Hier zeigt sich der Wert des Länderprofils Polen: Jedes erwartete Dokument ist dort mit seiner örtlichen Bezeichnung, dem Namen der ausstellenden Stelle und dem Zeitraum aufgeführt, in dem es anerkannt bleibt.
Ein Dienstleister, der diese Nachweise nicht vorlegen kann, handelt nicht zwangsläufig unredlich: In vielen Ländern sind sie bei mehreren verschiedenen Verwaltungen zu beantragen und brauchen Zeit. Ein Dienstleister jedoch, der nicht weiß, wovon Sie sprechen, führt in Polen keine ordnungsgemäße Lohnabrechnung. Die nachstehende Tabelle nennt Ihnen die genauen Begriffe.
Das Netzwerk verlangt von jeder Kanzlei, die es in Polen vertreten möchte, 8 Nachweise. Die Tabelle nennt für jeden Nachweis die vor Ort gebräuchliche genaue Bezeichnung, die ausstellende Stelle und den Zeitraum, in dem er anerkannt bleibt. Es sind die Begriffe, die in einem Antrag an die örtliche Verwaltung zu verwenden sind. Von diesen 8 Nachweisen werden 7 von allen Bewerbern verlangt, und 5 haben eine begrenzte Gültigkeitsdauer; die kürzeste beträgt 3 Monate.
| Örtliche Bezeichnung | Ausstellende Stelle | Gültigkeit | Quelle |
|---|---|---|---|
| Odpis aktualny z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) — ou wpis do CEIDG pour un entrepreneur individuelCurrent extract from the National Court Register (KRS) Demander l'odpis aktualny (extrait à jour) et non l'odpis pełny (extrait intégral historique). Il se télécharge gratuitement en ligne avec une valeur équivalente à un document papier. Il porte le numéro KRS, le capital, l'objet (codes PKD) et surtout le mode de représentation (sposób reprezentacji), à contrôler avant signature. | Krajowy Rejestr Sądowy, Ministerstwo Sprawiedliwości ; CEIDG pour les entrepreneurs individuels | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej), REGON et statut sur la biała lista podatników VATTax identification number, statistical number and VAT white-list status La biała lista est une particularité polonaise décisive : elle est publique, gratuite, et indique le statut TVA du cabinet ainsi que les comptes bancaires qu'il a déclarés. Un virement supérieur à 15 000 PLN vers un compte non listé fait perdre la déductibilité au payeur — vérifier le compte de facturation du partenaire sur cette liste avant tout règlement. | Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) / Ministerstwo Finansów ; GUS pour le REGON | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach (formularz ZAS-W)Certificate of no tax arrears Se demande auprès du bureau des impôts du siège, en ligne via e-Urząd Skarbowy ou ePUAP, et se délivre sous sept jours. L'attestation est un constat à une date donnée et n'a pas de durée légale : en exiger une de moins de trois mois. | Urząd Skarbowy compétent — Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUSCertificate of no social security contribution arrears S'obtient dans l'espace PUE/eZUS et son authenticité se vérifie en ligne grâce au code porté sur le document. Le ZUS recouvre l'ensemble des cotisations, y compris l'assurance maladie reversée au NFZ : une attestation unique couvre donc tout le champ social. | Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| Obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC) przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowychCompulsory civil liability insurance for bookkeeping service providers Rare cas où l'assurance RC est réellement imposée par la loi : la ustawa o rachunkowości oblige tout prestataire de tenue de livres comptables à souscrire une OC dont le montant minimum est fixé par arrêté du ministre des Finances (10 000 EUR par sinistre). Attention à la portée : cette obligation vise la tenue des livres, et un cabinet purement kadrowo-płacowe peut soutenir en être exempté — exiger alors une OC volontaire couvrant explicitement les prestations de paie. | Assureur agréé, sous contrôle de la Komisja Nadzoru Finansowego (KNF) ; obligation posée par la loi comptable et un règlement du ministre des Finances | 12 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| Wpis na listę doradców podatkowych (Krajowa Izba Doradców Podatkowych) lub do rejestru biegłych rewidentów — le cas échéantRegistration as a licensed tax adviser or statutory auditor Depuis la déréglementation de 2014, le certyfikat księgowy a été supprimé et la tenue de livres comme la paie sont ouvertes à tous, sous la seule condition d'honorabilité et d'assurance OC. Restent réglementés le doradca podatkowy, seul habilité à représenter un contribuable dans les procédures fiscales, et le biegły rewident pour l'audit légal. Exiger l'inscription KIDP si le partenaire annonce représenter le client devant l'administration fiscale. | Krajowa Izba Doradców Podatkowych (KIDP) ; Polska Izba Biegłych Rewidentów (PIBR), sous supervision de la PANA | Unbefristet Je nach Fall | Amtliche Website |
| Dowód osobisty lub paszport członka zarządu, i wpis do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR)Board member's ID and Central Register of Beneficial Owners entry Le CRBR est public et gratuit : il permet de vérifier les bénéficiaires effectifs déclarés et de les recouper avec l'extrait KRS. L'absence d'inscription est sanctionnée et constitue en soi un signal de négligence administrative. | Ministerstwo Finansów pour le CRBR | Unbefristet Erforderlich | Amtliche Website |
| Rejestr czynności przetwarzania i umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO)Record of processing activities and Article 28 processor agreement Plus aucun enregistrement auprès de l'UODO depuis 2018 : l'ancien GIODO et son registre de fichiers ont disparu. Les pièces attendues sont le registre interne des traitements, la umowa powierzenia signée avec le réseau et, pour un opérateur de paie traitant des données de santé et syndicales à grande échelle, la désignation d'un inspektor ochrony danych déclarée à l'UODO. | Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) | Unbefristet Erforderlich | Amtliche Website |
Beschreiben Sie Ihren Bedarf. Er wird den Partnern des Landes als anonyme Zusammenfassung vorgelegt; Ihre Kontaktdaten erhält allein die ausgewählte Kanzlei.
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