vaut mieux que d'inventer la nôtre. Beaucoup de cabinets finlandais achètent un rapport « Luotettava Kumppani » (Tilaajavastuu.fi) qui regroupe toutes ces pièces en un seul document : c'est acceptable et plus rapide. Attention enfin : la « regularite_sociale » ne se prouve pas auprès d'un organisme public mais auprès de la compagnie d'assurance retraite privée du cabinet.
Das Netzwerk hält in Finnland 3 Partnerplätze offen, nicht mehr. Dort ist noch keine Kanzlei aufgenommen: Alle 3 Plätze stehen daher für Aufnahmeanträge offen.
Kein in Finnland aufgenommener Partner hat um die Aufnahme in das öffentliche Verzeichnis gebeten. Die Kontaktdaten einer Kanzlei werden erst bei der Vergabe eines Auftrags an den Kunden weitergegeben.
Die Einreichung eines Antrags bedeutet keine Aufnahme: Jeder Antrag wird einzeln geprüft. Ein Mindestumsatz wird nicht verlangt, und der ausgewählte Partner stellt sein Honorar unmittelbar in Rechnung.
Stellen Sie einen Aufnahmeantrag: Wir prüfen Ihre Unterlagen, kontrollieren die vor Ort geforderten Nachweise und antworten Ihnen, ob die Antwort positiv ausfällt oder nicht.
For Finland we adopt the tilaajavastuulaki list: the PRH trade register extract, a YTJ statement showing entries in the prepayment, employer and VAT registers, a tax certificate from the Verohallinto, a TyEL certificate from the pension insurance company, the collective agreement applied and the occupational health care contract. A consolidated report such as Luotettava Kumppani is accepted.
We place particular value on the Taloushallintoliitto auktorisoitu tilitoimisto accreditation and, among staff, on the PHT qualification, which is the Finnish qualification specific to payroll work.
Beschreiben Sie Ihren Bedarf. In Finnland ist noch keine Kanzlei gelistet: Wir prüfen die Anfrage und geben sie anschließend an eine örtliche Kanzlei, die das Netzwerk ermittelt und überprüft, oder an den Partner eines Nachbarlands, das dieses Gebiet abdeckt. Ihre Kontaktdaten erhält allein die ausgewählte Kanzlei.
Dienstleister in Finnland anfragenMobilität wird selten Land für Land organisiert. Die benachbarten Länderprofile folgen demselben Aufbau.
Auf diese Länder entfällt der Großteil der eingehenden Anfragen: Jedes verfügt neben seinem Länderprofil über sechs Seiten zu je einem Aspekt der örtlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Die auf dieser Seite zusammengetragenen Angaben stammen aus den nachstehenden Registern, Verwaltungen und Stellen, die bei der Erstellung des Verzeichnisses herangezogen wurden. Sie dienen der Orientierung und ersetzen nicht die Beratung durch eine in Finnland ansässige Fachperson.