Es aquí donde la ficha de España cobra todo su sentido: cada documento requerido figura con su denominación local, el nombre del organismo que lo expide y el plazo durante el cual sigue siendo admisible.
Un proveedor que no consigue aportar esta documentación no es necesariamente de mala fe: en muchos países se solicita ante administraciones distintas y lleva tiempo. Pero un proveedor que no sabe de qué le está hablando no lleva una nómina conforme en España. La tabla siguiente le da los términos exactos que debe emplear.
La red solicita 9 documentos a todo despacho que desee representarla en España. La tabla indica para cada uno la denominación exacta que se emplea allí, el organismo que lo expide y el plazo durante el cual sigue siendo admisible. Son los términos que conviene utilizar en una solicitud ante la administración local. De estos 9 documentos, 8 se exigen a todos los candidatos y 7 tienen una validez limitada en el tiempo, siendo la más corta de 3 meses.
| Denominación local | Organismo emisor | Validez | Fuente |
|---|---|---|---|
| Nota simple informativa / Certificación del Registro MercantilCommercial Registry extract / certification La nota simple suffit pour vérifier l'existence, l'objet social et les administrateurs ; la certificación (payante, à valeur probante) est demandée quand une pièce opposable est nécessaire. | Registro Mercantil Provincial — Colegio de Registradores de España (CORPME) | 3 meses Obligatorio | Sitio oficial |
| Certificado de situación censal (modelo 01C) / Tarjeta de identificación fiscal (NIF)Tax census status certificate / Tax identification card Le certificat censal reprend le NIF, l'adresse fiscale, les obligations déclaratives et les épigraphes IAE réellement déclarés : c'est la pièce qui prouve que le cabinet exerce bien une activité de conseil / gestion. | Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) | 3 meses Obligatorio | Sitio oficial |
| NIF-IVA / inscripción en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), modelo 036Intra-EU VAT number (VIES registration) Un NIF espagnol n'est pas automatiquement valide au VIES : le cabinet doit être inscrit au ROI via le modelo 036 pour facturer GCFFS en autoliquidation. À vérifier directement sur VIES. | AEAT — Registro de Operadores Intracomunitarios | 3 meses Obligatorio | Sitio oficial |
| Certificado de estar al corriente de las obligaciones tributariasCertificate of being up to date with tax obligations Délivré en ligne et immédiatement avec certificat électronique ou Cl@ve. Sa validité légale usuelle est de six mois (art. 23 du RD 887/2006 en matière de subventions) ; le réseau en demande un de moins de trois mois à l'entrée. | Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) | 6 meses Obligatorio | Sitio oficial |
| Certificado de estar al corriente en las obligaciones con la Seguridad Social (certificado de deudas)Certificate of no outstanding Social Security debts S'obtient dans l'espace « Importa » / SEDESS de la TGSS. Un cabinet sans salarié doit fournir l'équivalent au titre du RETA (régime des travailleurs indépendants) de ses associés. | Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) | 6 meses Obligatorio | Sitio oficial |
| Póliza y certificado de seguro de responsabilidad civil profesionalProfessional indemnity insurance certificate Obligatoire par la loi lorsque le cabinet est constitué en sociedad profesional : l'art. 11.3 de la Ley 2/2007 impose une assurance RC couvrant les risques de l'activité. Elle est aussi exigée par les Colegios de Graduados Sociales pour leurs membres exerçants. Hors sociedad profesional, elle relève de l'usage : l'exiger quand même. | Assureur privé ; police collective possible via le Colegio de Graduados Sociales | 12 meses Obligatorio | Sitio oficial |
| Certificado de colegiación como Graduado Social ejerciente + alta en el IAE (epígrafe 842 « servicios financieros y contables » ou 799)Graduado Social membership certificate and business-activity tax registration Établir la paie pour un tiers n'est pas une activité réservée en Espagne : une asesoría laboral peut le faire sans inscription. En revanche, seul un Graduado Social colegiado (ou un avocat) peut représenter l'employeur devant la juridiction sociale et signer certains actes. Exiger la colegiación quand le partenaire annonce assurer la défense prud'homale. | Consejo General de Colegios Oficiales de Graduados Sociales de España | 3 meses Según el caso | Sitio oficial |
| DNI / NIE del representante legal + escritura de nombramiento o poder notarialLegal representative's ID and notarial deed of appointment / power of attorney Usage constant en Espagne dans le cadre KYC : le pouvoir de signature doit être inscrit au Registro Mercantil pour être opposable, ce que la nota simple permet de recouper. | Notaría + Registro Mercantil (inscription du pouvoir) | Sin caducidad Obligatorio | Sitio oficial |
| Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) y contrato de encargado del tratamiento (art. 28 RGPD)Record of processing activities and Article 28 processor agreement Il n'existe plus d'enregistrement des fichiers auprès de l'AEPD depuis l'entrée en application du RGPD (l'ancien Registro General de Protección de Datos a été supprimé). La preuve attendue est donc le registre interne des traitements et l'acceptation du contrat de sous-traitance du réseau. | Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) | Sin caducidad Obligatorio | Sitio oficial |
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