Es aquí donde la ficha de Estados Unidos cobra todo su sentido: cada documento requerido figura con su denominación local, el nombre del organismo que lo expide y el plazo durante el cual sigue siendo admisible.
Un proveedor que no consigue aportar esta documentación no es necesariamente de mala fe: en muchos países se solicita ante administraciones distintas y lleva tiempo. Pero un proveedor que no sabe de qué le está hablando no lleva una nómina conforme en Estados Unidos. La tabla siguiente le da los términos exactos que debe emplear.
La red solicita 7 documentos a todo despacho que desee representarla en Estados Unidos. La tabla indica para cada uno la denominación exacta que se emplea allí, el organismo que lo expide y el plazo durante el cual sigue siendo admisible. Son los términos que conviene utilizar en una solicitud ante la administración local. De estos 7 documentos, 3 se exigen a todos los candidatos y 4 tienen una validez limitada en el tiempo, siendo la más corta de 3 meses.
| Denominación local | Organismo emisor | Validez | Fuente |
|---|---|---|---|
| Certificate of Good Standing (a.k.a. Certificate of Status / Certificate of Existence)Certificate of Good Standing Il n'existe aucun registre fédéral des sociétés aux États-Unis : la pièce est délivrée par l'État d'immatriculation. Joindre aussi les Articles of Incorporation / Certificate of Formation (acte constitutif, sans péremption). | Secretary of State de l'État d'immatriculation (ex. Delaware Division of Corporations, California Secretary of State) | 3 meses Obligatorio | Sitio oficial |
| EIN Confirmation Letter (CP 575) ou EIN Verification Letter (Letter 147C)Employer Identification Number confirmation / verification letter Le CP 575 n'est émis qu'une fois, à l'attribution de l'EIN ; en cas de perte, l'IRS délivre la lettre 147C. Il n'existe pas de TVA fédérale : la sales tax est propre à chaque État. | Internal Revenue Service (IRS) | Sin caducidad Obligatorio | Sitio oficial |
| Tax Clearance Certificate / Certificate of Tax Compliance (State Department of Revenue)State tax clearance certificate L'IRS ne délivre AUCUN quitus fiscal général aux sociétés : seul l'échelon État en produit un, sous des noms et des conditions variables. Dans beaucoup d'États ce certificat couvre à la fois l'impôt sur les sociétés, la retenue à la source sur salaires (withholding) et la contribution chômage (SUTA), ce qui en fait le substitut le plus proche d'une attestation de régularité sociale. | Department of Revenue / Department of Taxation de l'État concerné | 3 meses Según el caso | Sitio oficial |
| Certificate of Liability Insurance (formulaire ACORD 25) — Professional Liability / Errors & Omissions (E&O)Professional liability (E&O) certificate of insurance Aucune obligation légale, mais exigence contractuelle quasi systématique. Pour un prestataire de paie qui détient des fonds clients, demander en plus une fidelity bond / crime insurance (couverture des détournements) et vérifier la mention du client comme additional insured. | Assureur ou courtier ; format normalisé ACORD | 12 meses Según el caso | Sitio oficial |
| IRS Reporting Agent — Form 8655 (Reporting Agent Authorization) + EFIN / Reporting Agent's ListIRS Reporting Agent authorization Exercer la paie n'exige aucune licence aux États-Unis, mais déposer les formulaires 940/941 et payer les taxes salariales au nom d'un client suppose d'être Reporting Agent (Form 8655) ou Section 3504 Agent (Form 2678), ou CPEO certifié (Form 8973). Demander lequel des trois statuts le candidat détient. | Internal Revenue Service (IRS) — e-Services | Sin caducidad Obligatorio | Sitio oficial |
| Government-issued photo ID + Beneficial Ownership information (KYC)Photo ID of authorised signatory / beneficial owner Simple usage contractuel. Attention : le registre fédéral FinCEN des bénéficiaires effectifs ne vise plus, depuis 2025, que les sociétés constituées à l'étranger et enregistrées aux États-Unis ; ne pas l'exiger d'une société purement américaine. | Usage contractuel (KYC) ; FinCEN pour le Beneficial Ownership Information Report | Sin caducidad Según el caso | Sitio oficial |
| SOC 1 Type 2 report (SSAE 18 / AICPA)SOC 1 Type 2 report Pièce non réglementaire mais devenue le standard de marché américain pour un bureau de paie : c'est la première chose que demandera un client grand compte. Son absence n'est pas rédhibitoire pour une petite structure. | Cabinet de CPA indépendant, norme AICPA | 12 meses Según el caso | Sitio oficial |
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