هنا تتبيّن قيمة بطاقة الولايات المتحدة كاملة: فكل مستند مطلوب يرد فيها بتسميته المحلية، واسم الجهة التي تصدره، والمدة التي يظل خلالها مقبولاً.
مقدّم الخدمة الذي يعجز عن تقديم هذه المستندات ليس بالضرورة سيئ النية: ففي كثير من الدول تُطلب هذه المستندات من إدارات متعددة ومنفصلة وتستغرق وقتاً. غير أن مقدّم الخدمة الذي لا يعرف عمّ تتحدثون لا يتولى رواتب مطابقة للقانون في الولايات المتحدة. ويعطيكم الجدول أدناه العبارات الدقيقة الواجب استعمالها.
تطلب الشبكة 7 مستندات من كل مكتب يرغب في تمثيلها في الولايات المتحدة. ويبيّن الجدول لكل مستند تسميته الدقيقة المتداولة محلياً، والجهة التي تصدره، والمدة التي يظل خلالها مقبولاً. وهذه هي العبارات الواجب استعمالها عند التقدم بطلب إلى الإدارة المحلية. ومن بين هذه المستندات البالغ عددها 7، هناك 3 مطلوبة من جميع المترشحين، و4 محدودة المفعول، وأقصرها مدة 3 أشهر.
| التسمية المحلية | الجهة المُصدِرة | مدة الصلاحية | المصدر |
|---|---|---|---|
| Certificate of Good Standing (a.k.a. Certificate of Status / Certificate of Existence)Certificate of Good Standing Il n'existe aucun registre fédéral des sociétés aux États-Unis : la pièce est délivrée par l'État d'immatriculation. Joindre aussi les Articles of Incorporation / Certificate of Formation (acte constitutif, sans péremption). | Secretary of State de l'État d'immatriculation (ex. Delaware Division of Corporations, California Secretary of State) | 3 أشهر مطلوب | الموقع الرسمي |
| EIN Confirmation Letter (CP 575) ou EIN Verification Letter (Letter 147C)Employer Identification Number confirmation / verification letter Le CP 575 n'est émis qu'une fois, à l'attribution de l'EIN ; en cas de perte, l'IRS délivre la lettre 147C. Il n'existe pas de TVA fédérale : la sales tax est propre à chaque État. | Internal Revenue Service (IRS) | دون حد زمني مطلوب | الموقع الرسمي |
| Tax Clearance Certificate / Certificate of Tax Compliance (State Department of Revenue)State tax clearance certificate L'IRS ne délivre AUCUN quitus fiscal général aux sociétés : seul l'échelon État en produit un, sous des noms et des conditions variables. Dans beaucoup d'États ce certificat couvre à la fois l'impôt sur les sociétés, la retenue à la source sur salaires (withholding) et la contribution chômage (SUTA), ce qui en fait le substitut le plus proche d'une attestation de régularité sociale. | Department of Revenue / Department of Taxation de l'État concerné | 3 أشهر بحسب الحالة | الموقع الرسمي |
| Certificate of Liability Insurance (formulaire ACORD 25) — Professional Liability / Errors & Omissions (E&O)Professional liability (E&O) certificate of insurance Aucune obligation légale, mais exigence contractuelle quasi systématique. Pour un prestataire de paie qui détient des fonds clients, demander en plus une fidelity bond / crime insurance (couverture des détournements) et vérifier la mention du client comme additional insured. | Assureur ou courtier ; format normalisé ACORD | 12 أشهر بحسب الحالة | الموقع الرسمي |
| IRS Reporting Agent — Form 8655 (Reporting Agent Authorization) + EFIN / Reporting Agent's ListIRS Reporting Agent authorization Exercer la paie n'exige aucune licence aux États-Unis, mais déposer les formulaires 940/941 et payer les taxes salariales au nom d'un client suppose d'être Reporting Agent (Form 8655) ou Section 3504 Agent (Form 2678), ou CPEO certifié (Form 8973). Demander lequel des trois statuts le candidat détient. | Internal Revenue Service (IRS) — e-Services | دون حد زمني مطلوب | الموقع الرسمي |
| Government-issued photo ID + Beneficial Ownership information (KYC)Photo ID of authorised signatory / beneficial owner Simple usage contractuel. Attention : le registre fédéral FinCEN des bénéficiaires effectifs ne vise plus, depuis 2025, que les sociétés constituées à l'étranger et enregistrées aux États-Unis ; ne pas l'exiger d'une société purement américaine. | Usage contractuel (KYC) ; FinCEN pour le Beneficial Ownership Information Report | دون حد زمني بحسب الحالة | الموقع الرسمي |
| SOC 1 Type 2 report (SSAE 18 / AICPA)SOC 1 Type 2 report Pièce non réglementaire mais devenue le standard de marché américain pour un bureau de paie : c'est la première chose que demandera un client grand compte. Son absence n'est pas rédhibitoire pour une petite structure. | Cabinet de CPA indépendant, norme AICPA | 12 أشهر بحسب الحالة | الموقع الرسمي |
صِفوا حاجتكم. تُعرض على شركاء الدولة في صيغة ملخص دون ذكر الاسم، ولا تُسلَّم بياناتكم إلا للمكتب المختار وحده.
طلب مقدّم خدمة في الولايات المتحدةقدّموا طلب انضمام: ندرس ملفكم، ونتحقق من المستندات المطلوبة على أرض الواقع، ونوافيكم بالرد سواء أكان إيجابياً أم لا.
تقديم طلب انضمام