Compliance and mandatory documents in Netherlands

Demander le gewaarmerkt uittreksel (extrait certifié, signé électroniquement), le seul opposable ; l'aperçu gratuit du Handelsregister ne l'est pas. L'extrait donne le KVK-nummer, le RSIN, les activités SBI et surtout les pouvoirs de représentation (bevoegdheid) de chaque dirigeant.

Le btw-identificatienummer se contrôle gratuitement sur VIES. Le loonheffingennummer, distinct, prouve que le cabinet est lui-même employeur déclarant aux Pays-Bas : le demander pour vérifier que le partenaire pratique réellement la paie néerlandaise et n'est pas un simple intermédiaire.

Les Pays-Bas ne délivrent pas de quitus fiscal général mais une « verklaring betalingsgedrag » : elle indique si le redevable a payé à temps tout ce qui était dû à la date de délivrance. Deux variantes existent, la schone verklaring (aucune réserve) et celle assortie d'un voorbehoud : seule la première est acceptable.

Particularité néerlandaise : il n'existe pas d'attestation d'URSSAF distincte, parce que les cotisations d'assurances salariés (premies werknemersverzekeringen) et la contribution Zvw sont recouvrées par le fisc au sein des loonheffingen. Cette attestation vaut donc régularité sociale. C'est la pièce classiquement exigée en cas de recours à un sous-traitant (inlening/uitbesteding), au titre de la responsabilité de chaîne (ketenaansprakelijkheid).

Pas d'obligation légale générale : la BAV n'est imposée que par les règles professionnelles, celles de la NBA pour les accountants et celles de NOAB ou du Register Belastingadviseurs pour leurs membres. Un cabinet de paie néerlandais non affilié peut donc légalement travailler sans assurance : l'exiger contractuellement et demander le polisblad, pas seulement une attestation de courtier.

Aux Pays-Bas, l'expertise comptable et la paie ne sont pas des professions protégées : n'importe qui peut ouvrir un administratiekantoor. Seule la signature d'un contrôle légal des comptes est réservée aux RA et AA inscrits au registre de la NBA. Comme substitut de garantie, exiger soit l'adhésion à NOAB ou au RB (qui imposent formation continue, revue confraternelle et assurance), soit l'inscription des salarisprofessionals au registre NIRPA (titres PDL et VPS).

Les cabinets d'administration et de conseil fiscal sont des institutions assujetties à la Wwft : ils doivent conduire un cliëntenonderzoek, disposer d'une politique de risque écrite et déclarer les opérations inhabituelles à la FIU-Nederland. Demander la politique Wwft ; un cabinet qui ignore le terme n'est pas conforme.

L'inscription au registre UBO reste obligatoire même si sa consultation publique a été fermée à la suite de l'arrêt de la CJUE de novembre 2022 : demander au candidat son propre extrait UBO. L'extrait KVK indique par ailleurs si le dirigeant est alleen/zelfstandig bevoegd, ce qui conditionne la validité de sa signature.

Aucun enregistrement auprès de l'AP n'est requis depuis l'entrée en application du RGPD. Les pièces attendues sont le registre interne des traitements et la signature du verwerkersovereenkomst du réseau ; un cabinet de paie traitant des données de santé (absentéisme, arbodienst) doit démontrer des mesures renforcées.