This is where the Brazil profile shows its full worth: every document expected appears there with its local wording, the name of the body that issues it and the period during which it remains admissible.
A provider unable to produce these documents is not necessarily acting in bad faith: in many countries they are applied for from several separate administrations and take time. But a provider who does not know what you are talking about is not running compliant payroll in Brazil. The table below gives you the exact terms to use.
The network asks 8 documents of any firm wishing to represent it in Brazil. The table gives, for each of them, the exact wording in use locally, the body that issues it and the period during which it remains admissible. These are the terms to use in an application to the local administration. Of these 8 documents, 7 are required of every applicant and 6 have a limited period of validity, the shortest being 1 months.
| Local wording | Issuing body | Validity | Source |
|---|---|---|---|
| Contrato Social consolidado (ou Estatuto Social) e Certidão Simplificada da Junta Comercial, com o NIREArticles of association and simplified commercial registry certificate Deux pièces complémentaires : le contrat de société consolidé, qui donne l'objet social et les associés, et la certidão simplificada, extrait récent de la Junta Comercial qui atteste que la société est active et que les modifications sont enregistrées. | Junta Comercial de l'État concerné (réseau Redesim) | 3 months Required | Official website |
| Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral no CNPJ (« cartão CNPJ ») ; Inscrição MunicipalCNPJ registration and status certificate; municipal registration Le « cartão CNPJ » s'imprime gratuitement en ligne et doit afficher la situation « ATIVA » ainsi que les codes d'activité CNAE : vérifier que la comptabilité ou les services de paie figurent bien dans l'objet enregistré. Les services de paie et de comptabilité étant taxés à l'ISS municipal, l'inscription municipale est indispensable pour émettre une nota fiscal de serviço. | Receita Federal do Brasil pour le CNPJ ; préfecture municipale pour l'inscription au titre de l'ISS | 3 months Required | Official website |
| Certidão Negativa de Débitos relativos aos Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União (CND ou CPEN)Federal tax and public debt clearance certificate Depuis 2014, cette certidão unique couvre à la fois les impôts fédéraux et les cotisations de sécurité sociale (contributions à l'INSS) : elle vaut donc aussi attestation de régularité sociale pour le volet prévoyance. Sa validité est de cent quatre-vingts jours. Une « certidão positiva com efeitos de negativa » (CPEN) est acceptable : elle signale une dette suspendue ou garantie. | Receita Federal do Brasil et Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN) | 6 months Required | Official website |
| Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) et Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)FGTS compliance certificate and labour debt clearance certificate Deux pièces sociales distinctes de la CND fédérale. Le CRF atteste le versement du FGTS, le fonds de garantie alimenté par l'employeur, et n'est valable que trente jours : le demander en fin d'instruction du dossier. La CNDT, délivrée par la justice du travail, atteste l'absence de condamnations prud'homales inexécutées et vaut cent quatre-vingts jours ; c'est un indicateur très parlant sur un cabinet de gestion sociale. | Caixa Econômica Federal pour le CRF ; Tribunal Superior do Trabalho pour la CNDT | 1 month Required | Official website |
| Apólice de seguro de responsabilidade civil profissionalProfessional liability insurance policy Aucune obligation légale au Brésil pour les organisations comptables. À exiger contractuellement, en vérifiant que la garantie couvre les erreurs de calcul de paie et de charges, poste de risque élevé compte tenu de la complexité de l'eSocial. | Assureur agréé par la SUSEP | 12 months Where applicable | Official website |
| Registro Cadastral da organização contábil no CRC + Certidão de Regularidade Profissional (CRP) do responsável técnicoCRC registration of the accounting firm and professional compliance certificate of the technical manager Pièce déterminante au Brésil. Le décret-loi n° 9.295 du 27 mai 1946 réserve aux contadores et techniciens en comptabilité inscrits l'organisation et l'exécution des services de comptabilité en général, ce qui englobe l'élaboration de la folha de pagamento et des obligations accessoires. Toute organisation comptable doit obtenir un Registro Cadastral auprès du CRC de son État et désigner un responsable technique inscrit, dont la Certidão de Regularidade Profissional doit être en cours de validité. À vérifier sur le site du CRC de l'État. | Conselho Regional de Contabilidade (CRC) de l'État, sous l'égide du Conselho Federal de Contabilidade (CFC) | 12 months Required | Official website |
| RG e CPF dos sócios e do responsável técnico (para estrangeiros, CPF e RNM ou passaporte)ID and taxpayer number of partners and technical manager Le CPF est le numéro fiscal des personnes physiques : il figure sur le contrat de société et permet de recouper l'identité des associés. Un associé étranger doit disposer d'un CPF brésilien pour figurer au contrat social. | Receita Federal do Brasil pour le CPF | No expiry Required | Official website |
| Conformidade com a LGPD (Lei nº 13.709/2018) — indicação e publicação do Encarregado (DPO), política de privacidade, contrato de operadorLGPD compliance: appointed data protection officer, privacy policy, processor agreement La LGPD n'impose aucun enregistrement auprès de l'ANPD, mais elle exige la désignation d'un Encarregado dont l'identité et les coordonnées doivent être rendues publiques : c'est la preuve de conformité la plus facile à demander. Un cabinet traitant des données de salariés pour un donneur d'ordre français devra en outre accepter des clauses de sous-traitance au sens de l'article 28 du RGPD. | Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) | No expiry Required | Official website |
Describe your requirement. It is put to the partners in that country as an anonymous summary, and your contact details are passed on to the selected firm alone.
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