Conformità e documenti obbligatori in Svizzera

Zefix est l'index fédéral gratuit permettant de retrouver l'entreprise et son numéro IDE, mais l'extrait certifié conforme est délivré par l'office cantonal du siège, et lui seul fait foi. L'extrait indique les personnes autorisées et leur mode de signature (individuelle ou collective à deux), point à contrôler avant toute signature de convention.

L'IDE est l'identifiant unique de l'entreprise, vérifiable gratuitement dans le registre IDE. L'assujettissement à la TVA n'est obligatoire qu'au-delà de 100 000 CHF de chiffre d'affaires : un petit cabinet peut légitimement ne pas avoir de numéro TVA. Le registre des assujettis de l'AFC permet de le vérifier.

La Suisse n'a pas d'attestation fiscale fédérale unique : l'impôt sur le bénéfice est cantonal et communal, l'attestation est donc délivrée par l'administration fiscale du canton du siège. Y ajouter l'attestation d'impôt à la source si le cabinet emploie des salariés soumis à ce régime, ce qui est le cas dès qu'il emploie des frontaliers ou des permis B.

Pièce suisse sans équivalent français et probablement la plus révélatrice du dossier : elle recense toutes les poursuites engagées contre la société sur les cinq dernières années. Elle est systématiquement exigée dans les appels d'offres suisses. Attention, elle n'est valable que pour le for de poursuite indiqué : un siège récemment déplacé impose d'en demander deux.

Les cotisations du premier pilier (AVS, AI, APG) et de l'assurance chômage sont encaissées par une caisse de compensation cantonale ou professionnelle, jamais par un organisme fédéral unique : l'attestation émane de la caisse à laquelle le cabinet est affilié, et il faut donc d'abord identifier laquelle.

Le second pilier est obligatoire pour tout salarié dépassant le seuil d'entrée annuel, et l'attestation est délivrée par la caisse de pension privée choisie par l'employeur. Un employeur qui n'a affilié personne doit être renvoyé à l'Institution supplétive : l'absence d'attestation LPP est un signal d'alerte sérieux.

L'assurance-accidents LAA est obligatoire pour tout salarié en Suisse. Les activités de bureau relèvent en principe d'un assureur privé et non de la SUVA ; l'attestation émane donc de l'assureur choisi.

Pas d'obligation légale générale pour un fiduciaire suisse : elle est imposée par les règles des associations professionnelles (EXPERTsuisse, TREUHAND|SUISSE) à leurs membres, et par la réglementation sectorielle pour certaines activités surveillées. L'exiger contractuellement et vérifier la couverture géographique de la police, souvent limitée à la Suisse.

La fiduciaire et la paie ne sont pas des professions protégées en Suisse : aucune autorisation n'est nécessaire pour ouvrir un cabinet. Seule la révision (contrôle des comptes) suppose un agrément de l'ASR, vérifiable sur son registre public. Comme substitut de garantie pour la paie, demander le brevet fédéral de spécialiste en assurances sociales, qui est le titre suisse pertinent, et l'appartenance à EXPERTsuisse ou TREUHAND|SUISSE.

L'extrait du registre du commerce suisse mentionne explicitement « signature individuelle » ou « signature collective à deux » pour chaque personne inscrite : une convention signée par un seul titulaire d'une signature collective n'engage pas la société. C'est le point de contrôle à ne pas manquer.

La nLPD, en vigueur depuis le 1er septembre 2023, impose un registre des traitements aux entreprises (avec exemption pour les moins de 250 collaborateurs sous conditions, mais l'exemption ne joue pas pour un opérateur de paie qui traite des données sensibles). Il n'existe aucune déclaration préalable au PFPDT. La Suisse bénéficiant d'une décision d'adéquation de la Commission européenne, les flux depuis la France ne nécessitent pas de garanties supplémentaires.