Le réseau suit le Japon au titre de la zone Asie de l'Est. Les bulletins y sont établis en yen (JPY) et les échanges avec un cabinet local se tiennent en japonais.
Les places d'affaires où le réseau cherche en priorité un correspondant sont Tokyo, Osaka, Nagoya, Yokohama.
Le pays se situe hors de l'Union européenne et hors de l'Espace économique européen : le certificat A1 n'y a pas cours. Le maintien au régime d'origine dépend alors de la convention bilatérale de sécurité sociale éventuellement conclue avec le pays de départ ; à défaut de convention, il faut compter avec une double affiliation et l'anticiper dans le budget de la mission.
La réponse à cette question change tout : elle détermine à qui vous pouvez confier vos bulletins sur place, et ce que vous devez exiger avant de signer. Elle a été vérifiée pays par pays auprès des autorités locales.
Au Japon, l'établissement de la paie pour le compte de tiers est une activité réglementée. Elle s'exerce sous le titre de 社会保険労務士 (Shakai hoken rōmushi) ; 税理士 (Zeirishi) pour le volet fiscal, et une inscription en cours de validité doit vous être présentée avant tout engagement.
Réglementation partielle et bicéphale. Le calcul brut/net n'est pas réservé et peut être rendu par n'importe quel prestataire. Mais dès qu'il s'agit de rédiger et de déposer pour le compte du client les formulaires d'assurances sociales et de droit du travail (算定基礎届, 資格取得届, 労働保険年度更新…), c'est le monopole du 社会保険労務士 ; et le 年末調整 comme les 源泉徴収 relèvent du monopole du 税理士. Vérifier lequel des deux titres le cabinet détient, et comment il couvre l'autre volet.
Le Japon associe une réglementation professionnelle stricte à une pratique administrative très formalisée. La paie y est partagée entre deux titres protégés : le 社会保険労務士 (shakai hoken rōmushi, conseil en assurances sociales et droit du travail) détient le monopole des déclarations sociales déposées pour autrui, tandis que le 税理士 (zeirishi, conseil fiscal) détient celui de la retenue à la source et de sa régularisation annuelle. Le calcul brut-net, lui, n'est réservé à personne, d'où des offres commerciales qui ne couvrent qu'une partie du parcours.
Le yen se verse par virement sur un compte japonais. Contrats et bulletins sont établis en japonais ; une version anglaise reste possible pour le confort d'un salarié expatrié, mais elle ne dispense jamais de la version japonaise remise aux administrations.
Aucun espace de coordination multilatérale ne concerne le Japon. Les relations franco-japonaises en la matière sont régies par une convention bilatérale de sécurité sociale, qui traite les situations de détachement et écarte la double affiliation du salarié concerné.
Trois formes s'offrent à une entreprise étrangère qui emploie au Japon : le bureau de représentation, la succursale (支店) et la filiale (株式会社 ou 合同会社). Le bureau de représentation n'autorise aucune activité commerciale, et la forme retenue conditionne l'ouverture d'un compte bancaire local, condition pratique du versement des salaires.
Deux systèmes d'affiliation coexistent ensuite, qu'il ne faut pas confondre : les assurances sociales (社会保険, maladie et retraite), gérées par le Japan Pension Service, et les assurances du travail (労働保険, accidents du travail et chômage), gérées par les bureaux du travail. Deux immatriculations, deux calendriers, deux attestations.
La notification écrite des conditions de travail est due au salarié en plus du contrat, et toute entreprise atteignant un certain effectif doit adopter un règlement intérieur (就業規則) et le déposer auprès de l'inspection du travail. Ce point est régulièrement découvert trop tard.
Chaque mois, un bulletin est remis et l'impôt sur le revenu est retenu à la source, avant un ajustement de fin d'année (年末調整) qui dispense la plupart des salariés de déclaration personnelle. La rupture du contrat, enfin, est très encadrée par la jurisprudence : le licenciement pour motif personnel est difficile à sécuriser, et une sortie négociée reste souvent la voie la plus sûre.
Le réseau demande 8 pièces à tout cabinet qui souhaite le représenter au Japon. Le tableau donne pour chacune l'intitulé exact en usage sur place, l'organisme qui la délivre et la durée pendant laquelle elle reste recevable. Ce sont les termes à employer dans une demande auprès de l'administration locale.
