Le réseau suit le Canada au titre de la zone Amérique du Nord. Les bulletins y sont établis en dollar canadien (CAD) et les échanges avec un cabinet local se tiennent en anglais et français.
Les places d'affaires où le réseau cherche en priorité un correspondant sont Toronto, Montréal, Vancouver, Calgary.
Le pays se situe hors de l'Union européenne et hors de l'Espace économique européen : le certificat A1 n'y a pas cours. Le maintien au régime d'origine dépend alors de la convention bilatérale de sécurité sociale éventuellement conclue avec le pays de départ ; à défaut de convention, il faut compter avec une double affiliation et l'anticiper dans le budget de la mission.
La réponse à cette question change tout : elle détermine à qui vous pouvez confier vos bulletins sur place, et ce que vous devez exiger avant de signer. Elle a été vérifiée pays par pays auprès des autorités locales.
Au Canada, l'établissement de la paie pour le compte de tiers n'est réservé par la loi à aucune profession inscrite : n'importe quelle société peut s'en charger. L'absence de barrière légale déplace le contrôle sur vous, et c'est la raison pour laquelle le réseau vérifie lui-même l'immatriculation, la régularité fiscale et sociale et l'assurance de chaque cabinet avant de le référencer.
La paie pour compte de tiers est libre au Canada : elle ne suppose ni permis ni inscription à un ordre. La régulation joue seulement si le cabinet exerce parallèlement la comptabilité publique ou la certification, activités réservées aux cabinets inscrits auprès de l'ordre des CPA de leur province. À défaut de barrière réglementaire, apprécier les certifications SCP et GAP de l'Institut national de la paie et l'expérience effective dans la province visée.
Le Canada est fédéral et bijuridique, et ces deux caractères commandent toute la paie. La rémunération, les congés, les normes du travail et les régimes d'indemnisation des accidents relèvent en principe de la province, tandis que la retenue à la source, le régime de pensions et l'assurance emploi se traitent au niveau fédéral. Un employeur qui recrute à Toronto et à Montréal gère deux jeux d'obligations, et le Québec constitue à lui seul un régime distinct, avec ses propres numéros, son propre régime de rentes et son propre régime d'assurance parentale.
Le dollar canadien est la monnaie de paie. Le pays a deux langues officielles, et au Québec la Charte de la langue française impose la rédaction en français des contrats d'adhésion et des documents remis au personnel, sauf demande contraire du salarié.
Le Canada n'appartient à aucun espace de coordination multilatérale, mais un accord bilatéral de sécurité sociale avec la France, complété par une entente propre au Québec, règle les situations de détachement. La paie pour compte de tiers, elle, n'est pas réglementée.
Tout commence par la province : elle détermine les normes du travail applicables, l'organisme d'indemnisation des accidents et, au Québec, un jeu complet d'identifiants supplémentaires. Un employeur qui répond « le Canada » sans préciser la province n'a pas commencé à traiter le sujet.
Vient l'immatriculation. Le numéro d'entreprise est délivré par l'Agence du revenu du Canada, assorti d'un compte de programme spécifique aux retenues sur la paie : sans ce compte, aucune retenue ne peut être versée ni aucun feuillet annuel produit. Au Québec s'ajoutent un numéro d'entreprise du Québec et un jeu de comptes distincts auprès de Revenu Québec.
L'inscription à la commission provinciale d'indemnisation des accidents du travail s'apprécie province par province : le champ des employeurs assujettis et les secteurs dispensés varient, et c'est un point à faire confirmer localement avant la première embauche.
Aucune loi n'exige un contrat écrit, mais il est vivement recommandé : à défaut, la common law impose un préavis raisonnable dont la durée, fixée par les tribunaux, dépasse largement le minimum légal. C'est la principale source de mauvaise surprise pour un employeur étranger.
Retenue à la source, versements périodiques dont la fréquence dépend du volume et feuillets annuels remis au salarié comme à l'administration rythment ensuite la paie. Prévoyez enfin les règles provinciales de cessation d'emploi, qui se cumulent avec le préavis de common law.
Le réseau demande 8 pièces à tout cabinet qui souhaite le représenter au Canada. Le tableau donne pour chacune l'intitulé exact en usage sur place, l'organisme qui la délivre et la durée pendant laquelle elle reste recevable. Ce sont les termes à employer dans une demande auprès de l'administration locale.
