É aqui que a ficha Espanha ganha todo o seu sentido: cada documento pedido consta com a sua designação local, o nome da entidade que o emite e o prazo durante o qual continua a ser aceite.
Um prestador que não consegue apresentar estes documentos não está necessariamente de má-fé: em muitos países, pedem-se junto de várias administrações distintas e demoram tempo. Mas um prestador que não sabe do que lhe está a falar não assegura um processamento salarial conforme em Espanha. O quadro abaixo dá-lhe os termos exatos a utilizar.
A rede pede 9 documentos a qualquer gabinete que pretenda representá-la em Espanha. O quadro indica, para cada um, a designação exata em uso no local, a entidade que o emite e o período durante o qual continua a ser aceite. São estes os termos a utilizar num pedido junto da administração local. Destes 9 documentos, 8 são exigidos a todos os candidatos e 7 têm um prazo de validade limitado, sendo o mais curto de 3 meses.
| Designação local | Entidade emissora | Validade | Fonte |
|---|---|---|---|
| Nota simple informativa / Certificación del Registro MercantilCommercial Registry extract / certification La nota simple suffit pour vérifier l'existence, l'objet social et les administrateurs ; la certificación (payante, à valeur probante) est demandée quand une pièce opposable est nécessaire. | Registro Mercantil Provincial — Colegio de Registradores de España (CORPME) | 3 meses Exigido | Sítio oficial |
| Certificado de situación censal (modelo 01C) / Tarjeta de identificación fiscal (NIF)Tax census status certificate / Tax identification card Le certificat censal reprend le NIF, l'adresse fiscale, les obligations déclaratives et les épigraphes IAE réellement déclarés : c'est la pièce qui prouve que le cabinet exerce bien une activité de conseil / gestion. | Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) | 3 meses Exigido | Sítio oficial |
| NIF-IVA / inscripción en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), modelo 036Intra-EU VAT number (VIES registration) Un NIF espagnol n'est pas automatiquement valide au VIES : le cabinet doit être inscrit au ROI via le modelo 036 pour facturer GCFFS en autoliquidation. À vérifier directement sur VIES. | AEAT — Registro de Operadores Intracomunitarios | 3 meses Exigido | Sítio oficial |
| Certificado de estar al corriente de las obligaciones tributariasCertificate of being up to date with tax obligations Délivré en ligne et immédiatement avec certificat électronique ou Cl@ve. Sa validité légale usuelle est de six mois (art. 23 du RD 887/2006 en matière de subventions) ; le réseau en demande un de moins de trois mois à l'entrée. | Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) | 6 meses Exigido | Sítio oficial |
| Certificado de estar al corriente en las obligaciones con la Seguridad Social (certificado de deudas)Certificate of no outstanding Social Security debts S'obtient dans l'espace « Importa » / SEDESS de la TGSS. Un cabinet sans salarié doit fournir l'équivalent au titre du RETA (régime des travailleurs indépendants) de ses associés. | Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) | 6 meses Exigido | Sítio oficial |
| Póliza y certificado de seguro de responsabilidad civil profesionalProfessional indemnity insurance certificate Obligatoire par la loi lorsque le cabinet est constitué en sociedad profesional : l'art. 11.3 de la Ley 2/2007 impose une assurance RC couvrant les risques de l'activité. Elle est aussi exigée par les Colegios de Graduados Sociales pour leurs membres exerçants. Hors sociedad profesional, elle relève de l'usage : l'exiger quand même. | Assureur privé ; police collective possible via le Colegio de Graduados Sociales | 12 meses Exigido | Sítio oficial |
| Certificado de colegiación como Graduado Social ejerciente + alta en el IAE (epígrafe 842 « servicios financieros y contables » ou 799)Graduado Social membership certificate and business-activity tax registration Établir la paie pour un tiers n'est pas une activité réservée en Espagne : une asesoría laboral peut le faire sans inscription. En revanche, seul un Graduado Social colegiado (ou un avocat) peut représenter l'employeur devant la juridiction sociale et signer certains actes. Exiger la colegiación quand le partenaire annonce assurer la défense prud'homale. | Consejo General de Colegios Oficiales de Graduados Sociales de España | 3 meses Conforme o caso | Sítio oficial |
| DNI / NIE del representante legal + escritura de nombramiento o poder notarialLegal representative's ID and notarial deed of appointment / power of attorney Usage constant en Espagne dans le cadre KYC : le pouvoir de signature doit être inscrit au Registro Mercantil pour être opposable, ce que la nota simple permet de recouper. | Notaría + Registro Mercantil (inscription du pouvoir) | Sem prazo de validade Exigido | Sítio oficial |
| Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) y contrato de encargado del tratamiento (art. 28 RGPD)Record of processing activities and Article 28 processor agreement Il n'existe plus d'enregistrement des fichiers auprès de l'AEPD depuis l'entrée en application du RGPD (l'ancien Registro General de Protección de Datos a été supprimé). La preuve attendue est donc le registre interne des traitements et l'acceptation du contrat de sous-traitance du réseau. | Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) | Sem prazo de validade Exigido | Sítio oficial |
Descreva a sua necessidade. É apresentada aos parceiros do país sob a forma de um resumo anónimo, e os seus contactos são transmitidos apenas ao gabinete escolhido.
Pedir um prestador em EspanhaApresente um pedido de integração: instruímos a sua candidatura, verificamos os documentos exigidos no local e respondemos-lhe, seja a resposta positiva ou não.
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