Sur ces 8 pièces, 6 sont exigées de tous les candidats et 6 ont une durée de validité limitée, la plus courte étant de 3 mois.
| Intitulé local | Organisme émetteur | Validité | Source |
|---|---|---|---|
| 履歴事項全部証明書 (Rireki jikō zenbu shōmeisho)Certificat de l'intégralité des mentions historiques du registre des sociétés (extrait Kbis japonais) Demander bien le 履歴事項全部証明書 et non le 現在事項証明書 : seul le premier retrace les changements des trois dernières années (siège, dirigeants, capital). Se commande au guichet, par courrier ou en ligne. | 法務局 (Bureau des affaires juridiques) — 登記所 | 3 mois Exigée | Site officiel |
| 法人番号 (Hōjin bangō, 13 chiffres) + 適格請求書発行事業者登録番号 (T + 法人番号)Numéro d'entreprise et numéro d'assujetti émetteur de factures qualifiées (régime de la facture, TVA) Le 法人番号 est public et vérifiable librement. Depuis octobre 2023 (régime インボイス制度), demander en plus le numéro d'émetteur de factures qualifiées, vérifiable sur invoice-kohyo.nta.go.jp : sans lui, la TVA facturée n'est pas déductible chez le client. | 国税庁 (Agence nationale des impôts, NTA) | Sans péremption Exigée | Site officiel |
| 納税証明書（その3 — 未納の税額がないこと）Attestation fiscale n° 3 : absence d'impôt national impayé Le Japon distingue quatre types de 納税証明書 : le type 3 (« その3 ») est celui qui atteste l'absence d'arriérés, c'est celui qu'il faut réclamer. Y ajouter le cas échéant l'attestation de la 都道府県税事務所 pour les impôts locaux (法人事業税・法人住民税). | 税務署 (bureau des impôts) — 国税庁 | 3 mois Exigée | Site officiel |
| 社会保険料納入証明書 (健康保険・厚生年金保険) et 労働保険料等納入証明書Attestations de versement des cotisations d'assurance maladie/retraite et d'assurance du travail Deux régimes distincts au Japon, donc deux attestations : 社会保険 (santé + retraite, Japan Pension Service) et 労働保険 (accidents du travail 労災 + chômage 雇用保険, bureaux du travail). Un cabinet employeur doit produire les deux. | 日本年金機構 (Japan Pension Service) pour le social ; 労働局 / 労働基準監督署 pour le 労働保険 | 3 mois Exigée | Site officiel |
| 社会保険労務士賠償責任保険 / 税理士職業賠償責任保険 の保険証券Police d'assurance responsabilité civile professionnelle du conseil social ou du conseil fiscal L'assurance n'est pas imposée par la loi mais elle est souscrite via le contrat groupe de la fédération professionnelle ; son existence est un bon indicateur de l'inscription effective du cabinet. | 全国社会保険労務士会連合会 ou 日本税理士会連合会, via leur assureur groupe | 12 mois Selon le cas | Site officiel |
| 社会保険労務士 登録証 (et/ou 税理士 登録)Certificat d'inscription au tableau des conseils en assurances sociales et travail (et/ou des conseils fiscaux) Le calcul de paie en lui-même (給与計算) n'est PAS une activité réservée au Japon. En revanche l'établissement et le dépôt pour autrui des formulaires d'assurances sociales et de droit du travail sont le monopole du 社会保険労務士 (社会保険労務士法, art. 2 et 27), et le 年末調整 ainsi que les déclarations de retenue à la source relèvent du monopole du 税理士 (税理士法). Un partenaire crédible détient l'un des deux titres ou travaille avec un titulaire. | 全国社会保険労務士会連合会 (Fédération nationale des 社労士) ; 日本税理士会連合会 pour les 税理士 | Sans péremption Exigée | Site officiel |
| 代表者の本人確認書類 + 印鑑証明書 (法人)Pièce d'identité du représentant et certificat d'enregistrement du sceau de la société Au Japon, la signature d'un contrat passe par l'apposition du sceau social (実印) : le 印鑑証明書 de moins de trois mois est l'usage constant pour tout engagement, bien plus que la pièce d'identité du dirigeant. | 法務局 pour le 印鑑証明書 | 3 mois Exigée | Site officiel |
| プライバシーマーク (Pマーク) ou ISMS認証Certification PrivacyMark ou certification de système de management de la sécurité de l'information La loi japonaise sur les données personnelles (個人情報保護法, APPI) n'impose aucun enregistrement préalable. En revanche la marque privée Pマーク, valable deux ans, est devenue la condition d'accès de fait aux marchés de sous-traitance de paie auprès des grands comptes japonais : son absence sera perçue comme un signal négatif. | 一般財団法人日本情報経済社会推進協会 (JIPDEC) | 24 mois Selon le cas | Site officiel |
Le sceau prime sur la signature. Un engagement se scelle au 実印 (sceau enregistré) et se prouve par le 印鑑証明書 (certificat de sceau), pièce datée dont l'usage veut qu'elle soit récente. Une convention signée à l'occidentale, sans vérification du sceau, se défend mal.
