This is where the Japan profile shows its full worth: every document expected appears there with its local wording, the name of the body that issues it and the period during which it remains admissible.
A provider unable to produce these documents is not necessarily acting in bad faith: in many countries they are applied for from several separate administrations and take time. But a provider who does not know what you are talking about is not running compliant payroll in Japan. The table below gives you the exact terms to use.
The network asks 8 documents of any firm wishing to represent it in Japan. The table gives, for each of them, the exact wording in use locally, the body that issues it and the period during which it remains admissible. These are the terms to use in an application to the local administration. Of these 8 documents, 6 are required of every applicant and 6 have a limited period of validity, the shortest being 3 months.
| Local wording | Issuing body | Validity | Source |
|---|---|---|---|
| 履歴事項全部証明書 (Rireki jikō zenbu shōmeisho)Certificate of All Historical Matters (company registry extract) Demander bien le 履歴事項全部証明書 et non le 現在事項証明書 : seul le premier retrace les changements des trois dernières années (siège, dirigeants, capital). Se commande au guichet, par courrier ou en ligne. | 法務局 (Bureau des affaires juridiques) — 登記所 | 3 months Required | Official website |
| 法人番号 (Hōjin bangō, 13 chiffres) + 適格請求書発行事業者登録番号 (T + 法人番号)Corporate Number and Qualified Invoice Issuer registration number Le 法人番号 est public et vérifiable librement. Depuis octobre 2023 (régime インボイス制度), demander en plus le numéro d'émetteur de factures qualifiées, vérifiable sur invoice-kohyo.nta.go.jp : sans lui, la TVA facturée n'est pas déductible chez le client. | 国税庁 (Agence nationale des impôts, NTA) | No expiry Required | Official website |
| 納税証明書（その3 — 未納の税額がないこと）Tax payment certificate Type 3 (no unpaid national taxes) Le Japon distingue quatre types de 納税証明書 : le type 3 (« その3 ») est celui qui atteste l'absence d'arriérés, c'est celui qu'il faut réclamer. Y ajouter le cas échéant l'attestation de la 都道府県税事務所 pour les impôts locaux (法人事業税・法人住民税). | 税務署 (bureau des impôts) — 国税庁 | 3 months Required | Official website |
| 社会保険料納入証明書 (健康保険・厚生年金保険) et 労働保険料等納入証明書Social insurance and labour insurance contribution payment certificates Deux régimes distincts au Japon, donc deux attestations : 社会保険 (santé + retraite, Japan Pension Service) et 労働保険 (accidents du travail 労災 + chômage 雇用保険, bureaux du travail). Un cabinet employeur doit produire les deux. | 日本年金機構 (Japan Pension Service) pour le social ; 労働局 / 労働基準監督署 pour le 労働保険 | 3 months Required | Official website |
| 社会保険労務士賠償責任保険 / 税理士職業賠償責任保険 の保険証券Professional liability insurance certificate L'assurance n'est pas imposée par la loi mais elle est souscrite via le contrat groupe de la fédération professionnelle ; son existence est un bon indicateur de l'inscription effective du cabinet. | 全国社会保険労務士会連合会 ou 日本税理士会連合会, via leur assureur groupe | 12 months Where applicable | Official website |
| 社会保険労務士 登録証 (et/ou 税理士 登録)Certified Social Insurance and Labour Consultant registration (and/or Certified Public Tax Accountant) Le calcul de paie en lui-même (給与計算) n'est PAS une activité réservée au Japon. En revanche l'établissement et le dépôt pour autrui des formulaires d'assurances sociales et de droit du travail sont le monopole du 社会保険労務士 (社会保険労務士法, art. 2 et 27), et le 年末調整 ainsi que les déclarations de retenue à la source relèvent du monopole du 税理士 (税理士法). Un partenaire crédible détient l'un des deux titres ou travaille avec un titulaire. | 全国社会保険労務士会連合会 (Fédération nationale des 社労士) ; 日本税理士会連合会 pour les 税理士 | No expiry Required | Official website |
| 代表者の本人確認書類 + 印鑑証明書 (法人)Representative's ID and Certificate of Registered Company Seal Au Japon, la signature d'un contrat passe par l'apposition du sceau social (実印) : le 印鑑証明書 de moins de trois mois est l'usage constant pour tout engagement, bien plus que la pièce d'identité du dirigeant. | 法務局 pour le 印鑑証明書 | 3 months Required | Official website |
| プライバシーマーク (Pマーク) ou ISMS認証PrivacyMark / ISMS certification La loi japonaise sur les données personnelles (個人情報保護法, APPI) n'impose aucun enregistrement préalable. En revanche la marque privée Pマーク, valable deux ans, est devenue la condition d'accès de fait aux marchés de sous-traitance de paie auprès des grands comptes japonais : son absence sera perçue comme un signal négatif. | 一般財団法人日本情報経済社会推進協会 (JIPDEC) | 24 months Where applicable | Official website |
Describe your requirement. It is put to the partners in that country as an anonymous summary, and your contact details are passed on to the selected firm alone.
Request a provider in JapanSubmit an application: we review your file, we check the documents required on the ground and we give you an answer, whether it is positive or not.
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