This is where the Spain profile shows its full worth: every document expected appears there with its local wording, the name of the body that issues it and the period during which it remains admissible.
A provider unable to produce these documents is not necessarily acting in bad faith: in many countries they are applied for from several separate administrations and take time. But a provider who does not know what you are talking about is not running compliant payroll in Spain. The table below gives you the exact terms to use.
The network asks 9 documents of any firm wishing to represent it in Spain. The table gives, for each of them, the exact wording in use locally, the body that issues it and the period during which it remains admissible. These are the terms to use in an application to the local administration. Of these 9 documents, 8 are required of every applicant and 7 have a limited period of validity, the shortest being 3 months.
| Local wording | Issuing body | Validity | Source |
|---|---|---|---|
| Nota simple informativa / Certificación del Registro MercantilCommercial Registry extract / certification La nota simple suffit pour vérifier l'existence, l'objet social et les administrateurs ; la certificación (payante, à valeur probante) est demandée quand une pièce opposable est nécessaire. | Registro Mercantil Provincial — Colegio de Registradores de España (CORPME) | 3 months Required | Official website |
| Certificado de situación censal (modelo 01C) / Tarjeta de identificación fiscal (NIF)Tax census status certificate / Tax identification card Le certificat censal reprend le NIF, l'adresse fiscale, les obligations déclaratives et les épigraphes IAE réellement déclarés : c'est la pièce qui prouve que le cabinet exerce bien une activité de conseil / gestion. | Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) | 3 months Required | Official website |
| NIF-IVA / inscripción en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), modelo 036Intra-EU VAT number (VIES registration) Un NIF espagnol n'est pas automatiquement valide au VIES : le cabinet doit être inscrit au ROI via le modelo 036 pour facturer GCFFS en autoliquidation. À vérifier directement sur VIES. | AEAT — Registro de Operadores Intracomunitarios | 3 months Required | Official website |
| Certificado de estar al corriente de las obligaciones tributariasCertificate of being up to date with tax obligations Délivré en ligne et immédiatement avec certificat électronique ou Cl@ve. Sa validité légale usuelle est de six mois (art. 23 du RD 887/2006 en matière de subventions) ; le réseau en demande un de moins de trois mois à l'entrée. | Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) | 6 months Required | Official website |
| Certificado de estar al corriente en las obligaciones con la Seguridad Social (certificado de deudas)Certificate of no outstanding Social Security debts S'obtient dans l'espace « Importa » / SEDESS de la TGSS. Un cabinet sans salarié doit fournir l'équivalent au titre du RETA (régime des travailleurs indépendants) de ses associés. | Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) | 6 months Required | Official website |
| Póliza y certificado de seguro de responsabilidad civil profesionalProfessional indemnity insurance certificate Obligatoire par la loi lorsque le cabinet est constitué en sociedad profesional : l'art. 11.3 de la Ley 2/2007 impose une assurance RC couvrant les risques de l'activité. Elle est aussi exigée par les Colegios de Graduados Sociales pour leurs membres exerçants. Hors sociedad profesional, elle relève de l'usage : l'exiger quand même. | Assureur privé ; police collective possible via le Colegio de Graduados Sociales | 12 months Required | Official website |
| Certificado de colegiación como Graduado Social ejerciente + alta en el IAE (epígrafe 842 « servicios financieros y contables » ou 799)Graduado Social membership certificate and business-activity tax registration Établir la paie pour un tiers n'est pas une activité réservée en Espagne : une asesoría laboral peut le faire sans inscription. En revanche, seul un Graduado Social colegiado (ou un avocat) peut représenter l'employeur devant la juridiction sociale et signer certains actes. Exiger la colegiación quand le partenaire annonce assurer la défense prud'homale. | Consejo General de Colegios Oficiales de Graduados Sociales de España | 3 months Where applicable | Official website |
| DNI / NIE del representante legal + escritura de nombramiento o poder notarialLegal representative's ID and notarial deed of appointment / power of attorney Usage constant en Espagne dans le cadre KYC : le pouvoir de signature doit être inscrit au Registro Mercantil pour être opposable, ce que la nota simple permet de recouper. | Notaría + Registro Mercantil (inscription du pouvoir) | No expiry Required | Official website |
| Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) y contrato de encargado del tratamiento (art. 28 RGPD)Record of processing activities and Article 28 processor agreement Il n'existe plus d'enregistrement des fichiers auprès de l'AEPD depuis l'entrée en application du RGPD (l'ancien Registro General de Protección de Datos a été supprimé). La preuve attendue est donc le registre interne des traitements et l'acceptation du contrat de sous-traitance du réseau. | Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) | No expiry Required | Official website |
Describe your requirement. It is put to the partners in that country as an anonymous summary, and your contact details are passed on to the selected firm alone.
Request a provider in SpainSubmit an application: we review your file, we check the documents required on the ground and we give you an answer, whether it is positive or not.
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