This is where the Poland profile shows its full worth: every document expected appears there with its local wording, the name of the body that issues it and the period during which it remains admissible.
A provider unable to produce these documents is not necessarily acting in bad faith: in many countries they are applied for from several separate administrations and take time. But a provider who does not know what you are talking about is not running compliant payroll in Poland. The table below gives you the exact terms to use.
The network asks 8 documents of any firm wishing to represent it in Poland. The table gives, for each of them, the exact wording in use locally, the body that issues it and the period during which it remains admissible. These are the terms to use in an application to the local administration. Of these 8 documents, 7 are required of every applicant and 5 have a limited period of validity, the shortest being 3 months.
| Local wording | Issuing body | Validity | Source |
|---|---|---|---|
| Odpis aktualny z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) — ou wpis do CEIDG pour un entrepreneur individuelCurrent extract from the National Court Register (KRS) Demander l'odpis aktualny (extrait à jour) et non l'odpis pełny (extrait intégral historique). Il se télécharge gratuitement en ligne avec une valeur équivalente à un document papier. Il porte le numéro KRS, le capital, l'objet (codes PKD) et surtout le mode de représentation (sposób reprezentacji), à contrôler avant signature. | Krajowy Rejestr Sądowy, Ministerstwo Sprawiedliwości ; CEIDG pour les entrepreneurs individuels | 3 months Required | Official website |
| NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej), REGON et statut sur la biała lista podatników VATTax identification number, statistical number and VAT white-list status La biała lista est une particularité polonaise décisive : elle est publique, gratuite, et indique le statut TVA du cabinet ainsi que les comptes bancaires qu'il a déclarés. Un virement supérieur à 15 000 PLN vers un compte non listé fait perdre la déductibilité au payeur — vérifier le compte de facturation du partenaire sur cette liste avant tout règlement. | Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) / Ministerstwo Finansów ; GUS pour le REGON | 3 months Required | Official website |
| Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach (formularz ZAS-W)Certificate of no tax arrears Se demande auprès du bureau des impôts du siège, en ligne via e-Urząd Skarbowy ou ePUAP, et se délivre sous sept jours. L'attestation est un constat à une date donnée et n'a pas de durée légale : en exiger une de moins de trois mois. | Urząd Skarbowy compétent — Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) | 3 months Required | Official website |
| Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek ZUSCertificate of no social security contribution arrears S'obtient dans l'espace PUE/eZUS et son authenticité se vérifie en ligne grâce au code porté sur le document. Le ZUS recouvre l'ensemble des cotisations, y compris l'assurance maladie reversée au NFZ : une attestation unique couvre donc tout le champ social. | Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) | 3 months Required | Official website |
| Obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC) przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowychCompulsory civil liability insurance for bookkeeping service providers Rare cas où l'assurance RC est réellement imposée par la loi : la ustawa o rachunkowości oblige tout prestataire de tenue de livres comptables à souscrire une OC dont le montant minimum est fixé par arrêté du ministre des Finances (10 000 EUR par sinistre). Attention à la portée : cette obligation vise la tenue des livres, et un cabinet purement kadrowo-płacowe peut soutenir en être exempté — exiger alors une OC volontaire couvrant explicitement les prestations de paie. | Assureur agréé, sous contrôle de la Komisja Nadzoru Finansowego (KNF) ; obligation posée par la loi comptable et un règlement du ministre des Finances | 12 months Required | Official website |
| Wpis na listę doradców podatkowych (Krajowa Izba Doradców Podatkowych) lub do rejestru biegłych rewidentów — le cas échéantRegistration as a licensed tax adviser or statutory auditor Depuis la déréglementation de 2014, le certyfikat księgowy a été supprimé et la tenue de livres comme la paie sont ouvertes à tous, sous la seule condition d'honorabilité et d'assurance OC. Restent réglementés le doradca podatkowy, seul habilité à représenter un contribuable dans les procédures fiscales, et le biegły rewident pour l'audit légal. Exiger l'inscription KIDP si le partenaire annonce représenter le client devant l'administration fiscale. | Krajowa Izba Doradców Podatkowych (KIDP) ; Polska Izba Biegłych Rewidentów (PIBR), sous supervision de la PANA | No expiry Where applicable | Official website |
| Dowód osobisty lub paszport członka zarządu, i wpis do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR)Board member's ID and Central Register of Beneficial Owners entry Le CRBR est public et gratuit : il permet de vérifier les bénéficiaires effectifs déclarés et de les recouper avec l'extrait KRS. L'absence d'inscription est sanctionnée et constitue en soi un signal de négligence administrative. | Ministerstwo Finansów pour le CRBR | No expiry Required | Official website |
| Rejestr czynności przetwarzania i umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO)Record of processing activities and Article 28 processor agreement Plus aucun enregistrement auprès de l'UODO depuis 2018 : l'ancien GIODO et son registre de fichiers ont disparu. Les pièces attendues sont le registre interne des traitements, la umowa powierzenia signée avec le réseau et, pour un opérateur de paie traitant des données de santé et syndicales à grande échelle, la désignation d'un inspektor ochrony danych déclarée à l'UODO. | Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) | No expiry Required | Official website |
Describe your requirement. It is put to the partners in that country as an anonymous summary, and your contact details are passed on to the selected firm alone.
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