Es aquí donde la ficha de Alemania cobra todo su sentido: cada documento requerido figura con su denominación local, el nombre del organismo que lo expide y el plazo durante el cual sigue siendo admisible.
Un proveedor que no consigue aportar esta documentación no es necesariamente de mala fe: en muchos países se solicita ante administraciones distintas y lleva tiempo. Pero un proveedor que no sabe de qué le está hablando no lleva una nómina conforme en Alemania. La tabla siguiente le da los términos exactos que debe emplear.
La red solicita 8 documentos a todo despacho que desee representarla en Alemania. La tabla indica para cada uno la denominación exacta que se emplea allí, el organismo que lo expide y el plazo durante el cual sigue siendo admisible. Son los términos que conviene utilizar en una solicitud ante la administración local. De estos 8 documentos, 8 se exigen a todos los candidatos y 5 tienen una validez limitada en el tiempo, siendo la más corta de 3 meses.
| Denominación local | Organismo emisor | Validez | Fuente |
|---|---|---|---|
| Handelsregisterauszug (aktueller Ausdruck, Abteilung B)Commercial register extract Réclamer un « aktueller Ausdruck » récent, avec le numéro HRB. Une entreprise individuelle ou une GbR non immatriculée au Handelsregister produira à la place sa Gewerbeanmeldung (Gewerbeschein) délivrée par le Gewerbeamt de la commune. | Amtsgericht — Registergericht ; portail commun des Länder | 3 meses Obligatorio | Sitio oficial |
| Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) et SteuernummerVAT identification number and tax number Ne pas confondre la Steuernummer (attribuée par le Finanzamt local, utilisée pour les déclarations) et la USt-IdNr. au format DE + 9 chiffres, seule utilisable pour la facturation intracommunautaire et vérifiable via VIES. | Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) pour la USt-IdNr. ; Finanzamt pour la Steuernummer | Sin caducidad Obligatorio | Sitio oficial |
| Unbedenklichkeitsbescheinigung in Steuersachen (steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung)Tax clearance certificate Attestation à demander au Finanzamt : elle indique que l'entreprise a rempli ses obligations déclaratives et de paiement. Elle ne vaut qu'à sa date d'émission, d'où l'exigence usuelle de moins de trois mois. | Finanzamt compétent | 3 meses Obligatorio | Sitio oficial |
| Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse (Sozialversicherung) ; le cas échéant Unbedenklichkeitsbescheinigung der BerufsgenossenschaftSocial security clearance certificate from the health insurance fund En Allemagne, les cotisations sociales sont collectées par la caisse maladie de chaque salarié, qui joue le rôle d'Einzugsstelle : l'attestation est donc délivrée par la ou les Krankenkassen concernées, et non par un organisme unique comme l'URSSAF. Depuis 2024 elle se demande par voie électronique. | Krankenkasse compétente comme Einzugsstelle (AOK, BKK, IKK…) ; Berufsgenossenschaft (DGUV) pour les accidents du travail | 3 meses Obligatorio | Sitio oficial |
| Nachweis der Berufshaftpflichtversicherung (Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung)Professional indemnity insurance certificate Obligatoire par la loi pour les Steuerberater et les sociétés d'expertise fiscale (§ 67 StBerG et § 51 DVStB), avec une somme assurée minimale légale par sinistre. Pour un simple prestataire de paie relevant du § 6 Nr. 4 StBerG, elle n'est pas imposée par la loi : l'exiger contractuellement. | Assureur ; contrôle par la Steuerberaterkammer pour les Steuerberater | 12 meses Obligatorio | Sitio oficial |
| Bestellungsurkunde als Steuerberater / Eintragung bei der Steuerberaterkammer — ou justification de l'exception du § 6 Nr. 4 StBerGRegistration with the Chamber of Tax Advisers, or evidence of the § 6 No. 4 StBerG exemption L'assistance en matière fiscale est en principe réservée aux Steuerberater (Steuerberatungsgesetz). Le § 6 Nr. 4 StBerG ouvre toutefois une exception pour la saisie des écritures courantes, la paie courante (laufende Lohnabrechnung) et l'établissement des déclarations de retenue à la source, à condition que l'intervenant justifie d'une formation commerciale reconnue et d'une pratique professionnelle d'au moins trois ans dans ce domaine. Demander soit la Bestellungsurkunde, soit la preuve documentée de la formation et de l'ancienneté. | Steuerberaterkammer du Land ; Bundessteuerberaterkammer au niveau fédéral | Sin caducidad Obligatorio | Sitio oficial |
| Personalausweis / Reisepass des Geschäftsführers + Gesellschafterliste / TransparenzregisterauszugManaging director's ID, shareholder list and transparency register extract Le Transparenzregister est le registre allemand des bénéficiaires effectifs ; l'extrait est le justificatif attendu dans un dossier de lutte contre le blanchiment. La Gesellschafterliste est par ailleurs déposée au Handelsregister. | Bundesanzeiger Verlag pour le Transparenzregister | 3 meses Obligatorio | Sitio oficial |
| Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO), Benennung eines Datenschutzbeauftragten (§ 38 BDSG), Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO)Records of processing, DPO appointment, data processing agreement Aucune déclaration préalable depuis le RGPD. En revanche l'Allemagne va plus loin que le RGPD : le § 38 BDSG impose la désignation d'un délégué à la protection des données dès que vingt personnes au moins traitent régulièrement des données à caractère personnel de façon automatisée — seuil aisément atteint par un bureau de paie. Demander le nom et les coordonnées du DPO et faire signer un AVV. | Autorité de protection des données du Land (Landesdatenschutzbehörde) ; BfDI au niveau fédéral | Sin caducidad Obligatorio | Sitio oficial |
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