This is where the United States profile shows its full worth: every document expected appears there with its local wording, the name of the body that issues it and the period during which it remains admissible.
A provider unable to produce these documents is not necessarily acting in bad faith: in many countries they are applied for from several separate administrations and take time. But a provider who does not know what you are talking about is not running compliant payroll in United States. The table below gives you the exact terms to use.
The network asks 7 documents of any firm wishing to represent it in United States. The table gives, for each of them, the exact wording in use locally, the body that issues it and the period during which it remains admissible. These are the terms to use in an application to the local administration. Of these 7 documents, 3 are required of every applicant and 4 have a limited period of validity, the shortest being 3 months.
| Local wording | Issuing body | Validity | Source |
|---|---|---|---|
| Certificate of Good Standing (a.k.a. Certificate of Status / Certificate of Existence)Certificate of Good Standing Il n'existe aucun registre fédéral des sociétés aux États-Unis : la pièce est délivrée par l'État d'immatriculation. Joindre aussi les Articles of Incorporation / Certificate of Formation (acte constitutif, sans péremption). | Secretary of State de l'État d'immatriculation (ex. Delaware Division of Corporations, California Secretary of State) | 3 months Required | Official website |
| EIN Confirmation Letter (CP 575) ou EIN Verification Letter (Letter 147C)Employer Identification Number confirmation / verification letter Le CP 575 n'est émis qu'une fois, à l'attribution de l'EIN ; en cas de perte, l'IRS délivre la lettre 147C. Il n'existe pas de TVA fédérale : la sales tax est propre à chaque État. | Internal Revenue Service (IRS) | No expiry Required | Official website |
| Tax Clearance Certificate / Certificate of Tax Compliance (State Department of Revenue)State tax clearance certificate L'IRS ne délivre AUCUN quitus fiscal général aux sociétés : seul l'échelon État en produit un, sous des noms et des conditions variables. Dans beaucoup d'États ce certificat couvre à la fois l'impôt sur les sociétés, la retenue à la source sur salaires (withholding) et la contribution chômage (SUTA), ce qui en fait le substitut le plus proche d'une attestation de régularité sociale. | Department of Revenue / Department of Taxation de l'État concerné | 3 months Where applicable | Official website |
| Certificate of Liability Insurance (formulaire ACORD 25) — Professional Liability / Errors & Omissions (E&O)Professional liability (E&O) certificate of insurance Aucune obligation légale, mais exigence contractuelle quasi systématique. Pour un prestataire de paie qui détient des fonds clients, demander en plus une fidelity bond / crime insurance (couverture des détournements) et vérifier la mention du client comme additional insured. | Assureur ou courtier ; format normalisé ACORD | 12 months Where applicable | Official website |
| IRS Reporting Agent — Form 8655 (Reporting Agent Authorization) + EFIN / Reporting Agent's ListIRS Reporting Agent authorization Exercer la paie n'exige aucune licence aux États-Unis, mais déposer les formulaires 940/941 et payer les taxes salariales au nom d'un client suppose d'être Reporting Agent (Form 8655) ou Section 3504 Agent (Form 2678), ou CPEO certifié (Form 8973). Demander lequel des trois statuts le candidat détient. | Internal Revenue Service (IRS) — e-Services | No expiry Required | Official website |
| Government-issued photo ID + Beneficial Ownership information (KYC)Photo ID of authorised signatory / beneficial owner Simple usage contractuel. Attention : le registre fédéral FinCEN des bénéficiaires effectifs ne vise plus, depuis 2025, que les sociétés constituées à l'étranger et enregistrées aux États-Unis ; ne pas l'exiger d'une société purement américaine. | Usage contractuel (KYC) ; FinCEN pour le Beneficial Ownership Information Report | No expiry Where applicable | Official website |
| SOC 1 Type 2 report (SSAE 18 / AICPA)SOC 1 Type 2 report Pièce non réglementaire mais devenue le standard de marché américain pour un bureau de paie : c'est la première chose que demandera un client grand compte. Son absence n'est pas rédhibitoire pour une petite structure. | Cabinet de CPA indépendant, norme AICPA | 12 months Where applicable | Official website |
Describe your requirement. It is put to the partners in that country as an anonymous summary, and your contact details are passed on to the selected firm alone.
Request a provider in United StatesSubmit an application: we review your file, we check the documents required on the ground and we give you an answer, whether it is positive or not.
Submit an application