Es aquí donde la ficha de Francia cobra todo su sentido: cada documento requerido figura con su denominación local, el nombre del organismo que lo expide y el plazo durante el cual sigue siendo admisible.
Un proveedor que no consigue aportar esta documentación no es necesariamente de mala fe: en muchos países se solicita ante administraciones distintas y lleva tiempo. Pero un proveedor que no sabe de qué le está hablando no lleva una nómina conforme en Francia. La tabla siguiente le da los términos exactos que debe emplear.
La red solicita 8 documentos a todo despacho que desee representarla en Francia. La tabla indica para cada uno la denominación exacta que se emplea allí, el organismo que lo expide y el plazo durante el cual sigue siendo admisible. Son los términos que conviene utilizar en una solicitud ante la administración local. De estos 8 documentos, 7 se exigen a todos los candidatos y 5 tienen una validez limitada en el tiempo, siendo la más corta de 3 meses.
| Denominación local | Organismo emisor | Validez | Fuente |
|---|---|---|---|
| Extrait Kbis (extrait d'immatriculation au registre national des entreprises)Company registration extract (Kbis) Depuis 2023 le registre national des entreprises tenu par l'INPI a remplacé les anciens répertoires ; l'extrait Kbis reste délivré par le greffe et se récupère gratuitement par le dirigeant sur MonIdenum. Exiger un extrait de moins de trois mois. | Greffe du tribunal de commerce ; registre national des entreprises tenu par l'INPI | 3 meses Obligatorio | Sitio oficial |
| Avis de situation au répertoire SIRENE (SIREN/SIRET) et numéro de TVA intracommunautaireSIRENE registration notice and intra-EU VAT number Le numéro de TVA intracommunautaire se déduit du SIREN mais doit être vérifié dans la base VIES de la Commission européenne, seul contrôle opposable pour l'autoliquidation. | Insee pour le SIREN/SIRET ; DGFiP pour le numéro de TVA | Sin caducidad Obligatorio | Sitio oficial |
| Attestation de régularité fiscale (formulaire n° 3666-SD)Tax compliance certificate Se demande depuis l'espace professionnel impots.gouv.fr ou au service des impôts des entreprises. Elle atteste que l'entreprise est à jour de ses déclarations et de ses paiements d'impôt sur les sociétés et de TVA à la date de délivrance ; en pratique on l'exige de moins de six mois. | Direction générale des finances publiques (DGFiP) — service des impôts des entreprises | 6 meses Obligatorio | Sitio oficial |
| Attestation de vigilance URSSAFURSSAF social security compliance certificate Prévue par l'article D. 8222-5 du code du travail au titre de l'obligation de vigilance du donneur d'ordre, elle est délivrée dans l'espace en ligne de l'URSSAF et sa validité est de six mois. Elle porte un code de sécurité permettant d'en vérifier l'authenticité en ligne : toujours faire ce contrôle plutôt que se fier au PDF transmis. | URSSAF (ou MSA pour le régime agricole ; CGSS dans les DROM) | 6 meses Obligatorio | Sitio oficial |
| Attestation d'assurance responsabilité civile professionnelleProfessional indemnity insurance certificate Obligatoire par la loi pour les experts-comptables et les sociétés d'expertise comptable, avec un montant minimal de garantie fixé par le décret du 30 mars 2012. Pour un prestataire de paie qui n'est pas inscrit à l'Ordre, l'assurance n'est pas imposée par la loi mais doit être exigée contractuellement, en vérifiant que la garantie couvre bien l'établissement des bulletins de paie et des déclarations sociales. | Assureur ; contrôle par le conseil régional de l'ordre pour les experts-comptables | 12 meses Obligatorio | Sitio oficial |
| Attestation d'inscription au tableau de l'Ordre des experts-comptablesRegistration with the French Institute of Chartered Accountants L'établissement des bulletins de paie n'est pas en soi une activité réservée : de nombreux cabinets de gestion sociale l'exercent sans être inscrits à l'Ordre. En revanche l'article 2 de l'ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945 réserve aux experts-comptables le fait de tenir, centraliser, ouvrir, arrêter, surveiller, redresser et consolider les comptabilités d'autrui ; l'article 22 range la paie et les déclarations sociales parmi les missions accessoires que l'expert-comptable peut assurer. Concrètement : dès que la paie s'accompagne de tenue ou d'arrêté de comptes, l'inscription à l'Ordre devient obligatoire. Vérifier l'inscription dans l'annuaire public de l'Ordre. | Conseil national de l'ordre des experts-comptables (CNOEC) et conseils régionaux | 12 meses Según el caso | Sitio oficial |
| Pièce d'identité du représentant légal et extrait du registre des bénéficiaires effectifsLegal representative's ID and beneficial ownership information Depuis l'arrêt de la Cour de justice de l'Union européenne de novembre 2022, l'accès du grand public au registre des bénéficiaires effectifs est restreint : demander l'extrait au candidat lui-même plutôt que d'espérer le consulter librement. | Registre des bénéficiaires effectifs, tenu par le greffe / INPI | Sin caducidad Obligatorio | Sitio oficial |
| Registre des activités de traitement (art. 30 RGPD), désignation d'un délégué à la protection des données, contrat de sous-traitance (art. 28 RGPD)GDPR compliance documentation Il n'existe plus de déclaration préalable à la CNIL depuis l'entrée en application du RGPD le 25 mai 2018 : ne jamais réclamer un « récépissé CNIL », qui n'existe plus. Les pièces attendues sont le registre des traitements, les coordonnées du délégué à la protection des données lorsqu'il est désigné, et un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28. | Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) | Sin caducidad Obligatorio | Sitio oficial |
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