Hier zeigt sich der Wert des Länderprofils Vereinigte Staaten: Jedes erwartete Dokument ist dort mit seiner örtlichen Bezeichnung, dem Namen der ausstellenden Stelle und dem Zeitraum aufgeführt, in dem es anerkannt bleibt.
Ein Dienstleister, der diese Nachweise nicht vorlegen kann, handelt nicht zwangsläufig unredlich: In vielen Ländern sind sie bei mehreren verschiedenen Verwaltungen zu beantragen und brauchen Zeit. Ein Dienstleister jedoch, der nicht weiß, wovon Sie sprechen, führt in Vereinigte Staaten keine ordnungsgemäße Lohnabrechnung. Die nachstehende Tabelle nennt Ihnen die genauen Begriffe.
Das Netzwerk verlangt von jeder Kanzlei, die es in Vereinigte Staaten vertreten möchte, 7 Nachweise. Die Tabelle nennt für jeden Nachweis die vor Ort gebräuchliche genaue Bezeichnung, die ausstellende Stelle und den Zeitraum, in dem er anerkannt bleibt. Es sind die Begriffe, die in einem Antrag an die örtliche Verwaltung zu verwenden sind. Von diesen 7 Nachweisen werden 3 von allen Bewerbern verlangt, und 4 haben eine begrenzte Gültigkeitsdauer; die kürzeste beträgt 3 Monate.
| Örtliche Bezeichnung | Ausstellende Stelle | Gültigkeit | Quelle |
|---|---|---|---|
| Certificate of Good Standing (a.k.a. Certificate of Status / Certificate of Existence)Certificate of Good Standing Il n'existe aucun registre fédéral des sociétés aux États-Unis : la pièce est délivrée par l'État d'immatriculation. Joindre aussi les Articles of Incorporation / Certificate of Formation (acte constitutif, sans péremption). | Secretary of State de l'État d'immatriculation (ex. Delaware Division of Corporations, California Secretary of State) | 3 Monate Erforderlich | Amtliche Website |
| EIN Confirmation Letter (CP 575) ou EIN Verification Letter (Letter 147C)Employer Identification Number confirmation / verification letter Le CP 575 n'est émis qu'une fois, à l'attribution de l'EIN ; en cas de perte, l'IRS délivre la lettre 147C. Il n'existe pas de TVA fédérale : la sales tax est propre à chaque État. | Internal Revenue Service (IRS) | Unbefristet Erforderlich | Amtliche Website |
| Tax Clearance Certificate / Certificate of Tax Compliance (State Department of Revenue)State tax clearance certificate L'IRS ne délivre AUCUN quitus fiscal général aux sociétés : seul l'échelon État en produit un, sous des noms et des conditions variables. Dans beaucoup d'États ce certificat couvre à la fois l'impôt sur les sociétés, la retenue à la source sur salaires (withholding) et la contribution chômage (SUTA), ce qui en fait le substitut le plus proche d'une attestation de régularité sociale. | Department of Revenue / Department of Taxation de l'État concerné | 3 Monate Je nach Fall | Amtliche Website |
| Certificate of Liability Insurance (formulaire ACORD 25) — Professional Liability / Errors & Omissions (E&O)Professional liability (E&O) certificate of insurance Aucune obligation légale, mais exigence contractuelle quasi systématique. Pour un prestataire de paie qui détient des fonds clients, demander en plus une fidelity bond / crime insurance (couverture des détournements) et vérifier la mention du client comme additional insured. | Assureur ou courtier ; format normalisé ACORD | 12 Monate Je nach Fall | Amtliche Website |
| IRS Reporting Agent — Form 8655 (Reporting Agent Authorization) + EFIN / Reporting Agent's ListIRS Reporting Agent authorization Exercer la paie n'exige aucune licence aux États-Unis, mais déposer les formulaires 940/941 et payer les taxes salariales au nom d'un client suppose d'être Reporting Agent (Form 8655) ou Section 3504 Agent (Form 2678), ou CPEO certifié (Form 8973). Demander lequel des trois statuts le candidat détient. | Internal Revenue Service (IRS) — e-Services | Unbefristet Erforderlich | Amtliche Website |
| Government-issued photo ID + Beneficial Ownership information (KYC)Photo ID of authorised signatory / beneficial owner Simple usage contractuel. Attention : le registre fédéral FinCEN des bénéficiaires effectifs ne vise plus, depuis 2025, que les sociétés constituées à l'étranger et enregistrées aux États-Unis ; ne pas l'exiger d'une société purement américaine. | Usage contractuel (KYC) ; FinCEN pour le Beneficial Ownership Information Report | Unbefristet Je nach Fall | Amtliche Website |
| SOC 1 Type 2 report (SSAE 18 / AICPA)SOC 1 Type 2 report Pièce non réglementaire mais devenue le standard de marché américain pour un bureau de paie : c'est la première chose que demandera un client grand compte. Son absence n'est pas rédhibitoire pour une petite structure. | Cabinet de CPA indépendant, norme AICPA | 12 Monate Je nach Fall | Amtliche Website |
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