É aqui que a ficha Canadá ganha todo o seu sentido: cada documento pedido consta com a sua designação local, o nome da entidade que o emite e o prazo durante o qual continua a ser aceite.
Um prestador que não consegue apresentar estes documentos não está necessariamente de má-fé: em muitos países, pedem-se junto de várias administrações distintas e demoram tempo. Mas um prestador que não sabe do que lhe está a falar não assegura um processamento salarial conforme em Canadá. O quadro abaixo dá-lhe os termos exatos a utilizar.
A rede pede 8 documentos a qualquer gabinete que pretenda representá-la em Canadá. O quadro indica, para cada um, a designação exata em uso no local, a entidade que o emite e o período durante o qual continua a ser aceite. São estes os termos a utilizar num pedido junto da administração local. Destes 8 documentos, 5 são exigidos a todos os candidatos e 5 têm um prazo de validade limitado, sendo o mais curto de 3 meses.
| Designação local | Entidade emissora | Validade | Fonte |
|---|---|---|---|
| Certificat de conformité (Certificate of Compliance) — sociétés fédérales ; ou État de renseignements d'une personne morale au registre des entreprises (Québec), Certificate of Status (Ontario et autres provinces)Certificate of Compliance / Certificate of Status Deux niveaux possibles au Canada : constitution fédérale (Loi canadienne sur les sociétés par actions, certificat de conformité de Corporations Canada) ou provinciale. Une société fédérale doit en outre être immatriculée dans chaque province où elle exerce : au Québec, demander le NEQ et l'état de renseignements du Registraire des entreprises. | Corporations Canada (fédéral) ; Registraire des entreprises du Québec (NEQ) ; registre provincial correspondant | 3 meses Exigido | Sítio oficial |
| Numéro d'entreprise (NE / Business Number) et comptes de programme : RT (TPS/TVH) et RP (retenues sur la paie) ; au Québec, numéro d'identification et numéro de TVQBusiness Number with RT (GST/HST) and RP (payroll) program accounts Le compte de programme RP est le point de contrôle opérationnel : sans lui, le cabinet ne peut pas verser les retenues à la source ni produire les T4. Au Québec, un second jeu d'identifiants est nécessaire auprès de Revenu Québec (TVQ, retenues, RQAP). | Agence du revenu du Canada (ARC) ; Revenu Québec pour les comptes québécois | Sem prazo de validade Exigido | Sítio oficial |
| Attestation de Revenu Québec (Québec) ; ailleurs, relevé de compte de l'ARC via Mon dossier d'entrepriseRevenu Québec attestation, or CRA statement of account Situation asymétrique à connaître : le Québec délivre une véritable attestation de régularité fiscale, l'attestation de Revenu Québec, exigée pour de nombreux contrats, permis et autorisations et valable quatre-vingt-dix jours. L'Agence du revenu du Canada ne délivre en revanche aucune attestation générale équivalente : le substitut est le relevé de solde de compte imprimé depuis Mon dossier d'entreprise. | Revenu Québec ; Agence du revenu du Canada | 3 meses Conforme o caso | Sítio oficial |
| Attestation de conformité du dossier d'employeur de la CNESST (Québec) ; Clearance Certificate de la WSIB (Ontario) ; Clearance Letter de WorkSafeBC (Colombie-Britannique)Workers' compensation board clearance certificate Il n'y a pas d'équivalent canadien de l'attestation de vigilance : les cotisations au Régime de pensions du Canada et à l'assurance emploi sont recouvrées par l'Agence du revenu du Canada avec les retenues à la source, sans attestation distincte. Le seul certificat social réellement délivré est celui de la commission provinciale d'indemnisation des accidents du travail, à demander dans la province d'établissement du cabinet. | CNESST au Québec ; WSIB en Ontario ; WorkSafeBC en Colombie-Britannique ; commission équivalente dans les autres provinces | 3 meses Exigido | Sítio oficial |
| Certificat d'assurance responsabilité professionnelle (erreurs et omissions)Professional liability (errors and omissions) insurance certificate Non obligatoire par la loi pour un service de paie. Elle devient obligatoire, avec des montants minimaux, dès que le cabinet est un cabinet de CPA inscrit auprès d'un ordre provincial. À exiger contractuellement dans tous les cas. | Assureur ; contrôle par l'ordre provincial des CPA lorsque le cabinet en est membre | 12 meses Conforme o caso | Sítio oficial |
| Permis d'exercice de l'ordre provincial des CPA (le cas échéant) ; certifications SCP/GAP de l'Institut national de la paieProvincial CPA firm registration; National Payroll Institute certifications La paie n'est pas une profession réglementée au Canada : aucun permis n'est requis pour l'exercer pour compte de tiers. Les certifications de l'Institut national de la paie (Spécialiste en conformité de la paie, Gestionnaire agréé en paie) sont volontaires mais constituent le seul repère de compétence reconnu. Le permis de cabinet de CPA n'est exigé que si le cabinet rend aussi des services comptables ou de certification. | Ordres provinciaux des CPA ; Institut national de la paie (National Payroll Institute) | 12 meses Conforme o caso | Sítio oficial |
| Pièce d'identité des administrateurs + registre des particuliers ayant un contrôle important (registre ISC)Directors' ID and register of individuals with significant control Les sociétés de régime fédéral tiennent depuis 2019 un registre des particuliers ayant un contrôle important, dont une partie est publique depuis 2024. Les régimes provinciaux diffèrent : au Québec, les bénéficiaires ultimes sont déclarés au Registraire des entreprises. | Corporations Canada pour le registre fédéral des particuliers ayant un contrôle important ; registres provinciaux équivalents | Sem prazo de validade Exigido | Sítio oficial |
| Politique de protection des renseignements personnels (LPRPDE) ; au Québec, désignation du responsable de la protection des renseignements personnels et politique publiée (Loi 25)PIPEDA privacy policy; Quebec Law 25 privacy officer designation Aucun enregistrement préalable n'existe au Canada. En revanche, la Loi 25 québécoise impose depuis 2022-2023 la désignation nommée d'un responsable de la protection des renseignements personnels, la publication d'une politique de confidentialité, un registre des incidents et une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant toute communication hors Québec — obligations directement pertinentes pour un échange de fichiers de paie avec la France. | Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ; Commission d'accès à l'information du Québec | Sem prazo de validade Exigido | Sítio oficial |
Descreva a sua necessidade. É apresentada aos parceiros do país sob a forma de um resumo anónimo, e os seus contactos são transmitidos apenas ao gabinete escolhido.
Pedir um prestador em CanadáApresente um pedido de integração: instruímos a sua candidatura, verificamos os documentos exigidos no local e respondemos-lhe, seja a resposta positiva ou não.
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