Sur ces 8 pièces, 5 sont exigées de tous les candidats et 5 ont une durée de validité limitée, la plus courte étant de 3 mois.
| Intitulé local | Organisme émetteur | Validité | Source |
|---|---|---|---|
| Certificat de conformité (Certificate of Compliance) — sociétés fédérales ; ou État de renseignements d'une personne morale au registre des entreprises (Québec), Certificate of Status (Ontario et autres provinces)Certificat de conformité ou état de renseignements du registre des entreprises Deux niveaux possibles au Canada : constitution fédérale (Loi canadienne sur les sociétés par actions, certificat de conformité de Corporations Canada) ou provinciale. Une société fédérale doit en outre être immatriculée dans chaque province où elle exerce : au Québec, demander le NEQ et l'état de renseignements du Registraire des entreprises. | Corporations Canada (fédéral) ; Registraire des entreprises du Québec (NEQ) ; registre provincial correspondant | 3 mois Exigée | Site officiel |
| Numéro d'entreprise (NE / Business Number) et comptes de programme : RT (TPS/TVH) et RP (retenues sur la paie) ; au Québec, numéro d'identification et numéro de TVQNuméro d'entreprise et comptes de taxes et de retenues à la source Le compte de programme RP est le point de contrôle opérationnel : sans lui, le cabinet ne peut pas verser les retenues à la source ni produire les T4. Au Québec, un second jeu d'identifiants est nécessaire auprès de Revenu Québec (TVQ, retenues, RQAP). | Agence du revenu du Canada (ARC) ; Revenu Québec pour les comptes québécois | Sans péremption Exigée | Site officiel |
| Attestation de Revenu Québec (Québec) ; ailleurs, relevé de compte de l'ARC via Mon dossier d'entrepriseAttestation de régularité fiscale québécoise ou relevé de compte fédéral Situation asymétrique à connaître : le Québec délivre une véritable attestation de régularité fiscale, l'attestation de Revenu Québec, exigée pour de nombreux contrats, permis et autorisations et valable quatre-vingt-dix jours. L'Agence du revenu du Canada ne délivre en revanche aucune attestation générale équivalente : le substitut est le relevé de solde de compte imprimé depuis Mon dossier d'entreprise. | Revenu Québec ; Agence du revenu du Canada | 3 mois Selon le cas | Site officiel |
| Attestation de conformité du dossier d'employeur de la CNESST (Québec) ; Clearance Certificate de la WSIB (Ontario) ; Clearance Letter de WorkSafeBC (Colombie-Britannique)Attestation de conformité auprès de l'organisme provincial d'indemnisation des accidents du travail Il n'y a pas d'équivalent canadien de l'attestation de vigilance : les cotisations au Régime de pensions du Canada et à l'assurance emploi sont recouvrées par l'Agence du revenu du Canada avec les retenues à la source, sans attestation distincte. Le seul certificat social réellement délivré est celui de la commission provinciale d'indemnisation des accidents du travail, à demander dans la province d'établissement du cabinet. | CNESST au Québec ; WSIB en Ontario ; WorkSafeBC en Colombie-Britannique ; commission équivalente dans les autres provinces | 3 mois Exigée | Site officiel |
| Certificat d'assurance responsabilité professionnelle (erreurs et omissions)Attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle Non obligatoire par la loi pour un service de paie. Elle devient obligatoire, avec des montants minimaux, dès que le cabinet est un cabinet de CPA inscrit auprès d'un ordre provincial. À exiger contractuellement dans tous les cas. | Assureur ; contrôle par l'ordre provincial des CPA lorsque le cabinet en est membre | 12 mois Selon le cas | Site officiel |
| Permis d'exercice de l'ordre provincial des CPA (le cas échéant) ; certifications SCP/GAP de l'Institut national de la paiePermis d'exercice comptable provincial et certifications professionnelles en paie La paie n'est pas une profession réglementée au Canada : aucun permis n'est requis pour l'exercer pour compte de tiers. Les certifications de l'Institut national de la paie (Spécialiste en conformité de la paie, Gestionnaire agréé en paie) sont volontaires mais constituent le seul repère de compétence reconnu. Le permis de cabinet de CPA n'est exigé que si le cabinet rend aussi des services comptables ou de certification. | Ordres provinciaux des CPA ; Institut national de la paie (National Payroll Institute) | 12 mois Selon le cas | Site officiel |
| Pièce d'identité des administrateurs + registre des particuliers ayant un contrôle important (registre ISC)Pièce d'identité des administrateurs et registre des bénéficiaires effectifs Les sociétés de régime fédéral tiennent depuis 2019 un registre des particuliers ayant un contrôle important, dont une partie est publique depuis 2024. Les régimes provinciaux diffèrent : au Québec, les bénéficiaires ultimes sont déclarés au Registraire des entreprises. | Corporations Canada pour le registre fédéral des particuliers ayant un contrôle important ; registres provinciaux équivalents | Sans péremption Exigée | Site officiel |
| Politique de protection des renseignements personnels (LPRPDE) ; au Québec, désignation du responsable de la protection des renseignements personnels et politique publiée (Loi 25)Documentation de conformité en matière de renseignements personnels Aucun enregistrement préalable n'existe au Canada. En revanche, la Loi 25 québécoise impose depuis 2022-2023 la désignation nommée d'un responsable de la protection des renseignements personnels, la publication d'une politique de confidentialité, un registre des incidents et une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant toute communication hors Québec — obligations directement pertinentes pour un échange de fichiers de paie avec la France. | Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ; Commission d'accès à l'information du Québec | Sans péremption Exigée | Site officiel |
Le préavis raisonnable de common law est la particularité canadienne la plus coûteuse. En l'absence de clause contractuelle valable limitant le préavis, un tribunal peut retenir une durée sans rapport avec le minimum prévu par la loi provinciale, en tenant compte de l'âge, de l'ancienneté et de la nature du poste. Une clause de cessation rédigée avec soin est donc un investissement, pas une formalité.
