الامتثال والمستندات الإلزامية في كندا

Deux niveaux possibles au Canada : constitution fédérale (Loi canadienne sur les sociétés par actions, certificat de conformité de Corporations Canada) ou provinciale. Une société fédérale doit en outre être immatriculée dans chaque province où elle exerce : au Québec, demander le NEQ et l'état de renseignements du Registraire des entreprises.

Le compte de programme RP est le point de contrôle opérationnel : sans lui, le cabinet ne peut pas verser les retenues à la source ni produire les T4. Au Québec, un second jeu d'identifiants est nécessaire auprès de Revenu Québec (TVQ, retenues, RQAP).

Situation asymétrique à connaître : le Québec délivre une véritable attestation de régularité fiscale, l'attestation de Revenu Québec, exigée pour de nombreux contrats, permis et autorisations et valable quatre-vingt-dix jours. L'Agence du revenu du Canada ne délivre en revanche aucune attestation générale équivalente : le substitut est le relevé de solde de compte imprimé depuis Mon dossier d'entreprise.

Il n'y a pas d'équivalent canadien de l'attestation de vigilance : les cotisations au Régime de pensions du Canada et à l'assurance emploi sont recouvrées par l'Agence du revenu du Canada avec les retenues à la source, sans attestation distincte. Le seul certificat social réellement délivré est celui de la commission provinciale d'indemnisation des accidents du travail, à demander dans la province d'établissement du cabinet.

Non obligatoire par la loi pour un service de paie. Elle devient obligatoire, avec des montants minimaux, dès que le cabinet est un cabinet de CPA inscrit auprès d'un ordre provincial. À exiger contractuellement dans tous les cas.

La paie n'est pas une profession réglementée au Canada : aucun permis n'est requis pour l'exercer pour compte de tiers. Les certifications de l'Institut national de la paie (Spécialiste en conformité de la paie, Gestionnaire agréé en paie) sont volontaires mais constituent le seul repère de compétence reconnu. Le permis de cabinet de CPA n'est exigé que si le cabinet rend aussi des services comptables ou de certification.

Les sociétés de régime fédéral tiennent depuis 2019 un registre des particuliers ayant un contrôle important, dont une partie est publique depuis 2024. Les régimes provinciaux diffèrent : au Québec, les bénéficiaires ultimes sont déclarés au Registraire des entreprises.

Aucun enregistrement préalable n'existe au Canada. En revanche, la Loi 25 québécoise impose depuis 2022-2023 la désignation nommée d'un responsable de la protection des renseignements personnels, la publication d'une politique de confidentialité, un registre des incidents et une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant toute communication hors Québec — obligations directement pertinentes pour un échange de fichiers de paie avec la France.