Les primes semestrielles (賞与) et l'indemnité de transport (通勤手当) ne sont imposées par aucun texte, mais l'usage les rend quasi contraignantes ; l'une et l'autre sont traitées différemment au regard des cotisations et de l'impôt. Un budget salarial construit sur le seul salaire de base sous-estime le coût réel de l'embauche.
La プライバシーマーク, marque privée de protection des données sur laquelle s'appuie le marché japonais de l'externalisation, n'a aucune valeur légale. Son absence ferme pourtant en pratique la porte des grands comptes. Ces trois points se vérifient en amont et évitent l'essentiel des difficultés rencontrées ensuite.
Ne jamais se contenter de la mention « payroll company » : au Japon, un prestataire complet doit articuler un 社労士 (volet social) et un 税理士 (volet fiscal, notamment le 年末調整), sous peine d'exercice illégal. Le registre des sociétés distingue 履歴事項全部証明書 (historique, celui à demander) et 現在事項証明書 (situation à date, insuffisant). Piège fréquent : confondre le 法人番号 (numéro d'entreprise public, 13 chiffres) avec le numéro d'assujetti à la facture qualifiée (préfixé « T »), et confondre 社会保険 et 労働保険, qui relèvent d'administrations différentes et donnent lieu à deux attestations distinctes.
Le réseau ouvre 3 places de partenaire au Japon, pas une de plus. Aucun cabinet n'y est encore référencé : les 3 places restent donc ouvertes aux demandes d'intégration.
Aucun partenaire référencé au Japon n'a demandé à figurer dans l'annuaire public. Les coordonnées d'un cabinet ne sont transmises qu'au client retenu, à l'attribution d'une mission.
Le dépôt d'un dossier ne vaut pas admission : chaque demande est instruite une par une. Il n'existe aucun chiffre d'affaires minimum, et le partenaire retenu facture ses honoraires en direct.
Déposez une demande d'intégration : nous instruisons votre dossier, nous vérifions les pièces exigées sur place et nous vous répondons, que la réponse soit positive ou non.
Un partenaire japonais doit indiquer lequel des deux titres il détient. Nous attendons la carte d'inscription de 社会保険労務士 ou de 税理士, et la description écrite de la manière dont l'autre volet est couvert, par un collaborateur interne ou par convention avec un confrère. S'y ajoutent l'extrait complet du registre des sociétés (履歴事項全部証明書, et non la version limitée à la situation du jour), l'attestation fiscale de type 3 constatant l'absence d'arriérés, les deux attestations sociales distinctes et le certificat de sceau de la société. La marque プライバシーマーク est appréciée sans être exigée.
Décrivez votre besoin. Aucun cabinet n'est encore référencé au Japon : nous instruisons la demande, puis nous la confions à un cabinet local que le réseau identifie et vérifie, ou au partenaire d'un pays voisin qui couvre ce territoire. Vos coordonnées ne sont transmises qu'au seul cabinet retenu.
Demander un prestataire au JaponChaque page reprend les données de cette fiche sous un angle particulier.
Une mobilité s'organise rarement pays par pays. Les fiches voisines suivent la même trame.
Ces pays concentrent l'essentiel des demandes reçues : chacun dispose, en plus de sa fiche, de six pages consacrées à un aspect de la paie locale.
Les informations réunies sur cette page proviennent des registres, administrations et organismes suivants, consultés lors de la constitution du référentiel. Elles sont données à titre d'orientation et ne remplacent pas l'avis d'un professionnel établi au Japon.