Le Québec forme ensuite un cas à part sur presque tous les plans : identifiants distincts, régime de rentes propre, régime d'assurance parentale, attestation fiscale véritable là où l'échelon fédéral n'en délivre aucune, et obligations renforcées de protection des renseignements personnels, notamment avant toute communication de données hors du Québec.
Les certifications en paie, enfin, sont volontaires et délivrées par un institut professionnel : elles n'ont jamais valeur d'agrément d'État.
Le Canada est fédéral et bijuridique : toujours demander la province d'établissement, car les registres, les attestations et même les obligations de paie diffèrent. Le Québec est un cas à part et le plus exigeant : NEQ au Registraire des entreprises, numéros distincts auprès de Revenu Québec, attestation de Revenu Québec valable quatre-vingt-dix jours, attestation de conformité CNESST, et obligations renforcées de la Loi 25 sur les renseignements personnels. Piège d'appellation : « payroll compliance » désigne au Canada la certification volontaire de l'Institut national de la paie, pas un agrément d'État ; et il n'existe aucune attestation fédérale de régularité fiscale ou sociale, seulement des relevés de compte de l'Agence du revenu du Canada.
Le réseau ouvre 3 places de partenaire au Canada, pas une de plus. Aucun cabinet n'y est encore référencé : les 3 places restent donc ouvertes aux demandes d'intégration.
Aucun partenaire référencé au Canada n'a demandé à figurer dans l'annuaire public. Les coordonnées d'un cabinet ne sont transmises qu'au client retenu, à l'attribution d'une mission.
Le dépôt d'un dossier ne vaut pas admission : chaque demande est instruite une par une. Il n'existe aucun chiffre d'affaires minimum, et le partenaire retenu facture ses honoraires en direct.
Déposez une demande d'intégration : nous instruisons votre dossier, nous vérifions les pièces exigées sur place et nous vous répondons, que la réponse soit positive ou non.
Un cabinet canadien indique d'abord sa province d'établissement et les provinces qu'il couvre réellement. Les pièces attendues sont le certificat de conformité fédéral ou l'état de renseignements provincial, le numéro d'entreprise avec le compte de programme de retenues sur la paie, et l'attestation de la commission provinciale d'indemnisation des accidents du travail. Au Québec s'ajoutent l'attestation de Revenu Québec et le nom du responsable de la protection des renseignements personnels. Les certifications de l'Institut national de la paie sont un indice utile de compétence.
Décrivez votre besoin. Aucun cabinet n'est encore référencé au Canada : nous instruisons la demande, puis nous la confions à un cabinet local que le réseau identifie et vérifie, ou au partenaire d'un pays voisin qui couvre ce territoire. Vos coordonnées ne sont transmises qu'au seul cabinet retenu.
Demander un prestataire au CanadaChaque page reprend les données de cette fiche sous un angle particulier.
Une mobilité s'organise rarement pays par pays. Les fiches voisines suivent la même trame.
Ces pays concentrent l'essentiel des demandes reçues : chacun dispose, en plus de sa fiche, de six pages consacrées à un aspect de la paie locale.
Les informations réunies sur cette page proviennent des registres, administrations et organismes suivants, consultés lors de la constitution du référentiel. Elles sont données à titre d'orientation et ne remplacent pas l'avis d'un professionnel établi au Canada.