This is where the Mexico profile shows its full worth: every document expected appears there with its local wording, the name of the body that issues it and the period during which it remains admissible.
A provider unable to produce these documents is not necessarily acting in bad faith: in many countries they are applied for from several separate administrations and take time. But a provider who does not know what you are talking about is not running compliant payroll in Mexico. The table below gives you the exact terms to use.
The network asks 10 documents of any firm wishing to represent it in Mexico. The table gives, for each of them, the exact wording in use locally, the body that issues it and the period during which it remains admissible. These are the terms to use in an application to the local administration. Of these 10 documents, 7 are required of every applicant and 6 have a limited period of validity, the shortest being 1 months.
| Local wording | Issuing body | Validity | Source |
|---|---|---|---|
| Acta constitutiva protocolizada e inscrita en el Registro Público de Comercio — boleta de inscripción y Folio Mercantil Electrónico (FME)Notarised articles of incorporation registered with the Public Registry of Commerce Le Mexique n'a pas d'extrait Kbis équivalent : la preuve d'existence combine l'acte constitutif notarié et la boleta d'inscription portant le Folio Mercantil Electrónico, vérifiable en ligne sur le SIGER. | Registro Público de Comercio — SIGER 2.0, Secretaría de Economía | No expiry Required | Official website |
| Constancia de Situación Fiscal (CSF) con Cédula de Identificación Fiscal y RFCTax status certificate with RFC taxpayer number Pièce d'identité fiscale de référence au Mexique : elle porte le RFC, le régime fiscal, l'adresse et les obligations déclaratives. Se télécharge avec e.firma ou contraseña, et porte un QR de vérification. | Servicio de Administración Tributaria (SAT) | 3 months Required | Official website |
| Opinión del Cumplimiento de Obligaciones Fiscales en sentido positivo (art. 32-D del Código Fiscal de la Federación)Positive tax compliance opinion Se génère en ligne et n'est valable que 30 jours ; seul le sens « positivo » est acceptable. Un avis « negativo » signale des déclarations manquantes ou une dette non garantie et doit bloquer l'adhésion. | Servicio de Administración Tributaria (SAT) | 1 month Required | Official website |
| Opinión del Cumplimiento de Obligaciones en materia de Seguridad Social (art. 32-D CFF)Social security compliance opinion Se demande dans l'Escritorio Virtual de l'IMSS avec e.firma. Valable 30 jours. Un cabinet employeur au Mexique en a nécessairement un ; l'absence de registre patronal doit être justifiée. | Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) | 1 month Required | Official website |
| Constancia de Situación Fiscal en materia de aportaciones patronales (art. 29 bis de la Ley del INFONAVIT)INFONAVIT employer contributions compliance certificate Troisième volet indissociable du triptyque mexicain SAT / IMSS / INFONAVIT. Se demande dans le Portal Empresarial de l'INFONAVIT ; validité 30 jours également. | Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) | 1 month Required | Official website |
| Póliza de seguro de responsabilidad civil profesional (errores y omisiones)Professional liability (errors and omissions) insurance policy Aucune obligation légale générale au Mexique pour un cabinet comptable ou de paie : c'est un usage de marché. Vérifier que l'assureur figure au registre de la CNSF et que la garantie couvre les erreurs de calcul de la nómina et des retenues ISR/IMSS. | Assureur privé agréé par la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas (CNSF) | 12 months Where applicable | Official website |
| Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE)Registry of specialised service providers Issu de la réforme de la sous-traitance de 2021 : le REPSE est obligatoire dès que le prestataire met son propre personnel à disposition du client. Un bureau de paie qui traite à distance depuis ses locaux n'y est en principe pas soumis ; il le devient s'il détache un gestionnaire chez le client. Renouvellement tous les trois ans. Sans REPSE lorsqu'il est requis, le client mexicain perd la déductibilité de la dépense : demander systématiquement la position écrite du cabinet sur ce point. | Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) | 36 months Where applicable | Official website |
| Título y cédula profesional de Contador PúblicoPublic Accountant professional licence La cédula profesional se vérifie gratuitement en ligne par nom. Elle n'est pas exigée pour établir une paie, mais elle l'est pour signer un dictamen fiscal ou de sécurité sociale (le contador doit alors être en plus inscrit auprès du SAT et de l'IMSS). | Dirección General de Profesiones — Secretaría de Educación Pública (SEP) | No expiry Where applicable | Official website |
| Identificación oficial (INE o pasaporte) del representante legal + poder notarial e instrumento de nombramientoLegal representative's official ID and notarial power of attorney Usage KYC constant. Le pouvoir de représentation résulte d'un instrument notarié distinct de l'acte constitutif dans la plupart des sociétés : demander les deux. | Notario Público ; INE pour la carte d'électeur | No expiry Required | Official website |
| Aviso de privacidad conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP)Privacy notice under the federal personal data protection law Il n'existe aucun enregistrement préalable des traitements au Mexique : la pièce attendue est l'aviso de privacidad publié par le cabinet. Attention, l'INAI a été supprimé en 2025 et la nouvelle LFPDPPP a transféré la compétence à la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno. | Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno (autorité successeur de l'INAI) | No expiry Required | Official website |
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